Główny Chmura Obliczeniowa Jak korzystać z Google Apps, aby usprawnić swoją firmę Your

Jak korzystać z Google Apps, aby usprawnić swoją firmę Your

Twój Horoskop Na Jutro

Podczas przetwarzania w chmurze nie jest zupełnie nową koncepcją, Google Apps z pewnością udoskonalił tę technologię, dzięki czemu firmy na całym świecie mogą korzystać z jej szybkości, dostępności i miejsca na dane. Pakiet Google Apps, który obejmuje tak popularne znaki towarowe, jak Gmail, Kalendarz Google i Dokumenty Google, może usprawnić przepływ pracy wśród Twoich pracowników, a nawet zapewnić lepsze metody interakcji z klientami i klientami. Poniższy przewodnik przedstawia powody i sposoby wdrażania Aplikacji Google w celu usprawnienia działalności Twojej firmy.


Jak korzystać z Google Apps w celu usprawnienia firmy: dlaczego warto korzystać z Google Apps?

Jedną z bezpośrednich zalet Google Apps dla firm w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem komputerowym, takim jak Microsoft Office, jest opłacalność. Za jedyne 50 USD rocznie pakiet Google Apps obejmuje nieograniczoną liczbę kont użytkowników, dostęp do wszystkich aplikacji Google, 25 GB miejsca na pocztę e-mail na pracownika, całodobową obsługę klienta i gwarancję dostępności sieci na poziomie 99,9%. (Dostępna jest również bezpłatna wersja z ograniczoną ilością zabezpieczeń sieciowych i kont użytkowników, a także mniejszą ilością aplikacji i pamięci masowej). W porównaniu z większością oprogramowania biznesowego i informatycznego, które często ma ograniczoną liczbę licencji na zakup (nie wspominając o wymaganych serwery zewnętrzne do hostowania systemu), Google Apps może być kluczem do wyciągnięcia kilku dodatkowych groszy z budżetu.

„Gdybyśmy kupowali kopie pakietu Microsoft Office dla wszystkich w firmie, zaoszczędzilibyśmy już dziesiątki tysięcy dolarów” — mówi Brian Wyrick, wiceprezes ds. operacyjnych w Raidious, firmie zajmującej się tworzeniem treści z siedzibą w Indianapolis. Wyrick twierdzi, że oprócz oszczędności kosztów firma Raidious zaadoptowała pakiet Google Apps ze względu na dostępność, jaką zapewnia projektantom i producentom w różnych częściach kraju.

„Narzędzia są dobre dla każdej firmy rozpoczynającej działalność” – mówi Wyrick – „a możliwość rozmowy z nowym pracownikiem przez telefon i skonfigurowania go za pomocą programu internetowego bez konieczności udzielania dostępu przez informatyka jest wspaniała rzecz.'

Kolejną zaletą Google Apps jest możliwość wzajemnej integracji każdej aplikacji — funkcja, za którą Ken Hayes, właściciel firmy zajmującej się reklamą internetową z siedzibą w Toluca Lake w Kalifornii, jest wdzięczny za to. „Zaletą Google Apps jest to, że mogę założyć jedno główne konto dla mojej firmy, a moja poczta e-mail, kalendarz i witryna są ze sobą powiązane” — mówi. „Oczywiście, istnieje lepsza poczta e-mail, ale nikt nie wymyślił, jak to wszystko powiązać, jak Google”.

Dig Deeper: Aplikacje Google w grze


Jak korzystać z Google Apps, aby usprawnić swoją firmę: usprawnienie komunikacji wewnętrznej z Gmailem

Kiedy Gmail po raz pierwszy pojawił się na scenie, osobisty klient poczty e-mail był chwalony za pozornie nieograniczoną pojemność i błyskawiczne możliwości wyszukiwania w skrzynce odbiorczej. Jednak dzięki integracji Aplikacji Google wiele funkcji Gmaila działa równie wydajnie dla firm. Ponownie, jedną z najbardziej korzystnych cech Gmaila jest czynnik chmury – ponieważ nie ma kłopotliwego oprogramowania, o które trzeba się martwić, Gmail jest dostępny dla Twoich pracowników z dowolnego miejsca, bez konieczności pobierania kontaktów lub wiadomości na urządzenia.

„Jedną z największych zalet Gmaila jest to, że działa on w przeglądarce” — mówi Wyrick. „Łączymy się przez nasze telefony i klientów IMAP. Chodzi o to, że nie musisz mówić „tutaj jest twoja instalacja programu Outlook”.

