JAK NAPISAĆ PRZEKONUJĄCE STRESZCZENIE?

Poza biznesplanami streszczenia dla kadry kierowniczej są prawdopodobnie najważniejszym ze wszystkich dokumentów biznesowych. Można śmiało powiedzieć, że prawie każda ważna decyzja w każdej firmie dowolnej wielkości obejmowała streszczenie podczas procesu decyzyjnego.

Niestety, wiele osób błędnie uważa, że streszczenie jest streszczeniem dokumentu, takim jak „Notatki na klifie”. O nie.

Celem streszczenia jest rekomendacja decyzji, a nie dostarczanie informacji. Dłuższy dokument zawiera szczegółowe dowody na to zalecenie.

Luźno oparty na rozmowach, które odbyłem z guru propozycji Tom Sant , oto jak napisać streszczenie, które przekona dyrektora (lub zespół kierowniczy) do podjęcia decyzji:

1. Opisz problem, potrzebę lub cel.

Pod słowami „PODSUMOWANIE” wyjaśnij w jednym lub dwóch zdaniach (najwyżej), dlaczego potrzebna jest decyzja. Bądź konkretny i dołącz wymierne pomiary, jeśli to możliwe.

Źle:

W tym dokumencie szczegółowo opisano rozwiązanie XYZ. Oto podsumowanie jego zawartości...

Dobrze:

Odnotowujemy spadek rocznych przychodów o 10 milionów USD z powodu awarii sieci telekomunikacyjnej.

2. Opisz pożądany rezultat.

W jednym lub dwóch zdaniach (najwyżej) opisz, co się zmieni, jeśli problem zostanie rozwiązany, potrzeba zaspokojona lub cel zostanie osiągnięty. Nie podawaj żadnych szczegółów rozwiązania.

Źle:

W rozdziale 1 opisujemy wiele zgodnych ze standardami analogowych kondensatorów strumieniowych...

Dobrze:

Według naszych szacunków (patrz punkt 1) zmniejszenie lub wyeliminowanie tych przestojów zwiększy naszą rentowność nawet o 20%.

3. Opisz proponowane rozwiązanie.

Pod słowem „PROPOZYCJA” opisz w serii krótkich akapitów element swojego rozwiązania problemu (jak w kroku 1), który przyniesie pożądany rezultat (jak w kroku 2).

W każdym akapicie zapoznaj się z sekcjami w większym dokumencie, w których szczegółowo opisano tę część rozwiązania. Spraw, aby każdy akapit był wyraźny i czytelny. Unikaj żargonu, biz-blabu i niepotrzebnych abstrakcji. Jeśli to możliwe, ułóż paragrafy w plan krok po kroku.

Źle:

Dobrze:

Aby rozwiązać powyższy problem proponujemy:

1. Kup i zainstaluj system pilotażowy. To pozwoli nam przetestować nowe oprogramowanie bez narażania naszej codziennej działalności. Wymagania dla tego systemu pilotażowego są opisane w Rozdziale 4.

[więcej kroków]

4. Wyjaśnij, jak pokonasz ryzyko.

Każda decyzja biznesowa, która nie jest oczywista, wiąże się z pewnym poziomem ryzyka. Dlatego pod nagłówkiem „RYZYKA” krótko opisz te zagrożenia i jak proponujesz je przezwyciężyć (lub dlaczego tak naprawdę nie stanowią zagrożenia).

Jeszcze raz trzymaj te akapity mocno. Używaj prostego języka. Podobnie jak w poprzednim kroku, powiąż każdy akapit z odpowiednią sekcją dłuższego dokumentu.

Źle:

Proponowane rozwiązanie jest niezależne od dostawcy i integruje się z wieloma architekturami systemowymi za pomocą dostosowanych skryptów gotowych do wykonania...

Dobrze:

Aby przekształcić cały dział obsługi klienta, będziemy musieli przeszkolić nasz personel serwisowy, co może skrócić czas reakcji działu. Planujemy jednak zmniejszyć tę możliwość, pisząc dostosowany do potrzeb podręcznik szkoleniowy.

5. Poproś o decyzję, którą chcesz podjąć.

Pod nagłówkiem „RECOMMENDATION” opisz jak najmniej słowami decyzję, którą chciałbyś, aby podjął(ą) dyrektor(y). Być specyficznym.

Jeśli decyzja dotyczy pieniędzy, podaj kwotę. Jeśli istnieją powody, dla których decyzja musi zostać podjęta w określonym czasie, ujawnij je.

Źle:

Nasze ciągłe zaniepokojenie awariami systemu telefonicznego nadal wpływa na naszą firmę i dlatego należy się nimi zająć w szybki sposób.

Dobrze:

Aby zakończyć ten projekt do końca bieżącego roku podatkowego bez zakłócania naszej bieżącej działalności, musimy wyrazić zgodę na zwiększenie budżetu IT na następny kwartał o 2 miliony USD.

Przykładowe podsumowania wykonawcze Executive

Poniżej znajdują się dwa podsumowania wykonawcze opisane powyżej, tak jak faktycznie się pojawiały. Abyście nie myśleli, że pierwszy przykład jest sztucznie nieprzezroczysty, zapewniam, że osobiście widziałem gorsze. Dużo gorsze.

Źle:

STRESZCZENIE

W tym dokumencie szczegółowo opisano rozwiązanie XYZ. Oto podsumowanie jego zawartości:

W rozdziale 1 opisujemy wiele zgodnych ze standardami analogowych kondensatorów strumieniowych...

[więcej podsumowań rozdziałów]

Wykorzystanie naszej istniejącej infrastruktury pozwoli wykorzystać wcześniejsze inwestycje technologiczne przy jednoczesnej optymalizacji wymagań dotyczących przekwalifikowania. Większa niezawodność spowoduje eksplozję naszej krytycznej produktywności, tworząc tym samym monetarną przewagę konkurencyjną. Proponowane rozwiązanie jest niezależne od dostawcy i integruje się z wieloma architekturami systemowymi za pomocą dostosowanych skryptów gotowych do wykonania.

Nasze ciągłe zaniepokojenie awariami systemu telefonicznego nadal wpływa na naszą firmę i dlatego należy się nimi zająć w szybki sposób.

Dobrze:

STRESZCZENIE

Odnotowujemy spadek rocznych przychodów o 10 milionów USD z powodu awarii sieci telekomunikacyjnej.

Według naszych szacunków (patrz punkt 1) zmniejszenie lub wyeliminowanie tych przestojów zwiększy naszą rentowność nawet o 20%.

WNIOSEK

Aby rozwiązać powyższy problem proponujemy:

Kup i zainstaluj system pilotażowy. To pozwoli nam przetestować nowe oprogramowanie bez narażania naszej codziennej działalności. Wymagania dla tego systemu pilotażowego są opisane w Rozdziale 4.

[więcej kroków]

RYZYKA

Możliwość skrócenia czasu odpowiedzi . Na etapie 3 powyższego planu będziemy musieli przeszkolić nasz personel serwisowy, co może tymczasowo skrócić średni czas reakcji działu. Planujemy jednak zmniejszyć tę możliwość, pisząc dostosowany do potrzeb podręcznik szkoleniowy.

[więcej zagrożeń]

REKOMENDACJE