E-maile to najpopularniejszy dokument w świecie biznesu. Niestety, wiele e-maili jest tak kiepsko napisanych, że odbiorcy muszą mieć trudności z ustaleniem, dlaczego czytają e-mail i co mają z tym zrobić.
Uwaga: aby doskonalić swoje umiejętności e-mailowe, zarejestruj się na my bezpłatny cotygodniowy biuletyn.
Cindy Herron i Glenn Braggs
Oto niezawodna metoda pisania e-maili, które załatwią sprawę.
1. Miej na uwadze konkretną decyzję.
Celem e-maila jest: zawsze aby skłonić odbiorcę (odbiorców) do podjęcia jakiejś decyzji. W przeciwnym razie po co zawracać sobie głowę pisaniem tego?
Dlatego zanim coś napiszesz, zadaj sobie pytanie: dokładnie jaką decyzję mam podjąć odbiorca?
Jak w przypadku każdego pisma biznesowego, niejasność jest przeciwieństwem użyteczności. Im wyraźniejszy cel, tym bardziej przekonujący będzie Twój e-mail.
2. Zacznij od napisania swojego wniosku.
Twój wniosek jest stwierdzeniem decyzji, którą chcesz, aby odbiorca podjął na podstawie treści Twojego e-maila.
W szkole prawdopodobnie nauczyli cię zaczynać od wstępu i kończyć wnioskiem. Źle.
Nikt w świecie biznesu nie ma czasu na wędrowanie przez rozwój pomysłu. Jeśli nie podasz im od razu powodu wiadomości e-mail, prawdopodobnie pójdą dalej.
Więc zaczynasz od swojego wniosku. Załóżmy na przykład, że Twoim celem jest skłonienie szefa do zatwierdzenia własnej siłowni.
ŹLE:
Jim,
Jak wiecie, absencja pracowników jest powszechnie uznawana za ciągły problem o dużym wpływie finansowym, zarówno w naszej firmie, jak iw innych firmach z naszych branż. [bla, bla, bla] Dlatego powinniśmy rozważyć przeznaczenie pieniędzy na zainstalowanie siłowni w naszej siedzibie głównej.
DOBRZE:
Jim,
Chcę, żebyś zatwierdziła instalację własnej siłowni.
3. Ułóż argumenty wspierające na „strawne kawałki”.
Po sformułowaniu wniosku, ułóż argumenty, które wspierają Twój wniosek (tj. Decyzję, którą chcesz podjąć). Aby Twoje argumenty były „strawne”, podziel je na małe „kawałki” i przedstaw każdy punkt w podobnym formacie i strukturze zdania.
ŹLE:
Zgodnie z niedawno opublikowanym raportem rządowym, sprawność fizyczna grupy jest niezwykle ważna, mimo że bardzo niewiele firm faktycznie jest w nią zaangażowanych! Wiele firm identyfikuje sprawność fizyczną jako niedowartościowany atut konkurencyjny, ale nie ma planu poprawy w tym obszarze, mimo że sprawność fizyczna jest silnie powiązana z ekonomicznym i osobistym sukcesem firmy i jednostki. Czuję, że jeśli nie zajmiemy się kwestią sprawności fizycznej, która zwiększa produktywność w miejscu pracy, zostaniemy w tyle.
DOBRZE:
Wewnętrzna siłownia:
- Zmniejszenie absencji.
- Zwiększenie ogólnej produktywności.
4. Wzmocnij każdy argument dowodami.
Mówi się, że każdy ma dwie rzeczy: zwieracz i opinię. O ile nie podasz faktów, które poprą twoje argumenty, twój e-mail stanie się jedną gigantyczną opinią, a tym samym w oczach odbiorcy będziesz prawdopodobnie wyglądał jak jeden, gigant... no cóż..., masz pomysł .
ŹLE:
Własna siłownia zmniejszy absencję, ponieważ wtedy ludzie będą chcieć przychodzić do pracy, a nie zostać w domu i nie będą tak bardzo chorować.
DOBRZE:
- Zmniejszenie absencji. Według ankiety przeprowadzonej przez Narodowy Instytut Zdrowia wśród 1000 firm, firmy posiadające własne siłownie doświadczają o 20% mniej absencji niż te, które nie mają takich udogodnień.
5. Powtórz swój wniosek jako „wezwanie do działania”.
Na końcu wiadomości e-mail powtórz wniosek w sposób, który zapewni odbiorcy kolejny krok, który odbiorca musi wykonać, zakładając, że odbiorca zgadza się teraz z twoim wnioskiem, w oparciu o siłę twoich argumentów i dowodów. Zachowaj prostotę i konkretność.
ŹLE:
Twoje wsparcie dla tego projektu byłoby bardzo mile widziane.
DOBRZE:
Jeśli odpowiesz na ten e-mail za Twoją zgodą, rozpocznę proces.
życie poniżej zera Kate Basich
6. Wstaw korzyść w temacie.
Twój wiersz tematu (aka „tytuł”) jest najważniejszą częścią e-maila, dlatego piszesz go na końcu, po spisaniu zarówno swojego wniosku, jak i argumentów i dowodów na poparcie tego wniosku.
Idealnie, wiersz tematu powinien spełniać dwa ważne zadania: 1) zainteresować odbiorcę na tyle, aby wiadomość została otwarta i przeczytana, oraz 2) sugerować wniosek, który chcesz, aby odbiorca zaakceptował.
W większości przypadków najlepszym sposobem realizacji obu zadań jest uchwycenie korzyści (lub korzyści), która będzie wynikać z decyzji, którą chciałbyś, aby podjął odbiorca.
ŹLE:
Temat: Wpływ na zdrowie wewnętrznych programów fitness dla pracowników
DOBRZE:
Temat: Jak możemy zmniejszyć absencję?
Podsumowując, oto dwa e-maile:
ŹLE:
Do: Jim@Acme.com
Temat: Wpływ na zdrowie wewnętrznych programów fitness dla pracowników
Jim,
Jak wiecie, absencja pracowników jest powszechnie uznawana za ciągły problem o silnym wpływie finansowym, zarówno w naszej firmie, jak i w innych firmach z naszych branż. . Własna siłownia zmniejszy absencję, ponieważ wtedy ludzie będą chcieć przychodzić do pracy, a nie zostać w domu i nie będą tak bardzo chorować. Dlatego powinniśmy rozważyć przeznaczenie pieniędzy na instalację siłowni w naszym obiekcie centralnym. Twoje wsparcie dla tego projektu byłoby bardzo mile widziane.
Jill
DOBRZE:
Do: Jim@Acme.com
Temat: Jak możemy zmniejszyć absencję?
Jim,
Chcę, żebyś zatwierdziła instalację własnej siłowni. Spowoduje to:
- Zmniejszenie absencji. Według ankiety przeprowadzonej przez Narodowy Instytut Zdrowia wśród 1000 firm, firmy posiadające własne siłownie doświadczają o 20% mniej absencji niż te, które nie mają takich udogodnień.
- Zwiększ produktywność. Mamy o 50% większą absencję niż inne firmy w naszej branży, więc zmniejszenie tej liczby o 20% automatycznie zwiększy naszą produktywność o 10%.
Jeśli odpowiesz na ten e-mail za Twoją zgodą, rozpocznę proces.
Jill
Poważnie, który z tych dwóch e-maili jest bardziej prawdopodobny, aby popchnąć Twój plan do przodu?
Polub ten post? Jeśli tak, zarejestruj się na bezpłatny biuletyn o źródle sprzedaży .
