Jeśli potrzebujesz systemu do zarządzania dokumentami w całym zespole, ale masz napięty budżet, darmowa wersja Dokumenty Zoho System zarządzania dokumentami (DMS) to solidna opcja. Ta wersja obsługuje zespoły liczące do 25 użytkowników, przydziela 5 GB przestrzeni dyskowej w chmurze na użytkownika oraz zapewnia silne zabezpieczenia i zgodność. To nasz wybór na najlepsze bezpłatne oprogramowanie/systemy do zarządzania dokumentami dla małych firm 2018.
Podczas przeglądu DMS dla małych firm stwierdziliśmy, że bardzo niewiele oferuje bezpłatną wersję swojego oprogramowania. Te, które znaleźliśmy, często były dozwolone tylko dla jednego konta użytkownika. Sprawdziliśmy również bezpłatne oprogramowanie typu open source, ale okazało się, że korzystanie z niego wymaga posiadania personelu IT, który ma rozległą wiedzę na temat systemu. . Zoho Docs ma jednak przyjazny interfejs użytkownika, internetowe fora wsparcia i wiele funkcji płatnych usług, które sprawdziliśmy.
Funkcje oferowane w bezpłatnej wersji Zoho Docs obejmują:
Synchronizacja pulpitu
Limit przesyłania plików 1 GB
Kontrola administracyjna
Integracja z Dropbox
Pakiet biurowy Zoho
SSL
Wersjonowanie plików (do 25 wersji)
Bezpieczna współpraca przy plikach
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
ile warta jest glina kościana andrew?
Aplikacja mobilna
Czat w aplikacji
Powiadomienie e-mail
Oczywiście darmowa wersja nie ma wszystkich funkcji, które otrzymują użytkownicy Zoho Docs, takich jak ścieżka audytu, nieograniczona wersja pliku, łącza chronione hasłem/wygasające, nieograniczone odzyskiwanie, przenoszenie własności plików i wiele innych. Należy się tego spodziewać, a bezpłatny użytkownik może przejść na płatną usługę w miarę wzrostu swoich potrzeb.
Opinie klientów, w tym tych, którzy skomentowali wersję darmową, były ogólnie bardzo pozytywne. Platforma zdobyła nagrodę Great User Experience Award 2017 od FinancesOnline.com i zajęła 11. miejsce w kategorii udostępniania plików i zarządzania dokumentami.
Dokumenty Zoho, podobnie jak Dokumenty Google, mają własny format plików. Niektórzy użytkownicy skomentowali, że praca z dokumentami Worda w tym systemie jest nieco trudniejsza, niż by sobie życzyli. Jednak po przekonwertowaniu pliku do Zoho Doc wydaje się, że łatwo go edytować i współpracować. Co więcej, funkcjonalność i wygląd większości funkcji interfejsu użytkownika będą znajome. Na przykład organizacja plików wykorzystuje tradycyjną strukturę kartoteki. Podobnie jak wiele systemów zarządzania dokumentami, funkcja wyszukiwania pełnotekstowego za pomocą słów kluczowych pozwala użytkownikowi znaleźć dokument, nawet jeśli nie pamięta jego lokalizacji lub tytułu.
Jednym z wyzwań darmowej wersji może być uzyskanie wsparcia, gdy jest ono potrzebne. Pomoc telefoniczna jest dostępna tylko dla płacących klientów. Użytkownicy niepłacący mogą przesłać zgłoszenie do pomocy technicznej i uzyskać dostęp do forów bezpośrednio z aplikacji, aby porozmawiać z innymi użytkownikami, którzy mogą pomóc w rozwiązywaniu problemów. Możesz również uzyskać dostęp do Podręcznika użytkownika, często zadawanych pytań, seminariów internetowych i bloga w sekcji zasobów witryny.
Ogólnie rzecz biorąc, Zoho Docs ma solidny zestaw funkcji do zarządzania, przechowywania i współpracy nad dokumentami w małych zespołach. Firmy z ograniczonym budżetem lub chcące zacząć od bezpłatnej usługi, a następnie aktualizować ją w miarę wzrostu potrzeb, mogą rozważyć bezpłatną wersję Zoho Docs.
Aby dowiedzieć się więcej o naszych wyborach najlepszych DMS w innych kategoriach, przeczytaj ' Najlepsze oprogramowanie/systemy do zarządzania dokumentami dla małych firm 2018 '
Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu czy sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu pozostaje w wyłącznej gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Reklamy te, podobnie jak inne, które widzisz w Inc, wspierają niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.
Uwaga redaktora: Szukasz systemów zarządzania dokumentami dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu lub sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu pozostaje w wyłącznej gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do tych produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Ten model reklamy, podobnie jak inne, które widzisz na Inc, wspiera niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.
