Organizacja, w swojej najbardziej podstawowej definicji, to zespół ludzi pracujących razem, aby osiągnąć wspólne cele poprzez podział pracy. Organizacja zapewnia środki do wykorzystania indywidualnych mocnych stron w grupie, aby osiągnąć więcej, niż można osiągnąć dzięki wspólnym wysiłkom członków grupy pracujących indywidualnie. Organizacje biznesowe są tworzone w celu dostarczania towarów lub usług konsumentom w taki sposób, aby mogli oni osiągnąć zysk po zawarciu transakcji. Przez lata analitycy biznesowi, ekonomiści i badacze akademiccy zastanawiali się nad kilkoma teoriami, które próbują wyjaśnić dynamikę organizacji biznesowych, w tym sposoby, w jakie podejmują decyzje, rozdzielają władzę i kontrolę, rozwiązują konflikty oraz promują lub opierają się zmianom organizacyjnym. Jak podsumował Jeffrey Pfeffer w: Nowe kierunki teorii organizacji , studia nad teorią organizacji zapewniają „interdyscyplinarne skupienie się na a) wpływie organizacji społecznych na zachowanie i postawy jednostek w ich obrębie, b) wpływie indywidualnych cech i działań na organizację”, c) wydajności, sukcesie i przetrwaniu organizacji, d) wzajemny wpływ środowisk, w tym zasobów i zadań, środowisk politycznych i kulturowych na organizacje i odwrotnie, oraz e) dotyczy zarówno epistemologii, jak i metodologii, które są podstawą badań nad każdym z tych tematów”.
Spośród różnych teorii organizacyjnych, które badano w tej dziedzinie, teoria systemów otwartych wyłoniła się jako być może najbardziej znana, ale inne też mają swoich zwolenników. Rzeczywiście, niektórzy badacze teorii organizacji proponują mieszanie różnych teorii, twierdząc, że przedsiębiorstwo przyjmie różne strategie organizacyjne w reakcji na zmiany w warunkach konkurencji, konstrukcji strukturalnej i doświadczeniach.
TŁO
Współczesna teoria organizacji jest zakorzeniona w koncepcjach opracowanych na początku rewolucji przemysłowej pod koniec XIX i na początku XX wieku. Duże znaczenie w tym okresie miały badania niemieckiego socjologa Maxa Webera (1864—1920). Weber uważał, że biurokracje obsadzone przez biurokratów stanowią idealną formę organizacyjną. Weber oparł swoją modelową biurokrację na władzy prawnej i absolutnej, logice i porządku. W wyidealizowanej strukturze organizacyjnej Webera obowiązki pracowników są jasno określone, a zachowanie ściśle kontrolowane przez zasady, zasady i procedury.
Teorie organizacji Webera, podobnie jak inne z tamtego okresu, odzwierciedlały bezosobowy stosunek do ludzi w organizacji. Rzeczywiście, siła robocza, z jej osobistymi słabościami i niedoskonałościami, była uważana za potencjalną szkodę dla wydajności każdego systemu. Chociaż jego teorie są obecnie uważane za mechanistyczne i przestarzałe, poglądy Webera na temat biurokracji dostarczyły ważnego wglądu w ówczesne koncepcje wydajności procesów, podziału pracy i władzy.
Innym ważnym twórcą teorii organizacji na początku XX wieku był Henri Fayol. Przypisuje mu się identyfikowanie planowania strategicznego, rekrutacji personelu, motywowania pracowników i wskazówek dla pracowników (poprzez zasady i procedury) jako ważnych funkcji kierowniczych w tworzeniu i odżywianiu odnoszącej sukcesy organizacji.
Teorie Webera i Fayola znalazły szerokie zastosowanie na początku iw połowie XX wieku, po części pod wpływem Fredericka W. Taylora (1856-1915). W książce z 1911 roku pt Zasady zarządzania naukowego Taylor przedstawił swoje teorie i ostatecznie wdrożył je w amerykańskich fabrykach. Przypisuje mu się pomoc w określeniu roli szkoleń, zachęt płacowych, doboru pracowników i standardów pracy w wydajności organizacji.
W latach trzydziestych badacze zaczęli przyjmować mniej mechaniczny pogląd na organizacje i zwracać większą uwagę na wpływy człowieka. Rozwój ten był motywowany kilkoma badaniami, które rzucają światło na funkcję ludzkiego spełnienia w organizacjach. Najbardziej znanym z nich były prawdopodobnie tak zwane badania głogu. Badania te, prowadzone głównie pod kierunkiem badacza z Harvard University Eltona Mayo, przeprowadzono w połowie lat 20. i 30. XX wieku w fabryce Western Electric Company znanej jako Hawthorn Works. Firma chciała określić, w jakim stopniu warunki pracy wpływają na produkcję.
