Niewielu z nas uwielbia przekazywać informacje zwrotne, ale jak powiedział były dyrektor generalny Microsoft, Bill Gates: „Wszyscy potrzebujemy ludzi, którzy udzielą nam opinii. W ten sposób się poprawiamy”. Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się najlepszym praktykom dotyczącym przekazywania opinii w sposób, który poprawia wydajność.
1) Przekaż opinię tak szybko, jak to możliwe.
Twoim impulsem może być czekanie – lub nawet unikanie, ale kluczowe jest uchwycenie chwili i przekazanie informacji zwrotnej, gdy pamięć jest świeża i dana osoba może lepiej docenić wpływ udzielanych rad. Niezbędne jest również, aby być jak najbardziej konkretnym w swoich opiniach – na przykład: „Kiedy dwa razy mi przerwałeś podczas rozmowy, którą właśnie odbyliśmy, myślę, że zmniejszyło to moją wiarygodność wobec klientów, z którymi rozmawialiśmy”. Opóźnienie może być wygodniejsze, ale przekazanie informacji zwrotnej jak najbliżej rzeczywistej sytuacji zwiększy szanse, że będzie rezonować.
2) Spraw, aby informacje zwrotne były oparte na współpracy
Twoim ostatecznym celem jest zachęcenie drugiej osoby do przyjęcia twojego punktu widzenia i idealnego dokonania zmiany. A prawdziwym kluczem do tego, aby to się stało, jest ciekawość i współpraca. Opierając się na powyższym przypadku, możesz na przykład zapytać: „Zastanawiam się, w jaki sposób moglibyśmy zostawić więcej miejsca dla mnie, aby również przedstawić moje uwagi?”. A potem porozmawiaj na podstawie odpowiedzi kolegi. Jesteście partnerami w pomaganiu w dokonywaniu zmian, w przeciwieństwie do „złego faceta” dostarczającego negatywnego przekazu.
3) Przekształć informacje zwrotne w nawyk.
Kiedy doświadczeni menedżerowie przychodzą do mojej klasy MBA, aby porozmawiać ze studentami, zawsze podkreślają jedną rzecz dotyczącą przekazywania informacji zwrotnych: że powinno to być nawykiem. Jest to szczególnie ważne w kontekście przeglądów wyników, gdzie opinie – zwłaszcza negatywne – nigdy nie powinny być całkowitą niespodzianką pod koniec roku. Ludzie mają wyczucie, jak sobie radzą i jasną linię komunikacyjną w celu uzyskania informacji zwrotnych i ulepszeń.
Ostatecznie informacja zwrotna może być trudna do przekazania, ale jeśli jest przekazywana w jasny i konstruktywny sposób, jest to jeden z niewielu niezawodnych sposobów na zmianę czyjegoś zachowania.
