Wydaje się, że nie ma tygodnia bez głośnych przeprosin wystosowanych przez rzecznika firmy, polityka, osobę publiczną lub organizację. Wielu zgodziłoby się, że rok 2018 powinien zostać nazwany „Rokiem trasy z przeprosinami prezesa”. Oczywiście nie wszystkie przeprosiny są sobie równe. Istnieje wiele różnych podejść komunikacyjnych stosowanych w celu odzyskania zaufania. Jak zauważył inny felietonista Inc.com, cytując niedawne przeprosiny National Geographic: „Będąc na tyle odważnym, by przyznać, że popełniamy błąd, wysyłamy naszym słuchaczom wiadomość o naszej pokorze. Ludzie są na to coraz bardziej otwarci”.
Wszyscy popełniamy błędy. Jednak to jakość twoich przeprosin mówi wiele o twoim charakterze i wartościach. Ze względu na charakter zadania wyrażanie żalu może być niewygodne. Źle dostarczone przeprosiny mogą sprawić, że trudna sytuacja stanie się jeszcze bardziej nieszczęśliwa, a twój czas jest również ważnym czynnikiem. Przeprosiny otrzymane zbyt szybko mogą wydawać się nieautentyczne.
I odwrotnie, jeśli twoje przeprosiny nadejdą za późno, mogą spotęgować jeszcze większy ból, gniew lub frustrację osoby lub grupy, którą uraziłeś. Ludzie chcą być wysłuchani, uznani i szanowani. Poświęć więc trochę czasu, aby uważnie zaplanować, co powiesz i zrobisz, gdy następnym razem znajdziesz się w gorącej wodzie. Oto cztery niezawodne kroki, które pomogą doprowadzić do rozwiązania i, miejmy nadzieję, przywrócić zaufanie:
1. Wyraź swój żal.
Każde przeprosiny powinny zaczynać się od dwóch mocnych słów: „przepraszam” lub „przepraszam”. Na przykład: „Wiem, jakie to było dla ciebie trudne. Czuję się okropnie i szczerze przepraszam. Ważne jest, aby zdać sobie sprawę z szkodliwego wpływu, jaki Twoje słowa i czyny mogły mieć na innych. Pamiętaj, że jeśli zaraz po przeprosinach pojawi się „jednak” lub „ale” (po którym następuje obwinianie lub kiepska wymówka), obniżysz tylko ocenę swoich przeprosin i prawdopodobnie wywołasz nieufność do swoich motywów. Wszyscy doświadczyliśmy przeprosin, które nie wydawały się autentyczne. Osoba ta mogła wypowiedzieć słowa „przepraszam”, a mimo to instynktownie wiedziałeś, że tak naprawdę nie miała tego na myśli. Przeproś z serca albo wcale.
2. Weź odpowiedzialność za swoje czyny.
Pozostanie odpowiedzialnym za swoje czyny poprzez rozpoznanie szkodliwych skutków swoich słów i zachowań jest niezbędnym krokiem w procesie przeprosin. Na przykład: „Nie powinienem był tego mówić” lub „Doceniam to, że mi to wskazałeś – to mój błąd”. Skuteczne przeprosiny wyraźnie określają wykroczenie. Posiadać to. Musisz jasno powiedzieć, że zdajesz sobie sprawę z powagi sytuacji i konsekwencji swojego braku zdrowego osądu.
3. Zadośćuczynić.
Co zrobisz inaczej w przyszłości? Jasno określ, w jaki sposób planujesz naprawić sytuację i jakie działania podejmiesz, aby zobowiązać się do planu zadośćuczynienia tak szybko, jak to możliwe. W zależności od sytuacji, Twój plan może być trudny do wdrożenia, więc podejdź realistycznie do terminu. Jednakże, jeśli nie zamierzasz zmienić zdania – lub swojego zachowania – twoje przeprosiny zawiodą i jeszcze bardziej zniszczysz związek.
4. Obiecaj, że to się nie powtórzy.
Potwierdź, że dotrzymasz swoich obietnic. Twoje słowa i język ciała powinny być zgodne z: „Upewnię się, że to się nie powtórzy”.