Główny Domowy Biznes 5 wskazówek dotyczących prowadzenia wirtualnego spotkania

5 wskazówek dotyczących prowadzenia wirtualnego spotkania

Twój Horoskop Na Jutro

Póki jeszcze nie jesteśmy sterowanie robotami humanoidalnymi w zaciszu naszych domów, takimi jak postacie w filmie z 2009 roku Surogaty , coraz częściej nasze codzienne interakcje — zarówno zawodowe, jak i osobiste — są prowadzone za pomocą środków wirtualnych.

Ponieważ właściciele firm przyjmują wirtualne wydarzenia jako opłacalną metodę osiągania niezliczonych celów, w tym seminariów internetowych, szkoleń i konferencji, ważne jest, aby zapewnić, że efektywna komunikacja nie jest wymieniana na oszczędności. Chociaż jest mało prawdopodobne, że spotkania praktycznie całkowicie zastąpią potrzebę osobistego spotkania przedsiębiorców, łatwość ich przyjęcia i wygoda może przyczynić się do zwiększenia produktywności firmy. Jednak wirtualne spotkania nie sprawdzają się w każdej sytuacji, więc wiedza o tym, kiedy i jak korzystać z tej technologii, ma kluczowe znaczenie.

Donna Dennis, prezes Leadership Solutions Consulting oraz twórca i facylitator Amerykańskie Stowarzyszenie Zarządzania trzydniowe seminarium na temat Prowadzenie zespołów wirtualnych i zdalnych mówi, że głównym celem stała się technologia; gdzieś pomiędzy czarnymi jagodami a e-mailami wielu liderów straciło z oczu związki. „Teraz skupiamy się na zarządzaniu zadaniami, relacjami i technologią” – mówi Dennis, która rozwija dalej w swojej nadchodzącej książce Zarządzanie wiedzą i e-learning.

Lee E. Miller, wpływowy trener i autor UP: Wpływ, władza i perspektywa U: sztuka osiągania tego, czego chcesz , dodaje: „Największym błędem popełnianym przez ludzi jest założenie, że wywieranie wpływu podczas spotkania twarzą w twarz jest tym samym, co wywieranie wpływu podczas interakcji wirtualnej. To nie jest. Zasady są inne, ponieważ ludzie reagują inaczej, gdy wchodzą w interakcję wirtualną”.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci przeprowadzić udane wirtualne spotkanie.

5 wskazówek dotyczących prowadzenia wirtualnego spotkania: jak się przygotować

„Pierwszą rzeczą, jaką robimy przed podjęciem decyzji o tym, jakie technologie i oprogramowanie będą potrzebne, jest podjęcie decyzji, kim są uczestniczący odbiorcy i jakie informacje są udostępniane” – mówi Drew Bowers, psycholog badawczy z Grupy ds. Czynników Ludzkich Instytutu Badawczego Uniwersytetu Dayton. „Odkryliśmy, że najlepiej jest, gdy prezenterzy zaprojektują swoje dane lub prezentacje zgodnie ze środowiskiem, w którym będą prezentować, albo wybierze najlepsze środowisko do reprezentowania posiadanych danych”. Bowers mówi: „Nie możesz po prostu wziąć prezentacji, którą wygłosiłeś przed publicznością na żywo na konferencji i rzucić ją na monitor wideo dla wirtualnej publiczności i oczekiwać takich samych rezultatów, ponieważ jesteś do pewnego stopnia ograniczony , w jaki sposób możesz wchodzić w interakcje z wirtualną publicznością.

inlinebuyerzonewidget
Dennis zwraca uwagę, że planując spotkanie w fizycznej lokalizacji, możesz swobodniej podchodzić do programu spotkania i dostarczać materiały. Masz również tę zaletę, że przyspieszasz uczestników na korytarzu, przy ekspresie do kawy itp. Jednak udane wirtualne spotkanie wymaga znacznie więcej wstępnych przygotowań. Colaric zaleca planowanie spotkań wirtualnych z dużym wyprzedzeniem. „Wyślij plan z wyprzedzeniem, stwórz wizualizacje, aby wzmocnić swój przekaz i przekaż je wszystkim przed spotkaniem, zaproś członków każdego zespołu, którzy muszą być zaangażowani” – mówi.

