Czy masz listę rzeczy do zrobienia? Oczywiście – większość z nas to robi. Ale co z listą rzeczy, których nie należy robić? Okazuje się, że jest to co najmniej równie ważne, zdaniem ekspertów ds. produktywności.
Czym dokładnie jest lista rzeczy do zrobienia? Nie jest to lista złych nawyków, które chcesz złamać, ani negatywnych zachowań, których chcesz uniknąć. Jest to lista zadań, które możesz pomyśleć, że powinieneś lub chcieć wykonać, lub możesz zostać poproszony przez kogoś innego. Ale ponieważ te zadania nie prowadzą cię do żadnego z twoich większych celów, nie karmią twojej duszy i nie są konieczne do wykonania, znacznie lepiej jest ich nie robić. Powinny one pozostać niewykonane lub przekazać je komuś innemu.
Znani mi ludzie odnoszący największe sukcesy mówią, że wspaniałe kariery powstają z tego, co się sprzeciwia. Ma to sens, ponieważ czas i energia to ograniczone zasoby dla każdego z nas, a sposób, w jaki zdecydujemy się wydać ten cenny zasób, ma ogromne znaczenie. Konsultant zarządzania i executive coach pisze w Harvard Business Review :
Kiedy zaakceptujesz, że masz więcej do zrobienia niż czas, by to wszystko zrobić, to w rzeczywistości jest to wyzwalająca koncepcja. Ta świadomość zmusza cię do uznania, że istnieją przedmioty o niższym priorytecie, których prawdopodobnie nigdy nie ukończysz. Usuń te nieistotne rzeczy, umieść je na swojej liście rzeczy do zrobienia i zobowiąż się do ich odejścia. Zapobiegnie to marnowaniu cennego czasu na nieustanną ponowną ocenę, czy możesz dotrzeć do tych osób, które można lepiej zainwestować w faktyczne ukończenie pracy.
czym zarabia na życie mąż Natalie Morales?
Lista rzeczy, których nie należy robić, przyniesie ci jasność i spokój, ponieważ będzie mniej wstydu i niepokoju z powodu rzeczy, które uważasz, że powinieneś zrobić, lub, co gorsza, powiedziałeś komuś, że zrobisz, ale masz problemy z dotarciem do tego. Przyniesie to również większą przejrzystość i poprawi relacje z kolegami i klientami, ponieważ nie będziesz już składać obietnic, których nie możesz dotrzymać.
Może to zabrzmieć sprzecznie z intuicją – jesteś już wystarczająco zajęty – ale przeznacz trochę czasu, przynajmniej pół godziny, na stworzenie listy rzeczy do zrobienia. Zyskana produktywność będzie tego warta. Oto jak zacząć:
1. Zbierz ogólną listę kandydatów do swojej listy rzeczy do zrobienia.
Jeśli śledzisz, jak spędzasz czas (co warto robić), przejrzyj swoje rekordy, aby zobaczyć, na jakie zadania spędzasz czas każdego dnia. Spójrz na swój kalendarz i wszelkie notatki, które możesz mieć, które rzucą światło na to, jak dokładnie spędzasz czas w pracy. Wszystko, nad czym spędzasz czas, a które nie jest bezpośrednio zgodne z Twoimi długoterminowymi celami i wizją samego siebie, zdecydowanie powinno być kandydatem. Tak samo powinny być rzeczy, które były na twojej liście rzeczy do zrobienia przez długi czas, dokuczając ci, ale których jeszcze nie masz do zrobienia. Rzeczy, o które proszą Cię inne osoby, powinny znaleźć się na liście potencjalnych kandydatów, chyba że kierują Cię w kierunku Twoich własnych celów. I na koniec, każde zadanie, które sprawia, że twoje serce tonie, powinno być kandydatem na twoją listę rzeczy do zrobienia.
2. Zadaj sobie kilka pytań.
Gdy już masz swoich potencjalnych kandydatów na listę rzeczy do zrobienia, zadaj każdemu z nich kilka pytań. Najpierw zapytaj: „Czy to zadanie pomoże mi osiągnąć moje cele i przyczyni się do mojej wizji sukcesu?” Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, zapytaj: „Czy ja lub ktokolwiek inny poniesie znaczące negatywne konsekwencje, jeśli to zadanie nie zostanie wykonane?”. „Czy to zadanie jest pilne czy ważne?” Jeśli odpowiedź na te dwa ostatnie pytania również brzmi „nie”, to zadanie powinno znaleźć się na twojej liście rzeczy „nie do zrobienia”.
Jeśli coś wydaje się pilne lub ważne lub może mieć negatywne konsekwencje, jeśli zostanie cofnięte, zadaj sobie pytanie: „Czy muszę być tym, który wykona to zadanie? A może mógłbym przekazać go komuś innemu, delegując go lub zlecając na zewnątrz? Jeśli jest jakiś sposób, aby zlecić to zadanie komuś innemu, powinno ono znaleźć się na Twojej liście rzeczy do zrobienia.
3. Przygotuj kilka odpowiedzi.
Cała lista rzeczy nie do zrobienia polega na tym, abyś był chętny i mógł szybko odmówić zadań, które nie pasują do twoich długoterminowych celów i nie muszą być wykonywane przez ciebie. W miarę dodawania nowych zadań do listy rzeczy nie do zrobienia, warto przygotować się na kilka szybkich odpowiedzi na wypadek, gdyby ktoś (w tym Ty) poprosił Cię o zrobienie czegoś, co nie pasuje do Twojej misji.
Trener życia Blaz Kos wskazuje faktycznie przygotowując szablonowy tekst, który możesz szybko pobrać i wrzucić do wiadomości e-mail, jeśli chcesz grzecznie odrzucić prośbę o zrobienie czegoś. Możesz także pisać skrypty, których możesz używać osobiście lub przez telefon, i wymyślić pewne rzeczy, o których powinieneś być przygotowany, gdy tylko nieistotne zadanie stanie się brzydkie.
4. Powtórz.
Gdy zostaniesz zaproszony do podjęcia nowych zadań lub gdy wpadniesz na nowe pomysły, które chcesz realizować, przetestuj każdy z nich pod kątem powyższych pytań. Czy spełnia bardzo rygorystyczne kryteria, aby umieścić go na twojej liście rzeczy do zrobienia, czy też należy do twojej listy rzeczy do zrobienia? Zachowaj czujność, aby chronić swój czas i energię, i użyj swojego schematu lub skryptu, aby w razie potrzeby odrzucić zadania.
Regularnie przeglądaj listę rzeczy do zrobienia – przynajmniej raz na kwartał, sugeruje Kos. Kiedy już to opanujesz, możesz dodać więcej elementów do listy. Kto wie? Może pewnego dnia twoja lista rzeczy do zrobienia będzie dłuższa niż lista rzeczy do zrobienia.
