Pracując od ponad 25 lat zarówno ze start-upami, jak i dużymi firmami, widziałem, jak dyrektorzy są tak zakochani w swoich „destrukcyjnych” wizjach przyszłości, że zaniedbują krótkoterminowe plany, dzięki którym wszystko działa. Widziałem również liderów tak skupionych na wdrażaniu, że tracili z oczu swój cel i strategię.
Prawdziwy sukces pojawia się, gdy połączysz duży obraz z konkretnym działaniem. Na przykład średniej wielkości firma produkcyjna, z którą ostatnio współpracowałem, chciała stworzyć strategię biznesową. Wyzwaniem było to, że ich liderzy realizowali tak wiele projektów, że ludzie ledwo mieli czas na wspólne spotkanie, aby sformułować swój plan. W końcu zespół wykonawczy spotkał się i wymienił swoje najważniejsze możliwości na ten rok. Następnie przyjrzeliśmy się im z nowego strategicznego punktu widzenia — zamiast nakreślać „plany”, zdefiniowali „karty” projektów dla każdego z nich. W ten sposób mogli się cofnąć i zobaczyć swoje portfolio możliwości dzięki nowemu obiektywowi, który pomógł im zmienić priorytety i zapewnić finansowanie projektów z największymi korzyściami.
Karta projektu to bardzo krótki dokument, najlepiej jednostronicowy, który zawiera listę ogólnych celów i czynników sukcesu dla ich osiągnięcia. Zasadniczo jest to ściągawka, która pozwala Tobie i Twojemu zespołowi skoncentrować się na tym, co ma największe znaczenie w czasie.
Tworząc kartę projektu, rozważ następujące kategorie i pytania:
- Jaki jest Twój ogólny cel? (Jaki jest główny problem lub szansa, którą się zajmiesz?)
- Jaki jest zakres? (Co będziesz robić, a czego wyraźnie nie robić w ramach projektu?)
- Kto jest zaangażowany? (Jakie osoby lub grupy muszą być zaangażowane i jaką rolę odgrywają?)
- Jakie jest uzasadnienie biznesowe? (Jakie korzyści finansowe lub inne przyniesie projekt dla organizacji, klientów lub innych interesariuszy?)
- Jakie są mierniki sukcesu? (Jakich wymiernych wskaźników użyjesz do oceny sukcesu?)
- Jakie zasoby są wymagane? (Jakie fundusze, czas, materiały lub inne zasoby są potrzebne?)
- Jaka jest oś czasu? (Jakie są główne fazy lub kamienie milowe?)
- Jakie są zagrożenia? (Jakie przeszkody mogą uniemożliwić sukces?)
- Jakie są czynniki sukcesu? (Co należy zrobić lub wprowadzić, aby zapewnić sukces?)
Możesz łatwo modyfikować pytania, aby dopasować je do swoich potrzeb, dodając lub zastępując niektóre z pytań wymienionych powyżej.
Karta projektu jest strategicznym narzędziem do komunikowania tego, co robisz i jak, bez gubienia się w chwastach. Najlepsi liderzy angażują swoje zespoły w budowanie karty od podstaw, ponieważ wiedzą, że ludzie wspierają to, co pomagają tworzyć.