Komunikacja ustna opisuje każdy rodzaj interakcji, w której wykorzystuje się słowa mówione, i jest istotną, integralną częścią świata biznesu, zwłaszcza w erze nazywanej erą informacji. „Zdolność do efektywnego komunikowania się poprzez mówienie i pisanie jest bardzo ceniona i wymagana w biznesie” – napisali w swojej książce Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt i Jane Thomas. Skuteczna komunikacja biznesowa . „Znajomość treści funkcjonalnych obszarów biznesu jest ważna, ale ożywianie tych pomysłów — na spotkaniach lub w indywidualnych prezentacjach — wymaga skutecznej prezentacji ustnej”. Typy komunikacji ustnej powszechnie stosowane w organizacji obejmują spotkania personelu, dyskusje osobiste, prezentacje, dyskurs telefoniczny i nieformalne rozmowy. Komunikacja ustna z osobami spoza organizacji może przybrać formę spotkań twarzą w twarz, rozmów telefonicznych, przemówień, telekonferencji lub wideokonferencji.
Umiejętności zarządzania rozmowami są niezbędne dla właścicieli małych firm i menedżerów, którzy często biorą na siebie duży ciężar w takich obszarach, jak prezentacje dla klientów/klientów, rozmowy kwalifikacyjne z pracownikami i prowadzenie spotkań. Aby komunikacja ustna była skuteczna, powinna być jasna, odpowiednia, taktowna w frazeologii i tonie, zwięzła i pouczająca. Prezentacje lub rozmowy, które noszą te cechy, mogą być nieocenionym narzędziem zapewniającym dobrą kondycję i rozwój firmy. Z drugiej strony niejasna, niedokładna lub nierozważna komunikacja biznesowa może marnować cenny czas, zrażać pracowników lub klientów oraz niszczyć dobrą wolę kierownictwa lub całej firmy.
ODPOWIEDŹ USTNA
Publiczna prezentacja jest powszechnie uznawana za najważniejszy z różnych gatunków ustnej komunikacji biznesowej. Podobnie jak w przypadku wszystkich rodzajów komunikacji, pierwszym krokiem w przygotowaniu wystąpienia publicznego lub uwag jest określenie zasadniczego celu/celu komunikacji. Jak zauważają Hildebrandt, Murphy i Thomas, prezentacje biznesowe mają zazwyczaj jeden z trzech ogólnych celów: przekonywać, informować, instruować lub bawić. Z celu wyjdą główne idee, które zostaną zawarte w prezentacji. Te pomysły powinny być dokładnie zbadane i dostosowane do potrzeb odbiorców.
Pomysły powinny być następnie zorganizowane tak, aby zawierały wstęp, główną treść lub tekst oraz podsumowanie lub zakończenie. Albo, jak mówi stare porzekadło o wygłaszaniu przemówień: „Powiedz im, co zamierzasz im powiedzieć, powiedz im i powiedz im, co im powiedziałeś”. Wstęp powinien zainteresować słuchacza i ustalić temat pozostałej części prezentacji. Główny organ powinien koncentrować się na punktach nacisku. Konkluzja powinna ponownie określić kluczowe punkty i podsumować nadrzędne przesłanie, które jest przekazywane.
ile dzieci ma Tia Torres?
Pomoce wizualne mogą być przydatnym elementem niektórych prezentacji. Niezależnie od tego, czy są wyświetlane z komputera PC, wyświetlane na tablicach kredowych, tablicach suchościeralnych czy flipchartach, pomoce wizualne powinny być znaczące, kreatywne i interesujące, aby pomóc mówcy w przekazaniu wiadomości. Kluczem do skutecznego wykorzystania pomocy wizualnych jest to, aby wspierały one temat prezentacji, pomagały w jej przekazie, ale nie przeszkadzały, ponieważ są niechlujne, skomplikowane, a nawet zbyt zabawne.
Po zorganizowaniu prezentacji i wybraniu pomocy wizualnych, mówca powinien przeprowadzić próbę na głos i w razie potrzeby skorygować ją, aby dopasować się do ograniczeń czasowych i zapewnić dokładne omówienie głównych punktów. Pomocne może być ćwiczenie przed lustrem lub przed przyjacielem, aby nabrać pewności siebie. Dobra prezentacja ustna będzie zawierać frazy przejściowe, które pomogą słuchaczom poruszać się po materiale i nie będą zbyt długie ani zbyt techniczne. Ważne jest również, aby mówca przewidział pytania, jakie mogą mieć publiczność i albo zamieścił te informacje w prezentacji, albo był przygotowany do odpowiedzi na nie podczas sesji pytań i odpowiedzi pod koniec prezentacji. Profesjonalna i uprzejma prezentacja to kolejny klucz do skutecznej komunikacji, niezależnie od tego, czy jest to konferencja, bankiet, świąteczny obiad, czy rekolekcje dla kadry zarządzającej. „Zrozum, że kiedy przemawiasz na imprezie biznesowej, reprezentujesz swoją firmę i swoje biuro w tej firmie” – stwierdził Steve Kaye w Rozwiązania IIE . „Wykorzystaj to wydarzenie jako okazję do promocji dobrej woli. Unikaj skarg, krytyki lub kontrowersji. To zrazi publiczność i szybko zniszczy twoją wiarygodność. Zamiast tego porozmawiaj o tym, co publiczność chce usłyszeć. Chwal swojego gospodarza, szanuj okazję i komplementuj uczestników. Promieniuj sukcesem i optymizmem”.