Wątki w Gmailu pomagają również uprościć wiadomości między współpracownikami. Na przykład, jeśli w jednej wiadomości e-mail znajduje się wiele stron lub jeśli wiele wiadomości e-mail ma ten sam wiersz tematu, wszystkie te wiadomości są grupowane razem z każdą nową wysłaną wiadomością e-mail, znajdując się idealnie na górze Skrzynka odbiorcza i eliminacja kłopotów z koniecznością sprawdzania poprzednich wiadomości.

Ponadto każde środowisko biurowe powinno mieć sposób na wysyłanie szybkich wiadomości z minuty na minutę, a odpowiedzią Gmaila jest Google Chat, który jest wbudowany bezpośrednio w interfejs skrzynki odbiorczej. „Naprawdę zmniejszyliśmy zapotrzebowanie na nasz wewnętrzny system telefoniczny”, mówi Wyrick o wykorzystaniu komunikatora Raidious. Funkcja czatu zawiera również komponent wideokonferencji, który może być przydatny, gdy koledzy i pracownicy muszą korespondować ze zdalnych lokalizacji.

Chociaż Gmail jest świetnym klientem poczty e-mail, Wyrick zaleca przypisanie wielu administratorów kont do współdzielonego konta biznesowego. „Kiedy się zapiszesz, nigdy nie chcesz mieć wszystkich jajek w jednym koszyku” – mówi. – Pewnego dnia będziesz musiał coś zrobić, kiedy administrator nie będzie dostępny.

Dig Deeper: nigdy więcej nie płać za hosting poczty e-mail


Jak korzystać z Google Apps, aby usprawnić swoją firmę: synchronizowanie spotkań i wydarzeń za pomocą Kalendarza Google

W zależności od rodzaju działalności planowanie spotkań może być prawdziwym bólem głowy. Kilku pracowników (lub tylko jeden) jest zwykle odpowiedzialnych za śledzenie i przekazywanie dat i godzin, co sprzyja wpadkom i nieodebranym spotkaniom. Dzięki Kalendarzowi Google wielu pracowników może publikować wydarzenia w jednym kalendarzu, do którego cała firma może uzyskać dostęp i odpowiednio je edytować. Ponadto kalendarze te mogą być oznaczane kolorami, dzięki czemu widz jest informowany o zmianach w spotkaniach. Administratorzy mogą również ustawiać uprawnienia do kalendarzy, dzięki czemu tylko niektórzy pracownicy mogą wyświetlać lub edytować elementy.

Greg Cross, założyciel Cross Creative, firmy zajmującej się marketingiem cyfrowym z Greenfield w stanie Indiana, mówi, że niedawno zachęcił jednego ze swoich głównych klientów do przyjęcia Kalendarza Google, aby pomóc w sortowaniu i ochronie spotkań. „[On] jest właścicielem poradni, przyszedł do mnie i powiedział: „Mamy czterech doradców i szukamy sposobu, aby nasi klienci mogli umawiać się na wizyty online i zachować ich prywatność” – mówi Cross. „Możesz to ustawić tak, aby nie pokazało, że masz sesję doradczą z „Johnem Doe” dotyczącą depresji”.

Kolejną przydatną funkcją Kalendarza Google jest możliwość tworzenia wydarzeń przez Gmaila. Po dodaniu adresu e-mail pracownika do wydarzenia w kalendarzu pracownik otrzymuje zaproszenie w celu potwierdzenia obecności. Po zatwierdzeniu każdy pracownik może przeglądać i dodawać notatki do wydarzenia.

Dig Deeper: Tech Talk: Agencja reklamowa migruje do aplikacji internetowej


Jak korzystać z Google Apps, aby usprawnić swoją firmę: usprawnienie współpracy i zarządzania projektami za pomocą Dokumentów Google Google

Dokumenty Google to aplikacja, która umożliwia wielu użytkownikom tworzenie i edytowanie dokumentów, prezentacji i arkuszy kalkulacyjnych — wszystko w internecie. Zwykle współpracownicy udostępniają dokumenty, przesyłając sobie nawzajem załączniki pocztą elektroniczną, co często skutkuje nieprawidłowymi wersjami plików i rozproszonymi, zagubionymi kopiami. W Dokumentach Google plik jest edytowany w chmurze, gdzie wersje są zapisywane i automatycznie odzyskiwane.

Podobnie jak w przypadku większości innych Aplikacji Google, administratorzy mogą ustawiać uprawnienia w Dokumentach Google, tak aby tylko niektórzy pracownicy mogli wyświetlać i udostępniać pliki. Kolejną wygodną funkcją jest możliwość eksportu dokumentów do różnych typów rozszerzeń plików, co może być pomocne w czasach, gdy klient lub klient potrzebuje pliku PDF JAK NAJSZYBCIEJ.

