Istnieje wiele powodów, dla których firmy, aby zarządzać plikami elektronicznymi i digitalizować swoje dokumenty. Jedną z korzyści jest stworzenie struktury do organizowania i udostępniania informacji; podobnie jak redukcja papieru, tworzenie ścieżek audytu, zapewnienie zgodności z przepisami oraz ułatwianie współpracy wewnętrznej i zewnętrznej. Systemy zarządzania dokumentami (DMS) pomagają firmom elektronicznie digitalizować, przechowywać, zarządzać i śledzić dokumenty, obiekty danych i obrazy. Oferty DMS, niezależnie od tego, czy są określane jako systemy, oprogramowanie czy rozwiązania, zawierają różnorodne funkcje i etykiety cenowe. Opracowaliśmy jedne z najlepszych w różnych kategoriach, aby pomóc Ci przejrzeć to, co może być mylącą gamą opcji.
W naszej recenzji znaleźliśmy szeroką ofertę. Niektóre systemy skupiają się na umożliwieniu przechowywania, wyszukiwania, zabezpieczania i zawierają pewne funkcje weryfikacji i udostępniania dokumentów. Inne wykraczają poza DMS, zapewniając wiele dzwonków i gwizdków (i wtyczek) dla szerokiego zakresu możliwości, takich jak tworzenie przepływu pracy, zarządzanie zadaniami, współpraca, zautomatyzowane reguły i wiele innych.
Biorąc pod uwagę mnogość opcji, określenie właściwego systemu może być trudne. Rozmawialiśmy z Jennifer Pankow, menedżerem ds. sukcesu klienta w SHI International Corp., która pomogła to uprościć: „Podejmując decyzję biznesową, zadaj sobie pytanie: „Co mi daje to, co pomaga ulepszyć mój biznes lub spełnić krytyczne potrzeby?”. To jest to, na co pomagamy klientom spojrzeć i zaplanować rozwiązanie. Zamiast myśleć „potrzebuję DMS”, zapytaj: „Co muszę zrobić?” Następnie zawęź wybór do tego, które rozwiązanie to robi i które elementy to robią.
michael smith espn wartość netto
Kolejne pytanie do rozważenia to: Gdzie mam przechowywać moje pliki? Istnieją trzy rodzaje DMS: Cloud, on-premise i hybrydowy.
Chmura: Dzięki tej usłudze Twoje dokumenty znajdują się w chmurze dostawcy - gotowe do dostępu mobilnego w dowolnym miejscu i czasie, w którym masz dostęp do Internetu. Przechowywanie może być ograniczone przez umowę (chociaż większość usług oferuje różne poziomy przechowywania i powiązane ceny), ale często jest to niedroga opcja, która obejmuje zarządzanie systemem i aktualizacje, a kopie zapasowe plików są tworzone w chmurze.
Lokalnie: Ta opcja pozwala na większe dostosowanie, gdy DMS znajduje się na Twoim serwerze, a Ty nie jesteś ograniczony do przechowywania na poziomie umowy. Ale koszty początkowe mogą być onieśmielające, konserwacja IT może być dodatkowa, a na wypadek awarii serwera konieczne będzie wdrożenie protokołu zapasowego.
Hybrydowy: Ta kombinacja rozwiązań lokalnych i chmurowych zapewnia elastyczność korzystania z chmury w przypadku niektórych typów dokumentów, unikając przy tym migracji starszej zawartości, do której nie jest potrzebny dostęp mobilny.
Patrząc na opcje DMS, kluczowe czynniki do rozważenia to:
Bezpieczeństwo: Jednym z aspektów jest możliwość kontrolowania dostępu i ustawiania uprawnień do dokumentów i plików w systemie. Ważna jest ocena, w jaki sposób te pliki są bezpiecznie udostępniane wewnętrznie i zewnętrznie. Kolejnym aspektem jest poziom bezpieczeństwa chroniący Twoje dane w miejscu ich przechowywania. Jeśli szukasz rozwiązania w chmurze, upewnij się, że bezpieczeństwo dostawcy dla ich centrów danych jest wystarczające, aby chronić Twoje dane i jest zgodne z wszelkimi przepisami obowiązującymi w Twojej branży.
Łów: Jeśli toniesz w papierze, znajdź system, który pozwala na skanowanie masowych ilości dokumentów z funkcjami automatycznego nazywania i segregowania. Jedna potencjalna funkcja, optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), przekształca zeskanowane dokumenty w edytowalne i przeszukiwalne pliki.
