Jeśli jesteś właścicielem lub prowadzisz firmę, która zatrudnia pracowników i sam rozliczasz płace, być może nadszedł czas, aby rozważyć znalezienie firmy zajmującej się przetwarzaniem płac. Dobrą wiadomością jest to, że znalezienie najlepszej usługi płacowej dla Twojej małej firmy nie powinno być skomplikowane, ponieważ to, co robią te firmy, jest dość proste:
- Przetwarzają twoją listę płac - to znaczy dzielą pensje, a następnie przelewają pieniądze na konta pracowników lub drukują dla ciebie czeki fizyczne, oraz
- Sporządzają wymagane i okresowe zeznania podatkowe oraz rozliczenia podatkowe. Następnie generują wszystkie potrzebne zeznania podatkowe na koniec roku, w tym W2 i 1099.
Mówienie, że płace powinny być łatwe, to prawda gdyby Twoja sytuacja jest prosta i bezpośrednia. Jednak mimo to – nawet jeśli prowadzisz mikrobiznes i jesteś jedynym pracownikiem – istnieją jednak pewne komplikujące czynniki, o których należy pamiętać przy wyborze usługi lub oprogramowania płacowego.
Na przykład kilka lat temu prowadziłem regionalną firmę zajmującą się przetwarzaniem listy płac poza Nowym Jorkiem i byłem zaskoczony, jak skomplikowany może być proces konfiguracji dla wielu naszych klientów, z których większość to małe firmy z zaledwie kilkoma pracowników. Niektórzy pracownicy byli opłacani za godziny, podczas gdy inni byli pracownikami etatowymi. Mimo że większość naszych klientów była „mała”, nadal musieliśmy zachować szczególną ostrożność (tak jak Ty), ponieważ błędy mogą być kosztowne. Rzeczywiście, bez względu na sytuację, wszelkie błędy w płaceniu pracownikom, świadczeniodawcom, organom podatkowym, sądom itp. mogą mieć bardzo negatywny wpływ na Twoją działalność.
ile lat ma hudson sheaffer
Najważniejsze jest to, że bez względu na wielkość firmy, wybór odpowiedniej usługi płacowej ma kluczowe znaczenie, ponieważ musi być wykonana prawidłowo, za pierwszym i za każdym razem.
Czego szukaliśmy
Przed rozpoczęciem szukaliśmy pewnych funkcji, które pomogły nam określić, co najlepsze usługi płacowe robią dla ich klientów. Oczywiście szukaliśmy usługi, która obsługiwałaby co najmniej podstawy płac: takie rzeczy jak płacenie pracownikom wpłatami bezpośrednimi lub drukowanymi czekami, przygotowywanie i składanie kwartalnych i rocznych raportów podatkowych oraz dokonywanie odpowiednich płatności.
cennik
Jak w przypadku każdej usługi biznesowej, cena zawsze będzie najważniejsza. Ale skąd wiesz, na co zwracać uwagę w porównaniu z cenami? Na początek sugerujemy, abyś poszukał usługi, która oferuje ustaloną cenę bazową, a następnie doliczy ustaloną z góry opłatę dodatkową w oparciu o liczbę pracowników, którzy będą opłacani za pośrednictwem usługi płacowej. Ta „opłata podstawowa” zazwyczaj obejmuje przetwarzanie listy płac, przygotowywanie rozliczeń podatkowych i płacenie podatków od wynagrodzeń. Dodatkowe funkcje będą dodatkowo płatne.
Uwaga: Jeśli firma płacowa nie jest przejrzysta co do cen, możesz kontynuować wyszukiwanie. Wiedza o tym, ile zapłacisz, nie wymaga zbyt wiele. Niektóre firmy jasno określają swoje opłaty na swojej stronie internetowej, ale też to rozumieją – odkryliśmy, że większość dużych firm płacowych, takich jak Paychex i ADP, nie była zbyt otwarta na ceny w swoich witrynach i zamiast tego wymagała rozmowy ze sprzedawcą przedstawiciela, aby uzyskać wycenę. Cel rozmowy handlowej nie powinien więc być niespodzianką: chcą Cię sprzedać. Powiedział, że zrobiliśmy, nie uważaj, że te rozmowy sprzedażowe są dużym środkiem odstraszającym.