Co zaskakujące, badania nie wykazały żadnej znaczącej pozytywnej korelacji między warunkami w miejscu pracy a produktywnością. Na przykład w jednym z badań produktywność pracowników wzrastała, gdy oświetlenie wzrosło, ale również wzrosła, gdy oświetlenie zostało zmniejszone. Wyniki badań wykazały, że wrodzone siły ludzkiego zachowania mogą mieć większy wpływ na organizacje niż mechaniczne systemy motywacyjne. Spuścizna badań Hawthorn i innych organizacyjnych wysiłków badawczych tego okresu kładła nacisk na znaczenie interakcji indywidualnych i grupowych, humanistycznych umiejętności zarządzania i relacji społecznych w miejscu pracy.
Skupienie się na ludzkich wpływach w organizacjach było najbardziej widoczne w integracji „hierarchii ludzkich potrzeb” Abrahama Maslowa z teorią organizacji. Teorie Maslowa wprowadziły do teorii organizacji dwie ważne implikacje. Po pierwsze, ludzie mają różne potrzeby i dlatego muszą być motywowani różnymi bodźcami, aby osiągnąć cele organizacyjne. Druga z teorii Maslowa zakładała, że potrzeby ludzi zmieniają się w czasie, co oznacza, że w miarę zaspokajania potrzeb osób znajdujących się niżej w hierarchii pojawiają się nowe potrzeby. Te założenia doprowadziły na przykład do uznania, że pracownicy linii montażowej mogą być bardziej wydajni, jeśli zaspokoi więcej ich osobistych potrzeb, podczas gdy przeszłe teorie sugerowały, że nagrody pieniężne są jedynym lub głównym motywatorem.
Douglas McGregor skontrastował teorię organizacji, która pojawiła się w połowie XX wieku, z wcześniejszymi poglądami. W latach pięćdziesiątych McGregor zaproponował swoją słynną teorię X i teorię Y, aby wyjaśnić różnice. Teoria X obejmowała stary pogląd na pracowników, który głosił, że pracownicy wolą być kierowani, chcą uniknąć odpowiedzialności i cenią przede wszystkim bezpieczeństwo finansowe.
McGregor uważał, że organizacje, które przyjęły teorię Y, są ogólnie bardziej produktywne. Ta teoria głosiła, że ludzie mogą nauczyć się akceptować i poszukiwać odpowiedzialności; większość ludzi posiada wysoki stopień wyobraźni i zdolności rozwiązywania problemów; pracownicy są zdolni do skutecznego samodzielnego kierowania; i że samorealizacja jest jedną z najważniejszych nagród, jakie organizacje mogą zapewnić swoim pracownikom.
TEORIA SYSTEMÓW OTWARTYCH
Tradycyjne teorie uważały organizacje za systemy zamknięte, autonomiczne i odizolowane od świata zewnętrznego. Jednak w latach 60. pojawiły się bardziej holistyczne i humanistyczne ideologie. Uznając, że tradycyjna teoria nie uwzględniła wielu wpływów środowiskowych, które miały wpływ na wydajność organizacji, większość teoretyków i badaczy przyjęła pogląd na organizacje oparte na systemach otwartych.
Termin „systemy otwarte” odzwierciedla nowo odkryte przekonanie, że wszystkie organizacje są wyjątkowe — po części ze względu na wyjątkowe środowisko, w którym działają — i że powinny być skonstruowane tak, aby uwzględniały wyjątkowe problemy i możliwości. Na przykład badania przeprowadzone w latach sześćdziesiątych wykazały, że tradycyjne organizacje biurokratyczne generalnie nie odniosły sukcesu w środowiskach, w których technologie lub rynki szybko się zmieniały. Nie zdali sobie również sprawy ze znaczenia regionalnych wpływów kulturowych w motywowaniu pracowników.
Wpływy środowiskowe, które wpływają na systemy otwarte, można opisać jako specyficzne lub ogólne. Specyficzne środowisko odnosi się do sieci dostawców, dystrybutorów, agencji rządowych i konkurentów, z którymi przedsiębiorstwo wchodzi w interakcje. Ogólne środowisko obejmuje cztery wpływy, które emanują z obszaru geograficznego, w którym działa organizacja. To są:
- Wartości kulturowe, które kształtują poglądy na temat etyki i determinują względną wagę różnych zagadnień.