Pamiętaj również, aby wysłać informacje dotyczące logowania (kody dostępu, adresy URL i numery telefonów) z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli przetestować wszelkie potrzebne oprogramowanie do pobrania. Możesz również poprosić uczestników o zalogowanie się co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem testowania łączności, sugeruje Laura Stack, autorka i prezes The Productivity Pro, firmy szkoleniowej zajmującej się zarządzaniem czasem. „Przeprowadź apel i sprawdź, czy wszystko działa. Przejrzyj oś czasu. Podaj metodę skontaktowania się z Tobą offline, jeśli panelista napotka problemy, mówi Stack.

Uwaga: Jeśli prowadzisz jednego prezentera z dużą liczbą słuchaczy, dobrym pomysłem jest wyznaczenie moderatora, który będzie pomagał głównemu prezenterowi. Facylitator może wspierać uczestników w kwestiach technicznych, a także monitorować wszelkie pojawiające się pytania na czacie. Próba odczytania przez prezentera pytań na czacie spowalnia przebieg prezentacji.

Dig Deeper: nowe narzędzie do wideokonferencji w iMeet

5 wskazówek dotyczących prowadzenia wirtualnego spotkania: narzędzia techniczne i wymagania

Piękno technologii spotkań online polega na tym, że mogą z niej korzystać nawet najbardziej raczkujący operator. Wszystko, czego potrzeba, to połączenie z Internetem, dźwięk (z głośników komputera, mikrofonu lub przez telefon) oraz kamera internetowa (samodzielna lub zintegrowana z monitorem/laptopem). Większe grupy mogą również potrzebować ekranu projekcyjnego lub dużego monitora telewizyjnego.

Wybierając usługę, myśl „mała”, mówi Susan Colaric, zastępca wiceprezesa ds. technologii nauczania na Uniwersytecie Saint Leo w Saint Leo na Florydzie. „Najskuteczniejsze konferencje internetowe to te, które wykorzystują tylko potrzebną technologię. KIS-;zachowaj prosto-; to najlepszy sposób, aby ludzie skupili się na Twoim przekazie, a nie na technologii”. Niektóre produkty internetowe online obejmują Adobe Acrobat Connect , Iść na spotkanie , Spotkanie na żywo w pakiecie Microsoft Office i WebEx .

Przedsiębiorcy muszą również pamiętać, że nie każdy system wideokonferencyjny będzie ze sobą współpracował. Unikaj zakłopotania spowodowanych opóźnieniami i usterkami technicznymi, testując łączność wszystkich witryn przed spotkaniem. „Próba użycia analogowego systemu wideo z jednej strony i systemu cyfrowego z drugiej może spowodować wiele problemów, a nawet konferencje cyfrowo-cyfrowe mogą być problematyczne, jeśli starszy program wymaga aktualizacji, zanim będzie mógł „rozmawiać z „Nowy program”, mówi Bowers.

Dig Deeper: Strefa zakazu lotów: Wirtualne spotkania

leah remini data urodzenia

5 wskazówek dotyczących prowadzenia wirtualnego spotkania: pozostań skoncentrowany

Rick Maurer, autor książki Za murem oporu i Dlaczego nie chcesz tego, czego ja chcę? radzi użytkownikom usunąć elementy rozpraszające uwagę. Zaletą spotkań wirtualnych jest możliwość odbywania ich niemal w dowolnym miejscu-; Wadą spotkań wirtualnych jest również możliwość ich prowadzenia niemal w dowolnym miejscu. Uczestnicy spotkań online mogą dzwonić lub logować się z lokalnej kawiarni, poczekalni na lotniskach, biur domowych itp. Aby zminimalizować tło lub „hałas drogowy” (nie chcesz, aby Twoje dziecko, zwierzę domowe lub dzwoniące telefony były w centrum uwagi), możesz zdecyduj się na „wyciszenie wszystkich uczestników i zadawanie pytań tylko przez okno czatu” — mówi Stack.

Maurer odradza również próbowanie wciskania wielu rzeczy w jedno spotkanie. „Skup się na jednym lub dwóch tematach. Jeśli musisz przykryć więcej przedmiotów, daj ludziom czas na rozciągnięcie się, zrobienie przerwy na toaletę lub uzupełnienie kawy. Każdy fragment spotkania powinien być krótki – nie dłuższy niż 30 minut”.

Uwaga: Koszule w paski nie przepuszczają dobrze w aparacie, podobnie jak duża, błyszcząca biżuteria. Oba mogą rozpraszać wzrok. Staraj się ograniczyć ruchy ciała do minimum, ponieważ nadmierny ruch może w rzeczywistości pogorszyć jakość wideo.

Dig Deeper: Spotkanie w sieci: jakich narzędzi użyć?