Gwarancja złożenia zeznania podatkowego
Głównym powodem zatrudniania firmy zajmującej się przetwarzaniem płac jest pomoc w radzeniu sobie z listą płac (duh!), ale także pomoc w rządzie, podatkach i zeznaniach podatkowych. W związku z tym dodatkową rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest gwarancja, że nie będziesz odpowiedzialny za jakiekolwiek błędy popełniane przez procesor; rzeczy takie jak niedotrzymanie terminu rozliczenia podatku lub nieopłacanie podatku (jeśli winę za to ponosi usługodawca). Ostatecznie odpowiadasz za to jako właściciel małej firmy, ale powinieneś mieć możliwość odwołania się, jeśli ktoś inny popełni błąd
Łatwość użycia
To jest klucz. W przypadku prawie wszystkich firm zajmujących się przetwarzaniem płac, musisz sam wykonać wprowadzanie danych, a firma płacowa zajmuje się wszystkimi operacjami zaplecza. W związku z tym należy zwrócić uwagę na system, który oferuje łatwy, intuicyjny system wprowadzania danych. Jeśli system jest trudny w obsłudze, rozliczenie płac zajmie Ci więcej czasu.
Inne funkcje, których należy szukać
Niezmiennie będą rzeczy, które są specyficzne dla poszczególnych branż lub możesz mieć pewne specyficzne cechy, które musisz uwzględnić (takie jak wypłata napiwków lub konkretny koszt pracy). Upewnij się, że pamiętasz o tych rzeczach podczas przeprowadzania analizy , a jeśli masz rozmowę telefoniczną z jednym z ich przedstawicieli, pamiętaj, aby poruszyć te kwestie podczas rozmowy. Musisz wiedzieć, że wybrana przez Ciebie firma jest wystarczająco elastyczna, aby dostosować się do Twoich indywidualnych potrzeb. Należy jednak pamiętać, że im bardziej elastyczny system, tym ogólnie droższy.
Uwaga redaktora: Szukasz usług płacowych dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Najlepsze usługi przetwarzania płac
ADP
ADP jest największą i prawdopodobnie najbardziej znaną firmą zajmującą się przetwarzaniem płac w Stanach Zjednoczonych. ADP oferuje usługi dla firm, począwszy od małych firm zatrudniających jednego lub dwóch pracowników, aż po międzynarodowe firmy zatrudniające ponad 1000 pracowników.
Dzięki usłudze ADP dla małych firm otrzymasz oprogramowanie i usługi do rozliczania wynagrodzeń i rozliczania podatków, a także kilka fajnych korzyści, takich jak śledzenie czasu i obecności, planowanie świadczeń i usługi ubezpieczeniowe. Oferują również (za dodatkową opłatą) różne opcje płacenia pracownikom, w tym bezpośrednią wpłatę, przedpłacone karty VISA, dostawę bez papieru, a nawet wydrukowane czeki już zapakowane w koperty. Podstawowy pakiet dla małych firm obejmuje również rozliczenie podatku na koniec roku oraz przygotowanie W2s i 1099s.
Jak wskazano, będziesz musiał porozmawiać z przedstawicielem, aby uzyskać wycenę od ADP, ale z punktu widzenia produktu zapewniają one usługi na światowym poziomie.
Payychex
Inną naprawdę dużą firmą zajmującą się przetwarzaniem płac jest Payychex . Payychex oferuje usługi płacowe dla średnich i dużych pracodawców, a także małych firm (poniżej 50 pracowników) z produktem o nazwie „Paychex Flex”. Jest to system oparty na chmurze, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego urządzenia i umożliwia przetwarzanie listy płac za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
W przypadku Paychex, podobnie jak w przypadku Like ADP, aby otrzymać wycenę, musisz faktycznie porozmawiać z osobą. Podobnie jak ADP, Paychex oferuje szeroką gamę usług dodatkowych, takich jak usługi HR, usługi PEO (Professional Employer Organization), systemy księgowe, a nawet pożyczki dla małych firm.
Jeśli chcesz uzyskać najwyższej klasy usługi płacowe, dwie powyższe są najbardziej ugruntowanymi i najlepszymi spółkami publicznymi. Jeśli chcesz gwarancji, a także firmy, która będzie pracować nad ulepszaniem swojego produktu, nie musisz szukać dalej niż te dwie. Pamiętaj jednak, że zapłacisz premię za ich markę i produkty. Jeśli ważna jest niska cena, czytaj dalej.
SurePayroll
jak wysoki jest fioletowy chachki
SurePayroll jest własnością Payychex i obsługuje małych pracodawców. SurePayroll zapewnia platformę opartą na chmurze, bezpośrednie wpłaty, odcinki wypłat online, a także usługi rozliczania podatków. Co ważne, nie ma żadnych opłat instalacyjnych, a aktualną ofertę cenową można znaleźć na stronie.
