Niewiele osób może powiedzieć, że nigdy nie pozwolili, aby ich skrzynka odbiorcza wymknęła się spod kontroli. Nawet jeśli jesteś bardziej skrzynka odbiorcza zero wielbicielu, istnieje spora szansa, że poczujesz się z zalaną skrzynką odbiorczą, gdy wrócisz z wakacji lub będziesz musiał przez kilka dni zająć się projektem.
Mówiąc najprościej, pozostawianie e-maili tam, gdzie lądują, marnuje czas. ty marnować 27 minut każdego dnia ponowne czytanie e-maili, które marnieją w Twojej skrzynce odbiorczej, ponieważ nie możesz nie czytać tego, co widzą Twoje oczy.
jakiej narodowości jest roberto aguayo
Pełna skrzynka odbiorcza również rozprasza. Badania sugerują, że to trwa 23 minuty na powrót do pierwotnego zadania, które zostało przerwane. Ponadto pełne skrzynki odbiorcze tworzą wizualny bałagan, który wyczerpuje Twoją energię poznawczą.
Aby wyczyścić swoją skrzynkę odbiorczą, możesz dążyć do przeglądania każdego e-maila osobno. Jednak zajęłoby to godziny, gdybyś poświęcił tylko minutę na każdy e-mail. Alternatywa jest równie ryzykowna — możesz przenieść wszystkie e-maile do jednego folderu typu catch-all lub usunąć je wszystkie, ryzykując pominięcie ważnej notatki.
Jednak dzięki mojej pracy coachingowej i szkoleniowej zidentyfikowałem sześć wyszukiwań, które identyfikują e-maile, które znacznie rzadziej wymagają indywidualnego przetwarzania. Korzystając z tych wyszukiwań, możesz w ciągu kilku minut usunąć setki – jeśli nie tysiące – e-maili ze skrzynki odbiorczej, pozostawiając te, które najprawdopodobniej będą wymagały indywidualnego sprawdzenia.
Zanim będziesz mógł skorzystać z tych sześciu wyszukiwań, musisz utworzyć dwa foldery poczty e-mail. Najpierw utwórz „Archiwum” w Outlooku lub „Cała poczta” w Gmailu, a następnie utwórz „Czytanie”, niezależnie od używanej usługi poczty e-mail. Gdy to zrobisz, oto sześć wyszukiwań, których możesz użyć do zidentyfikowania wiadomości e-mail, które prawdopodobnie nie będą uzasadniać indywidualnego przetwarzania.
1. Przenieś wszystkie e-maile starsze niż 7 dni do archiwum/wszystkiej poczty
DO Badanie 2018 1200 konsumentów stwierdziło, że tylko 13% klientów i mniej niż 1% współpracowników oczekuje odpowiedzi na wiadomość e-mail po 2 dniach. Istnieje niewielka szansa, że nadawca wiadomości e-mail sprzed tygodnia nadal oczekuje odpowiedzi. Aby usunąć więcej e-maili, zmień to na pięć lub nawet trzy dni.
brandi maxiell data urodzenia
Wyizoluj te e-maile za pomocą tych sekwencji wyszukiwania, a następnie przenieś je do Archiwum/Wszystkie wiadomości:
- Gmail: in:inbox stars_than:7d
- Outlook: odebrano:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Przenieś wszystkie e-maile, na których jesteś w cc'u i które są starsze niż 3 dni do Archiwum/Wszystkich e-maili
Kiedy otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem, jest mniejsza szansa, że będziesz musiał odpowiedzieć, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Znajdź te e-maile, korzystając z następujących sekwencji wyszukiwania, a następnie przenieś je do Archiwum/Wszystkie wiadomości.
- Gmail: cc:me starszy_niż:3d
- Outlook: cc:twój e-mail, odebrany:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Przenieś e-maile, które nie zawierają Twojego imienia i nazwiska i są starsze niż 3 dni, do Archiwum/Wszystkich e-maili
E-maile, które nie zawierają Twojego imienia i nazwiska, rzadziej będą wymagać Twojej odpowiedzi. Niektóre e-maile (np. adresowane do zespołu lub rozpoczynające się od „Cześć wszystkim”) mogą wymagać Twojej odpowiedzi, ale łącząc kryterium brakującego nazwiska z kryterium trzydniowym, możesz zmniejszyć ryzyko pominięcia czegoś ważnego.
- Gmail: -matt starszy_niż:3d
- Outlook: NIE otrzymał matowego:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Przenieś wszystkie e-maile z biuletynów i list mailingowych do folderu Czytania
Nie musisz czytać newslettera. Przenieś je do folderu Odczyty i skonfiguruj reguły/filtry, aby automatycznie kierować je tam w przyszłości.
Nie ma idealnego sposobu na znalezienie tych e-maili, ale możesz użyć tego wyszukiwania i następnego, aby uzyskać większość z nich:
jak wysoki jest adam rippon?
- Gmail: in:inbox label:^unsub
- Outlook: zrezygnuj z subskrypcji LUB „zrezygnuj”
5. Przenieś pozostałe wiadomości e-mail z listy mailingowej do Odczytów, wyszukując typowe terminy listy mailingowej
Po skorzystaniu z poprzedniego wyszukiwania wyszukaj następujące terminy w Gmailu i Outlooku, aby znaleźć maruderów: „polityka prywatności” lub 'Zasady i Warunki' lub 'preferencje' lub „wyświetl w przeglądarce” lub „wyświetl jako stronę internetową”.
6. Usuń powiadomienia o odpowiedziach na zaproszenia z kalendarza
Chociaż wiadomości e-mail informujące, że ktoś może wziąć udział w nadchodzącym spotkaniu, mogą być w tej chwili pomocne, nie ma potrzeby, aby te e-maile zapychały skrzynkę odbiorczą, gdy możesz wyświetlić zbiorcze odpowiedzi osób na dowolne spotkanie w samym zaproszeniu.
Śmiało i odizoluj te e-maile, a następnie usuń je:
- Gmail: od: calendar-notification@google.com
- Outlook: „Czas pacyficzny” (zastąp swoją strefę czasową). Niestety nie ma super prostego sposobu na odizolowanie tych wiadomości e-mail w Outlooku.
Te wyszukiwania mogą zarchiwizować kilka e-maili, które chcesz, aby pozostały w Twojej skrzynce odbiorczej, ale korzyści znacznie przewyższają ryzyko. Ponadto możesz znaleźć te e-maile w folderach tak łatwo, jak w skrzynce odbiorczej.
