Ankieta po ankiecie, po sondażu zgadza się - spotkania to straszliwa strata czasu i wszyscy ich nienawidzą.
Ale jeśli każda żywa dusza w twoim biurze jęczy, gdy nadchodzi nowe zaproszenie na spotkanie, dlaczego nadal spędzasz znaczną część tygodnia siedząc w salach konferencyjnych?
wartość netto siła kwiat
Częścią odpowiedzi są prawdopodobnie nieefektywne praktyki spotkań. Niektóre problemy można złagodzić, ucząc się prowadzenia szybkiego i produktywnego spotkania. Ale niektóre z tych spotkań są nie do naprawienia i po prostu nie powinny mieć miejsca - przynajmniej dla ciebie.
Tego ostatniego typu spotkania nie da się naprawić dzięki lepszej logistyce. Po prostu trzeba je wyeliminować z harmonogramu. W tym miejscu natrafiasz na kolejny ważny powód uporczywego spotkania wzdęcia – trudno im odmówić. Jeśli zaproszenie pochodzi od twojego szefa, nie chcesz obrażać użyteczności spotkania. To samo dotyczy kolegi, a klienci mogą być najtrudniejsi ze wszystkich.
Ale nie rozpaczaj, można grzecznie wyjść ze spotkań, nie obrażając nikogo ani nie wyglądając na leniwego. Niedawno na HBR Liane Davey, współzałożycielka 3COze, zaoferowała: konkretne sugestie oparte na wspólnych problemach ze spotkania .
1. Kiedy nie jesteś gotowy na spotkanie
Oczywiście nie dlatego, że jesteś próżniakiem, ale dlatego, że zespół nie miał wystarczająco dużo czasu na zbadanie, przemyślenie, przygotowanie itp. tematów do omówienia. W tym przypadku Davey sugeruje próbę odroczenia spotkania, używając języka takiego jak: „To interesujący temat. Opierając się na naszych bieżących priorytetach na ten rok, nie jestem pewien, czy jesteśmy jeszcze gotowi na owocną rozmowę. Czy byłoby możliwe cofnąć to spotkanie i pozwolić grupie roboczej poczynić nieco większe postępy, zanim się spotkamy?
2. Gdy brakuje potrzebnych osób
Czasami można zauważyć marnujące czas spotkanie milę dalej. Na przykład, gdy nie będą obecne wszystkie istotne strony potrzebne do podjęcia decyzji, wiesz, że na pewno nie wyjdziesz z elementami działania w ręku.
Podkreśl problem zapraszającemu, mówiąc coś takiego: „Nie mogę się doczekać podjęcia pewnych decyzji w tej sprawie. Z zaproszenia na spotkanie nie wygląda na to, że produkcja [lub ktokolwiek inny] jest zaangażowany. Chciałbym poczekać, aż ktoś z Produkcji zechce się przyłączyć. W przeciwnym razie nie będziemy w stanie podejmować żadnych decyzji.
3. Kiedy jesteś niewłaściwą osobą do wniesienia wkładu
Czasami problemem nie jest coś związanego z planowanym spotkaniem – to Ty. Po prostu nie wiesz wystarczająco dużo lub nie jesteś w odpowiedni sposób zaangażowany w sprawę, aby z pożytkiem wnieść swój wkład. Davey oferuje przykładowy skrypt w takich sytuacjach: „Czuję się pochlebiony, że jesteś zainteresowany moim wkładem. Nie wierzę, że mam najlepsze kwalifikacje w tym temacie. Trochę kopałem i wygląda na to, że Pat miałby niezbędny kontekst. Czy zechciałbyś zaprosić Pat, a nie mnie? (Przepraszam, Pat.)
Alternatywnie możesz zrzucić odpowiedzialność za zajmowanie się podwładnym lub szefem. W całym poście , Davey oferuje również sugerowany język dla tych przypadków.
4. Kiedy czas jest bardzo niewygodny
W jeszcze innych przypadkach spotkanie jest dobrze zorganizowane i możesz wnieść swój wkład, ale termin spotkania jest po prostu straszny dla Twojej produktywności. Utknąłeś? Nie, mówi Davey, który sugeruje zrezygnowanie, ale „poświęć kilka minut na zebranie kilku notatek i przekazanie informacji przewodniczącemu lub odpowiedniemu uczestnikowi”.
Odpowiadając na zaproszenie, proponuje ten sugerowany język: „To będzie ważna dyskusja. Nie mogę wziąć udziału, ale znajdę trochę czasu, aby podzielić się swoimi przemyśleniami, abyście mogli włączyć je do dyskusji”.
kto spotyka się z burzami kirsten?
5. Kiedy większość spotkania jest dla Ciebie nieistotna
Co powiesz na to, że tylko jeden z pięciu lub dziesięciu punktów porządku obrad na nadchodzącym spotkaniu jest dla Ciebie istotny? Nie siedź tak i kręcąc kciukami przez 80 procent dyskusji, radzi Davey. Zamiast tego wyjaśnij, że uciekniesz wcześnie, odpowiadając na zaproszenie w taki sposób: „Czy byłoby możliwe omówienie dyskusji o zmianie marki jako pierwszego punktu porządku obrad? Nie mogę zostać na całe spotkanie, ale naprawdę chciałbym w nim uczestniczyć.
Oczywiście odmawianie jest trudne nie tylko podczas spotkań. Prawdopodobnie napotkasz ten sam problem z nieprzemyślanymi lub błędnie skierowanymi żądaniami również w innych obszarach swojego życia zawodowego. Na szczęście istnieje równie dobra rada na temat tego, jak ładnie odmówić innym zwykłym pytaniom biurowym.