- Warunki gospodarcze, które obejmują wzrost gospodarczy, recesję, bezrobocie w regionie i wiele innych regionalnych czynników, które wpływają na zdolność firmy do rozwoju i prosperowania. Wpływy ekonomiczne mogą również częściowo dyktować rolę organizacji w gospodarce.
- Otoczenie prawne/polityczne, które skutecznie pomaga w alokacji władzy w społeczeństwie i egzekwowaniu prawa. Systemy prawne i polityczne, w których funkcjonuje system otwarty, mogą odgrywać kluczową rolę w określaniu długoterminowej stabilności i bezpieczeństwa przyszłości organizacji. Systemy te są odpowiedzialne za tworzenie żyznego środowiska dla społeczności biznesowej, ale są również odpowiedzialne za zapewnienie – poprzez przepisy dotyczące działalności i opodatkowania – że potrzeby większej społeczności są zaspokajane.
- Jakość edukacji, która jest ważnym czynnikiem w wysokich technologiach i innych branżach wymagających wykształconej siły roboczej. Firmy będą mogły lepiej obsadzać takie stanowiska, jeśli będą działać w regionach geograficznych, które charakteryzują się silnym systemem edukacji.
Teoria systemów otwartych zakłada również, że wszystkie duże organizacje składają się z wielu podsystemów, z których każdy otrzymuje dane wejściowe z innych podsystemów i przekształca je w dane wyjściowe do wykorzystania przez inne podsystemy. Podsystemy niekoniecznie są reprezentowane przez działy w organizacji, ale mogą zamiast tego przypominać wzorce działalności.
Ważnym rozróżnieniem między teorią systemów otwartych a bardziej tradycyjnymi teoriami organizacji jest to, że ta pierwsza zakłada hierarchię podsystemów, co oznacza, że nie wszystkie podsystemy są jednakowo istotne. Co więcej, awaria jednego podsystemu niekoniecznie pokrzyżuje cały system. Natomiast tradycyjne teorie mechanistyczne zakładały, że usterka jakiejkolwiek części systemu będzie miała równie wyniszczający wpływ.
PODSTAWOWE CECHY ORGANIZACYJNE
Organizacje różnią się znacznie pod względem wielkości, funkcji i makijażu. Niemniej jednak działalność prawie wszystkich organizacji — od międzynarodowej korporacji po nowo otwarte delikatesy — opiera się na podziale pracy; struktura decyzyjna; oraz zasady i polityki. Stopień formalności, z jakim podchodzi się do tych aspektów biznesu, jest bardzo zróżnicowany w świecie biznesu, ale te cechy są nieodłączne w każdym przedsiębiorstwie biznesowym, które wykorzystuje talenty więcej niż jednej osoby.
Organizacje stosują podział pracy zarówno w pionie, jak iw poziomie. Podział pionowy obejmuje trzy podstawowe poziomy — górny, środkowy i dolny. Główną funkcją menedżerów najwyższego szczebla lub kierownictwa jest zwykle planowanie długoterminowej strategii i nadzorowanie menedżerów średniego szczebla. Menedżerowie średniego szczebla zazwyczaj kierują codziennymi działaniami organizacji i zarządzają strategią najwyższego poziomu. Menedżerowie i pracownicy niższego szczebla wdrażają strategię i wykonują określone zadania niezbędne do utrzymania funkcjonowania organizacji.
Organizacje również dzielą pracę horyzontalnie, definiując grupy zadań lub działy i przypisując do tych grup pracowników o odpowiednich umiejętnościach. Jednostki liniowe pełnią podstawowe funkcje biznesowe, natomiast jednostki kadrowe wspierają jednostki liniowe fachową wiedzą i usługami. Ogólnie rzecz biorąc, jednostki liniowe koncentrują się na dostawach, produkcji i dystrybucji, podczas gdy jednostki personalne zajmują się głównie operacjami wewnętrznymi i kontrolami lub działaniami PR.
Struktury decyzyjne, druga podstawowa cecha organizacyjna, służą do organizowania władzy. Struktury te różnią się w zależności od operacji pod względem stopnia centralizacji i decentralizacji. Scentralizowane struktury decyzyjne określa się mianem „wysokich” organizacji, ponieważ ważne decyzje zwykle pochodzą z wysokiego poziomu i są przekazywane kilkoma kanałami, aż dotrą do niższego końca hierarchii. I odwrotnie, organizacje płaskie, które mają zdecentralizowane struktury decyzyjne, zatrudniają tylko kilka poziomów hierarchicznych. Takie organizacje zazwyczaj kierują się filozofią zarządzania, która jest przychylnie nastawiona do jakiejś formy upodmiotowienia pracowników i indywidualnej autonomii.