Szukaj: Rozsądnie jest upewnić się, że bez względu na to, jak system organizuje pliki, funkcje wyszukiwania umożliwiają wyszukiwanie pełnotekstowych słów kluczowych w plikach (nie tylko według tytułu).
Dostęp, edycja, monitorowanie: Jak rozległe są potrzeby Twojej firmy w zakresie tworzenia, uzyskiwania dostępu i zmieniania dokumentów? Przeglądając DMS, spójrz na:
- Dostęp do dokumentów i plików/ustawienia uprawnień, np. czy przypisane są role, czy dostęp jest ustalany według dokumentu, folderu czy obu, czy możesz ustawić uprawnienia według osób i grup?
- Udostępnianie/edycja plików, tj. czy istnieje zaewidencjonowanie/wymeldowanie, czy wielu użytkowników może jednocześnie edytować?
- Monitorowanie i śledzenie, np. czy możesz zobaczyć, kto przeglądał dokument, czy otrzymujesz dziennik aktywności/audytu, czy możesz ustawić alerty?
- Kontrola wersji, tj. czy możesz zobaczyć historię wersji, w jaki sposób system zapewnia, że pracuje się nad najnowszą wersją, czy możesz uzyskać dostęp do poprzednich wersji?
- Tworzenie, montaż i archiwizacja, czyli jakie funkcje obowiązują przez cały okres istnienia dokumentu od stworzenia po archiwizację?
Współpraca: Ile współpracy wewnętrznej i zewnętrznej musisz wzmocnić? Chociaż kontrola wersji, edycja i podpis elektroniczny mogą być dość standardowymi funkcjami DMS, niektóre systemy obejmują przepływy pracy, współtworzenie, zarządzanie zadaniami, alerty, przesyłanie wiadomości i inne.
Przyjazność dla użytkownika: Chcesz jak najbardziej zbliżyć się do 100% wdrożenia systemu. Upewnij się, że narzędzia i interfejs są przyjazne dla użytkownika i intuicyjne, aby Twój zespół mógł z nich łatwo korzystać.
Mobilność: Jeśli dostęp mobilny jest priorytetem, znajdź system kompatybilny ze wszystkimi urządzeniami. Rozważ taki, który ma aplikację, która odtwarza środowisko komputera stacjonarnego.
Integracja: Przeglądane przez nas oferty DMS mają wiele możliwości integracji. Dowiedz się, z jakimi systemami będziesz potrzebować integracji DMS. Na przykład chęć uniknięcia konieczności przenoszenia plików z istniejącej pamięci masowej w chmurze, np. Drobox, Microsoft Cloud, Dysk Google itp., lub potrzeba połączenia się z systemem CRM, systemem zarządzania treścią lub oprogramowaniem księgowym może wpłynąć na decyzję dostawcy .
Wsparcie: Podobnie jak w przypadku każdej usługi dostawcy, upewnij się, że rozumiesz, w jaki sposób zapewniane jest wsparcie. Większość sprawdzonych przez nas dostawców miała kilka opcji wsparcia, w tym e-mail, czat online i telefon – chociaż godziny były czasami ograniczone. Niektóre oferują wsparcie tylko za pośrednictwem systemu zgłoszeń. Wybierz taki, który odpowiada poziomowi i rodzajowi wsparcia, którego potrzebujesz.
Cena £: Cena DMS różni się w zależności od dostawcy i usługi. Jak wspomniano wcześniej, lokalny system DMS wiąże się ze znacznymi kosztami początkowymi. Jednak w przypadku usługi w chmurze prawdopodobnie będziesz płacić miesięczną lub roczną opłatę określoną na podstawie użytkownika/miesiąc lub pojemności pamięci, a dodatkowe funkcje mogą zwiększyć koszty. Zastanów się więc nad bieżącymi kosztami i wszelkimi podwyżkami, które wystąpią, jeśli Twoje potrzeby wzrosną.
Uwaga redaktora: Szukasz oprogramowania do zarządzania dokumentami dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
W poszukiwaniu DMS „Best of” znaleźliśmy wykwalifikowanych kandydatów w kilku kategoriach:
Ogólny zwycięzca, najlepsze oprogramowanie/systemy do zarządzania dokumentami dla małych firm: eFileCabinet
eFileCabinet otrzymuje nasz głos jako najlepszy ogólny zwycięzca oprogramowania/systemów do zarządzania dokumentami dla małych firm 2018. DMS to wyłącznie to, co robi eFileCabinet. Jest to solidna oferta, która promuje łatwość obsługi, dostęp mobilny, zaawansowane wyszukiwanie „nigdy niczego nie stracisz” i wysoki poziom bezpieczeństwa.