Oto przykład: wypełniłem formularz wyceny na stronie SurePayroll, wskazując, że prowadziłem firmę zatrudniającą pięciu pracowników, płaciłem im dwa razy w miesiącu i nie miałem żadnych specjalnych potrzeb (takich jak wypłata napiwków). Wycena, którą otrzymałem, wynosiła 49,99 USD miesięcznie i 5 USD na pracownika miesięcznie. Obejmuje to również nieograniczone przetwarzanie, więc gdybym płacił mojemu personelowi co tydzień, byłaby to ta sama cena. W przypadku mojej małej firmy z pięcioma pracownikami prowizja, którą otrzymałem, wynosiła 74,99 USD miesięcznie za przetworzenie mojej listy płac. Słodkie.
Płace kwadratowe
Square zapewnia również rozwiązanie oparte na chmurze. Jedną z fajnych rzeczy w Square jest to, że oferuje pracownikom możliwość ustawienia się w systemie płacowym, co jest bardzo miłe z punktu widzenia łatwości użytkowania. Square oferuje wszystkie usługi firmy zajmującej się przetwarzaniem płac, których można się spodziewać, i bardzo jasno określa cenę jej usług.
Korzystając z tego samego przykładu z pięcioma pracownikami, co powyżej, całkowity koszt subskrypcji wyniósł 50 USD, czyli o jedną trzecią mniej niż Sure Payroll. W szczególności opłata dotyczyła miesięcznej subskrypcji 25 USD plus 5 USD na pracownika.
jak wysoki jest Clark Gregg
Jednym słowem ostrzeżenia jest to, że Square obejmuje obecnie tylko 19 stanów, więc jeśli nie znajdujesz się w jednym z nich lub masz wirtualnych pracowników w jednym ze stanów, dla których obecnie nie oferuje usług, musisz znaleźć innego dostawcę.
Mędrzec Płace
Mówi się, że Sage ma najwyższy wskaźnik utrzymania klientów w branży, a to nie jest błahostka.
Sage oferuje produkty dostosowane do potrzeb firm różnej wielkości. W przypadku firm zatrudniających mniej niż 10 pracowników ich produkt nazywa się „Sage Payroll Essentials”. Sage Payroll Essentials obejmuje bezpośrednie wpłaty, rozliczenia podatkowe i płatności, obsługę klienta online (za pośrednictwem czatu), dostęp online do odcinków wypłat, W2 i 1099. Jedną ze szczególnie fajnych funkcji jest to, że ma bezpośredni interfejs z QuickBooks, co naprawdę upraszcza prowadzenie dokumentacji. Koszt Essentials to 49,95 USD miesięcznie.
Jeśli potrzebujesz czegoś bardziej solidnego, w pełni funkcjonalna usługa płacowa firmy Sage może konkurować z bardziej znanymi firmami płacowymi. Obejmuje śledzenie czasu i obecności, zgodność HR, plany 401k, weryfikację numerów ubezpieczenia społecznego i rozszerzone możliwości eksportu księgi głównej. Aby wycenić ich pełną usługę, musisz poprosić o wycenę.
Istnieją dosłownie dziesiątki innych firm zajmujących się przetwarzaniem płac. Postanowiliśmy skupić naszą uwagę na tych większych znanych firmach, głównie po to, aby zilustrować niektóre z kluczowych różnic, o których powinieneś wiedzieć. Sugerujemy, aby oprócz sprawdzenia tych firm udać się do Google i wyszukać „ przetwarzanie płac w pobliżu ' W ten sposób otrzymasz listę usługodawców w Twojej okolicy.
Dolna linia
Usługi płacowe, które przedstawiamy powyżej, są bardzo dobrymi usługami i prawdopodobnie będziesz zadowolony z każdej z nich. Tak, będziesz musiał trochę popracować i porozmawiać, ale pozyskanie osoby trzeciej do obsługi Twoich wynagrodzeń i podatków pozwoli Ci na robienie ważniejszych rzeczy w Twojej firmie.
Uwaga redaktora: Szukasz usług płacowych dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Uwaga redaktora: Szukasz usług płacowych dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu lub sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu pozostaje w wyłącznej gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do tych produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Ten model reklamy, podobnie jak inne, które widzisz na Inc, wspiera niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.