Sformalizowany system zasad i polityk jest trzecią standardową cechą organizacyjną. Zasady, polityki i procedury służą jako szablony wskazówek kierowniczych we wszystkich sektorach produkcji i zachowań organizacyjnych. Mogą dokumentować najskuteczniejsze sposoby wykonania zadania lub określać standardy nagradzania pracowników. Sformalizowane zasady zapewniają menedżerom więcej czasu na inne problemy i możliwości oraz pomagają zapewnić, że różne podsystemy organizacji działają wspólnie. Oczywiście źle przemyślane lub źle wdrożone przepisy mogą w rzeczywistości mieć negatywny wpływ na wysiłki biznesowe mające na celu wytwarzanie towarów lub usług w dochodowy lub zadowalający sposób.
W ten sposób organizacje można sklasyfikować jako nieformalne lub formalne, w zależności od stopnia sformalizowania zasad w ich strukturach. W organizacjach formalnych, jak twierdzą badacze, kierownictwo ustaliło, że stosunkowo bezosobowe relacje między jednostkami a firmą, dla której pracują, są postrzegane jako najlepsze środowisko do osiągania celów organizacyjnych. Podwładni mają mniejszy wpływ na proces, w którym uczestniczą, a ich obowiązki są wyraźniej sprecyzowane.
Jessie James Decker prawdziwy tata
Z drugiej strony, organizacje nieformalne rzadziej przyjmują lub stosują się do znaczącego kodeksu pisemnych zasad lub polityk. Zamiast tego jednostki są bardziej skłonne do przyjmowania wzorców zachowań, na które wpływa wiele czynników społecznych i osobistych. Zmiany w organizacji są rzadziej wynikiem autorytatywnego dyktatu, a częściej wynikiem układu zbiorowego członków. Organizacje nieformalne są bardziej elastyczne i bardziej reagują na wpływy zewnętrzne. Jednak niektórzy krytycy twierdzą, że takie rozwiązania mogą również zmniejszać zdolność menedżerów najwyższego szczebla do wprowadzania szybkich zmian.
TEORIA ORGANIZACYJNA W LATACH 80. I 90. XX wieku
W latach osiemdziesiątych wiele nowych teorii systemu organizacyjnego zyskało dużą uwagę. Należą do nich Theory Z, połączenie amerykańskich i japońskich praktyk zarządzania. Ta teoria była bardzo widoczna, po części z powodu dobrze udokumentowanej poprawy produktywności w Japonii – oraz trudności produkcyjnych w Stanach Zjednoczonych – w ciągu tej dekady. Pojawiły się również inne teorie lub adaptacje istniejących teorii, które większość obserwatorów uznała za wskaźnik stale zmieniającego się środowiska w biznesie i przemyśle.
Badania nad organizacjami i ich strukturami zarządzania i produkcji oraz filozofiami nadal kwitły przez całe lata 90-te XX wieku. Rzeczywiście, zrozumienie różnych zasad organizacyjnych nadal jest postrzegane jako kluczowe dla sukcesu wszelkiego rodzaju organizacji — od agencji rządowych po biznes — o różnych kształtach i rozmiarach, od konglomeratów po małe firmy. Badanie jest kontynuowane i chociaż naukowcy są dalecy od jednej teorii rozwoju organizacji, każde poważne przedsięwzięcie akademickie powiększa bazę wiedzy na ten temat. Zmiany w sposobach, w jakie komunikujemy się i inne, spowodowane postępem technologicznym, prawdopodobnie stworzą więcej okazji do nauki. W miarę jak zmieniają się nasze społeczeństwa, zmieniają się również sposoby działania naszych organizacji.
BIBLIOGRAFIA
Właz, Mary Jo. Teoria organizacji: perspektywa nowoczesna, symboliczna i postmodernistyczna . OUP-USA, 1997.
Nickelson, Jack A. i Todd R. Zenger. „Bycie wydajnie zmiennym: dynamiczna teoria wyboru organizacyjnego”. Nauka o organizacji . wrzesień-październik 2002.
Pfeffer, Jeffrey. Nowe kierunki teorii organizacji: problemy i perspektywy Pro . Oxford University Press, 1997.
Putnam, Linda L. i Fredrick M. Jablin. Nowy podręcznik komunikacji organizacyjnej: postęp w teorii, badaniach i metodach . Sage Publications Inc., grudzień 2004.
Wagner-Tsukamoto, Zygmunt. Teoria natury i organizacji człowieka . Wydawnictwo Edwarda Elgara, 2003.