Plusy: Istnieje szeroka oferta funkcji DMS z dodanymi nowymi funkcjami, takimi jak przepływ pracy (obecnie dostępny w wersji beta). Bezpieczeństwo i zgodność to najważniejsze obszary.
Cons: Obsługa klienta, która szybko reaguje przez telefon, e-mail lub czat, jest dostępna tylko w godzinach pracy. Ponadto nie jest to najtańsza opcja DMS; ale też nie najdroższy.
Zobacz naszą pełną recenzję eFileCabinet.
Najlepsze bezpłatne oprogramowanie/systemy do zarządzania dokumentami dla małych firm: Zoho Docs
Podczas gdy wielu dostawców DMS oferuje bezpłatne wersje próbne, bezpłatne wersje są rzadkie. Te, które znaleźliśmy, często były dozwolone tylko dla jednego konta użytkownika. Oferowanie 5 GB przestrzeni dyskowej/użytkownika dla maksymalnie 25 członków zespołu za darmo zapewniło Zoho Docs uznanie za najlepsze bezpłatne oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla małych firm 2018.
Plusy: Zoho Docs zachwala silne bezpieczeństwo i zgodność, ma przyjazny interfejs użytkownika, fora internetowe z pomocą techniczną i wiele funkcji płatnych usług, które sprawdziliśmy.
Cons: Dokumenty Zoho, podobnie jak Dokumenty Google, mają własny format plików. Niektórzy użytkownicy skomentowali, że praca z dokumentami Worda w tym systemie jest trudniejsza, niż by sobie życzyli.
Przeczytaj nasze pełne Recenzja dokumentów Zoho .
Najlepsze oprogramowanie/systemy zarządzania dokumentami do obsługi klienta: eFileCabinet
eFileCabinet otrzymuje nasz głos jako najlepsze oprogramowanie/systemy zarządzania dokumentami do obsługi klienta w 2018 roku. Chociaż ten system DMS może kosztować nieco więcej niż niektórzy konkurenci, kilka opinii użytkowników stwierdza, że warto ze względu na ludzi i obsługę klienta. Zespół ds. Sukcesu Klienta zobowiązuje się, że każdy nowy klient otrzyma telefon zaraz po zakupie, aby upewnić się, że w pełni rozumie produkt, a jego firma może z niego skorzystać.
Plusy: Kontaktując się z obsługą klienta trzema metodami, tj. czatem, telefonem i e-mailem, bardzo szybko otrzymaliśmy odpowiedź, a przedstawiciele byli przyjaźni, profesjonalni i pomocni.
Cons: Obsługa klienta jest dostępna tylko w godzinach pracy (8:00 - 17:00 MT) od poniedziałku do piątku.
Zobacz naszą pełną recenzję eFileCabinet.
ile lat ma cheryl cason?
Najlepsze oprogramowanie/systemy do zarządzania dokumentami do współpracy: SharePoint
SharePoint, system DMS firmy Microsoft, zawiera wiele funkcji, które zainteresują firmy lub zespoły wymagające efektywnej współpracy. Zaprojektowany z myślą o „umocnieniu pracy zespołowej” i „bezproblemowej współpracy w całej organizacji”, program SharePoint jest naszym wyborem na najlepsze oprogramowanie/systemy do zarządzania dokumentami do współpracy w 2018 roku.
Plusy: Jako produkt firmy Microsoft, SharePoint zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i obsługi klienta w różnych punktach cenowych. Możliwości wydają się niemal nieskończone, biorąc pod uwagę pełny pakiet ofert Microsoft, z którymi integruje się SharePoint.
Cons: Wiele recenzji wskazuje, że aby w pełni wykorzystać wiedzę specjalistyczną i dostosowywanie programu SharePoint, konieczne jest ich dostosowanie. Potencjalnie może to spowodować, że rozwiązanie będzie zbyt czasochłonne i kosztowne dla małych firm.
Zobacz naszą pełną recenzję dotyczącą programu SharePoint .