Prezentacje ustne mogą być wygłaszane doraźnie (z konspektu lub notatek); czytając z rękopisu; lub z pamięci. Podejście doraźne jest często reklamowane jako metoda, która pozwala mówcy na nawiązanie kontaktu wzrokowego i rozwinięcie relacji z publicznością przy jednoczesnym przekazywaniu istotnych informacji. Czytanie z rękopisu jest częściej wykorzystywane do dłuższej i/lub szczegółowej komunikacji, która obejmuje wiele tematów. Tymczasem zapamiętywanie jest zwykle używane tylko do krótkich i/lub nieformalnych dyskusji.
Wygłaszanie skutecznych prezentacji ustnych wymaga od mówcy rozważenia wysokości, tempa i głośności głosu. Ważne jest uwzględnienie zmian w tonacji głosu, aby zwiększyć nacisk i uniknąć monotonii. Pomocne jest również zróżnicowanie tempa mówienia i wprowadzenie pauz, aby umożliwić słuchaczowi zastanowienie się nad konkretnymi elementami ogólnego przesłania. Znalezienie odpowiedniej objętości ma również kluczowe znaczenie dla powodzenia prezentacji. Na koniec mówcy powinni uważać, aby nie dodawać obcych słów lub dźwięków — takich jak „um”, „wiesz” lub „w porządku” — między słowami lub zdaniami w prezentacji.
Elementy niewerbalne, takie jak postawa, gesty i mimika, są również ważnymi czynnikami w rozwijaniu dobrych umiejętności komunikacji ustnej. „Twój wygląd zewnętrzny odzwierciedla twój wewnętrzny nastrój” – potwierdzili Hildebrandt, Murphy i Thomas. „Tak więc dobra postawa sugeruje opanowanie i pewność siebie; nie stój na baczność, ani nie bądź niechlujny, udrapowany na podium, ale wyprostowany, z ciężarem mniej więcej równomiernie rozłożonym na obie stopy. Niektóre ruchy mogą być pomocne w utrzymaniu uwagi słuchaczy lub w zwiększeniu nacisku, ale należy unikać ciągłego zmieniania lub tempa. Podobnie gesty dłoni i ramion mogą być używane do wskazywania, opisywania lub podkreślania, ale powinny być zróżnicowane, starannie zaplanowane i dostosowane do odbiorców. Wreszcie, dobrzy mówcy powinni nawiązywać częsty kontakt wzrokowy z publicznością, wyrażać zainteresowanie prezentowanymi pomysłami i ubierać się w sposób odpowiedni do danej okazji.
Właściciele małych firm odzwierciedlają ogólną populację, ponieważ ich entuzjazm do wystąpień publicznych różni się znacznie w zależności od osoby. Niektórzy przedsiębiorcy cieszą się zainteresowaniem i rozwijają się w miejscach, które wymagają publicznych prezentacji (formalnych lub nieformalnych). Inni są mniej biegli w wystąpieniach publicznych i unikają umieszczania ich w takich sytuacjach. Jednak konsultanci biznesowi zachęcają przedsiębiorców do traktowania prezentacji publicznych i umiejętności komunikacji ustnej jako potencjalnie nieocenionego narzędzia rozwoju biznesu. „Możesz rozważyć zatrudnienie trenera prezentacji lub wzięcie udziału w warsztatach poświęconych prezentacji biznesowej” – radzi Kaye. „Te usługi mogą pokazać, jak zmaksymalizować swój wpływ podczas mówienia. W rzeczywistości uczenie się takich umiejętności jest długoterminową inwestycją w przyszłość skutecznego lidera”.
BIBLIOGRAFIA
Hardingham, Alison. „Naładowany intencją”. Zarządzanie ludźmi . 30 marca 2000 r.
Holmes, Godfrey. „Pomyłka taktyczna”. Księgowość . Czerwiec 2000.
Kaye, Steve. „Zrób wrażenie ze stylem: wskazówki dotyczące prezentacji dla liderów”. Rozwiązania IIE . Marzec 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt i Jane P. Thomas. Skuteczna komunikacja biznesowa . Wydanie siódme. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., Techniki prezentacji. Amerykański sprzedawca . Styczeń 2005.