5 wskazówek dotyczących prowadzenia wirtualnego spotkania: etykieta

sanya richards ross wartość netto

„Kluczem do udanej wideokonferencji lub konferencji telefonicznej jest pamiętanie, że jesteś na spotkaniu”, podkreśla Colaric. „Skup całą swoją uwagę na uczestnikach, tak jak gdybyś był w tym samym pomieszczeniu. Nie rozpraszaj się e-mailami, surfowaniem w sieci lub wysyłaniem wiadomości tekstowych. Staraj się nie jeść ani nie pić, aby być przygotowanym na pytania, które zostaną skierowane do ciebie”.

Dobra zasada praktyczna? Colaric mówi: „Zawsze zakładaj, kiedy wchodzisz do pokoju, że mikrofony są już włączone w inne miejsca! Pomaga to zapobiegać transmitowaniu jakichkolwiek obcych rozmów przed spotkaniem, gdy nie jest to Twoim zamiarem.'

Wskazuje również, że spotkania wideokonferencyjne powinny w rzeczywistości przebiegać w nieco wolniejszym tempie niż typowe spotkanie ze względu na dwu- lub trzysekundowe opóźnienie w komunikacji większości systemów. Jeśli prowadzisz spotkanie, upewnij się, że po zadaniu pytania jest wystarczająco dużo przerw. Jeśli jesteś uczestnikiem, zwróć na siebie uwagę, zanim zwrócisz się do grupy, sygnalizując ręką lub mówiąc „pytanie” lub „komentarz”, a następnie odczekaj kilka sekund, zanim przejdziesz dalej”.

Uczestnicy powinni również nawiązać kontakt wzrokowy, patrząc w kamerę. Dzięki temu rozmowa między uczestnikami będzie bardziej naturalna. Poniżej znajduje się krótka ściągawka na etykiecie:

Etykieta 8 nakazów dotyczących wideokonferencji

Bądź uprzejmy dla innych uczestników
Mów wyraźnie
Utrzymuj minimalne ruchy ciała
Poruszaj się i gestykuluj powoli i naturalnie
Utrzymuj kontakt wzrokowy, patrząc w kamerę
Ubierz się odpowiednio
Zróbcie sesję animowaną
Bądź sobą i baw się dobrze!

Etykieta 7 zakazów wideokonferencji

Nie rób rozpraszających dźwięków
Nie krzycz
Nie rób rozpraszających ruchów
Nie przerywaj innym mówcom
Nie prowadź pobocznych rozmów
Nie noś „hałaśliwej” biżuterii
Nie zakrywaj mikrofonu

Źródło: Biuro Technologii Informacyjnych Uniwersytetu St. Leo

Uwaga: Jeśli prowadzisz działalność dongową na całym świecie, sprawdź witryny takie jak executiveplanet.com i PocałunekShakehands.com o zasoby dotyczące międzynarodowej etykiety biznesowej.

Dig Deeper: sprawa i plan wirtualnej firmy

5 wskazówek dotyczących prowadzenia wirtualnego spotkania: angażowanie uczestników

Dennis mówi, że podczas spotkań wirtualnych istnieje tendencja do wkraczania bezpośrednio w zadanie, co może negatywnie wpłynąć na budowanie relacji. Zaleca przełamywanie lodów, chodzenie po „wirtualnym” pokoju i proszenie wszystkich o przedstawienie się i podzielenie się czymś o weekendzie lub porozmawianie o czymś, na co nie mogą się doczekać, aby dodać element społeczny do obrad. „Wszystko, co możesz symulować podczas spotkań twarzą w twarz, jest dobre”.

Stack zachęca uczestników do przesyłania pytań na dany temat przed rozpoczęciem programu. Rekomenduje również inne metody utrzymania zaangażowania odbiorców podczas webinaru, takie jak wypełnienie ankiety lub zadawanie pytania i proszenie o odpowiedź na czacie.

Colaric sugeruje częste zadawanie pytań zarówno w celu zaangażowania zdalnych uczestników, jak i podtrzymania osobistego kontaktu. Ale, podkreśla, w swoich pytaniach bądź wyraźny. „Zadaj konkretnej osobie konkretne pytanie. Zadawanie pytań otwartych dużej, zdalnej publiczności często skutkuje „martwym powietrzem”, a następnie mówieniem wielu osób jednocześnie”.

Dig Deeper: Jak komunikuje się wirtualna firma

wzrost i waga lauren bushnell

Uwaga redaktora: Szukasz wideokonferencji dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:

Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że ​​redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu lub sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu jest całkowicie w gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do tych produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Ten model reklamy, podobnie jak inne, które widzisz na Inc, wspiera niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.