Najlepsze oprogramowanie/systemy zarządzania dokumentami dla firm prawniczych: M-Files
Ponieważ kancelarie prawne mają do czynienia z ogromną ilością dokumentów, z których większość zawiera poufne i wrażliwe informacje, przy wyborze DMS należy wziąć pod uwagę dodatkowe względy. Według artykułu w ABA Journal „ Oto informacje prawne dotyczące oprogramowania do zarządzania dokumentami „elementy zarządzania dokumentami w oprogramowaniu do zarządzania praktyką, z którego korzysta obecnie kancelaria prawnicza, mogą być wystarczające dla pojedynczych praktyk lub małych firm w obszarach, w których nie ma dużej ilości dokumentów. Jednak w przypadku małych firm, które zarządzają ogromnymi ilościami dokumentów, znalezienie samodzielnego systemu, który będzie dobrze integrował się z istniejącym oprogramowaniem do zarządzania i księgowości, może być niezwykle korzystne. Ze względu na innowacyjną technologię, bezpieczeństwo, obsługę zgodności danych i zdolność integracji, nasz wybór na najlepsze oprogramowanie/systemy zarządzania dokumentami dla firm prawniczych to M-Files.
Plusy: Oprócz solidnych funkcji DMS, takich jak funkcje skanowania, OCR do organizowania i wyszukiwania oraz kontrola dostępu, technologia ta oferuje firmom prawniczym przepływy pracy związane z zatwierdzaniem umów i obsługuje eDiscovery.
Cons: M-Files nie oferuje wstępnie skonfigurowanych pakietów, tak jak robią to niektórzy konkurenci, więc trudno jest oszacować, jaki koszt będzie musiał ponieść mała kancelaria prawna, aby uzyskać potrzebne funkcje. Rozwiązania są dostosowywane do każdego klienta, a ceny zaczynają się od 2000 USD rocznie.
Przeczytaj wypełnij recenzję M-Files .
Inne usługi zarządzania dokumentami
Oprócz tych, które wybraliśmy w naszych kategoriach Best Of, oto inne firmy, które sprawdziliśmy:
Dokmee opisuje swoją ofertę jako bezpieczny, łatwy w użyciu system zarządzania dokumentami przeznaczony do różnych celów, w tym do przechwytywania i przechowywania dokumentów, wyszukiwania i pobierania oraz udostępniania plików.
Strona Pakiet do zarządzania dokumentami jest używany przez firmy architektoniczne, inżynieryjne i budowlane do przepływu pracy, zarządzania informacjami i zgodności ze światowymi standardami.
Chmura DocuWare digitalizuje procesy papierowe, umożliwia konfigurację niestandardowych przepływów pracy i integruje się z systemami ERP, CRM i innymi.
Adobe Document Cloud zawiera program Acrobat DC do zwiększania produktywności plików PDF i Adobe Sign do zintegrowanego podpisywania elektronicznego.
Biznes , dawniej YouSendIt, obejmuje ich oferty udostępniania plików i kreatywnej współpracy.
Ascencio TYLKOBIURO zapewnia edytory dokumentów online i narzędzia biznesowe zwiększające produktywność za pośrednictwem chmury lub sieci prywatnej.
Jeden na świeżym powietrzu firmy Alfresco Software, Inc. to platforma Enterprise Content Management (ECM), która obejmuje zarządzanie dokumentami, współpracę i automatyzację procesów.
Metodologia
Wykorzystaliśmy obszerny przegląd wyszukiwanych haseł, trendów społecznościowych i badań internetowych, aby zawęzić naszą listę ofert DMS. Przeprowadziliśmy wywiady ze specjalistami ds. obsługi klienta, którzy mają doświadczenie w korzystaniu z DMS i pomaganiu klientom w podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania treścią lub zakupu oprogramowania. Po zawężeniu naszego wyboru przejrzeliśmy następnie strony internetowe każdej firmy i obejrzaliśmy prezentacje lub zapisaliśmy się na okres próbny, a także porównaliśmy oferty dotyczące rodzaju usługi, ceny, obsługi klienta, skalowalności, funkcjonalności, łatwości użytkowania, opinii klientów, witryny biznesowej i technologicznej recenzje i nagrody. W przypadku brakujących informacji skontaktowaliśmy się z firmą. W tym procesie nie tylko uzupełniliśmy luki informacyjne, ale także oceniliśmy ich szybkość i rzetelność reakcji.
Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu czy sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu pozostaje w wyłącznej gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Reklamy te, podobnie jak inne, które widzisz w Inc, wspierają niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.
Uwaga redaktora: Szukasz oprogramowania do zarządzania dokumentami dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Uwaga redaktora: Szukasz oprogramowania do zarządzania dokumentami dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu lub sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu pozostaje w wyłącznej gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do tych produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Ten model reklamy, podobnie jak inne, które widzisz na Inc, wspiera niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.