„Używam Dokumentów Google wewnętrznie” — mówi Cross. „Mam grafika, który pracuje tylko w niepełnym wymiarze godzin, więc zamieszczam tam wyceny i propozycje klientów”. Używanie Dokumentów Google do edytowania innych popularnych plików, takich jak plany podróży, biuletyny i artykuły, może pomóc w rozwiązaniu typowych problemów, które pojawiają się wśród pracowników podczas współpracy nad projektami.

Choć Dokumenty Google były przydatne dla wielu właścicieli firm, Wyrick z Raidious mówi, że jedną rzeczą, o której należy pamiętać, jest fakt, że ludzie z Twojego personelu będą mieli różne stopnie umiejętności obsługi komputera. Tak więc, jeśli i kiedy zaimplementujesz Dokumenty Google do tworzenia i edytowania najważniejszych plików, mówi Wyrick, pomocne może być wyznaczenie mistrza projektu, który rozumie aplikację.

„Mogą być niektórzy użytkownicy, którzy będą mniej podekscytowani zmianami” – mówi Wyrick. Radzi również nowoprzybyłym, aby często korzystali z przewodnika pomocy w witrynie Aplikacji Google.

Dig Deeper: 10 wskazówek dotyczących uruchamiania technologii


Jak korzystać z Google Apps, aby usprawnić swoją firmę: dzielenie się wiedzą firmy z Witrynami Google

Witryny Google to podstawowe narzędzie do tworzenia witryn, którego firmy mogą używać do tworzenia prywatnego intranetowego centrum informacji dla pracowników, a nawet domeny publicznej, która służy jako wizytówka Twojej firmy. Witryny Google umożliwiają importowanie informacji z innych aplikacji, takich jak kalendarz spotkań lub standardowe formularze klientów, i publikowanie ich w witrynie, aby pracownicy lub klienci mieli do nich łatwy dostęp.

„Witryny Google są jak system wiki” — mówi Hayes, który korzysta z aplikacji, aby wraz ze swoim partnerem biznesowym w Danii mógł śledzić projekty, pomysły i wykonawców firmy. „Mam sekcje utworzone dla pomysłów konkurencji, które chcemy ulepszyć, a nawet problemów, które chcemy rozwiązać w naszej firmie”.

Możesz wyznaczyć tylko niektórych pracowników, aby mieli uprawnienia administracyjne, tj. edytować i publikować informacje o witrynie, lub przyznać dostęp całemu zespołowi (zwłaszcza jeśli pracujesz z zgranym personelem).

Dig Deeper: 10 najlepszych bezpłatnych aplikacji i usług dla firm


Jak używać Google Apps do prowadzenia firmy: znajdowanie dodatkowych zasobów w Google Apps Marketplace

Jeśli aplikacje stworzone wyłącznie przez Google nie spełniają wszystkich Twoich potrzeb, nie zapomnij zajrzeć do Google Apps Marketplace, w którym znajdziesz wiele aplikacji innych firm – niektóre za darmo – które obsługują różne funkcje i zintegrować z innymi standardowymi aplikacjami. Na przykład Intuit Online Payroll umożliwia płacenie pracownikom bezpośrednio z Kalendarza Google i zapewnianie im dostępu online do odcinków wypłat. Zoho CRM to narzędzie do zarządzania relacjami z klientami, które pomaga poprawić interakcję z klientem na wiele sposobów, takich jak śledzenie i sortowanie konwersacji e-mail.

Aby rozszerzyć możliwości Kalendarza Google, Greg Cross of Cross Creative korzysta z Tungle.me, aplikacji, która umożliwia członkom publikowanie publicznych harmonogramów, przyjmowanie próśb o spotkania i ograniczanie podwójnych rezerwacji. „To naprawdę pomaga w głównym nurcie mojego przepływu pracy” – mówi Cross. „Kiedy osoba potwierdzi spotkanie, zostanie ono umieszczone w moim kalendarzu [Google], a ja otrzymuję alert na telefonie. Tak więc współpraca między tymi dwoma funkcjami działa dla mnie znakomicie”.

Według firmy Cross, Google Apps dla firm szybko staje się koniecznością i mniej zgrabnym produktem do wypróbowania. Jak mówi, interoperacyjność aplikacji wraz z dostępnością chmury daje wielu osobom możliwość efektywnego wykorzystania technologii biurowej po raz pierwszy. „Ciekawe, jak inne firmy zajmujące się oprogramowaniem przetrwają do przodu, ponieważ aplikacje internetowe to coś więcej niż tylko chwilowa moda” – mówi Cross. „To nie jest „fala przyszłości” – to właśnie teraz”.

Dig Deeper: 5 świetnych pakietów oprogramowania dla Bootstrapperów