W dzisiejszym świecie e-maile są walutą komunikacji biznesowej. I choć między nadawcami a odbiorcami są ekrany i przewody, zachowanie odpowiedniej uprzejmości i etykiety jest nadal ważne. Włóczenie się w kółko lub wpisywanie nieistotnych fraz jest tak samo złe, jak werbalne wyrzucanie bełkotu przed klientami lub menedżerami. Poprawa umiejętności komunikacyjnych w ten sposób jest niezbędna, jeśli chcesz odnieść sukces w biznesie.
Każdego dnia wysyłanych jest ponad 100 miliardów e-maili, a średni czas spędzony na czytaniu każdej z nich to 15-20 sekund. Krótko mówiąc, zwłaszcza, że 65 procent wszystkich wiadomości e-mail jest otwieranych najpierw na mniejszym ekranie telefonu komórkowego. Jednym ze sposobów upewnienia się, że Twoja wiadomość zostanie odebrana — i że Twoja reputacja nie zostanie naruszona — jest natychmiastowe wyeliminowanie tych 10 bezsensownych fraz z wiadomości e-mail.
1. „Proszę poinformować...”
To zdanie jest często używane, ponieważ brzmi profesjonalnie, ale zawsze jest niepotrzebne. Zamiast tego bądź bezpośredni i zwięzły. Jeśli poświęcasz czas na napisanie e-maila, odbiorca już wie, że Twoim zamiarem jest poinformowanie go o czymś. Mówienie im, że masz zamiar to zrobić, podświadomie obraża ich inteligencję.
2. 'Proszę o kontakt...'
Kiedy używasz tego wyrażenia, ponownie stwierdzasz oczywistość. Ludzie będą się z Tobą kontaktować, jeśli są zainteresowani tym, co wysłałeś, lub jeśli mają pytanie dotyczące Twojej wiadomości. Ponieważ mogą samodzielnie korzystać z cyfrowej wolności słowa, nie muszą ich zapraszać ani udzielać im dostępu do odpowiedzi.
3. „Po prostu…”
Niedawno Ellen Leanse, założycielka firmy Karmahacks, poruszyła kilka kwestii, gdy zwróciła uwagę na nadużywanie przez kobiety słowa „tylko” w komunikacji zawodowej. W poście na LinkedIn Leanse sprzeciwia się temu słowu – którego, jak twierdzi, kobiety używają trzy do czterech razy częściej niż mężczyźni – mówiąc:
Zacząłem zauważać, że „po prostu” nie chodziło o bycie uprzejmym: było to subtelne przesłanie podporządkowania, szacunku. Czasami było to skromne. Czasami nawet obłudny. Kiedy zacząłem naprawdę słuchać, zdałem sobie sprawę, że skreślenie go z frazy prawie zawsze wyjaśnia i wzmacnia przekaz.
Niezależnie od tego, czy zgadzasz się z jej wnioskami, czy nie (i kilka innych prominentnych głosów się z tym nie zgadza), jej dyskusja o „tylko” jako słowie „dziecięcym”, zgodnie z modelem analizy transakcyjnej opublikowanym przez Erica Berne'a, zasługuje na głębszą analizę. W międzyczasie odejdź od tego wyrażenia i wybierz bardziej definitywny język.
4. „Myślę, że…”
Nadawcy często dodają „Myślę…”, aby zminimalizować potencjalny cios przyszłego odrzucenia, ale używając tego wyrażenia, mówisz odbiorcy, że nie jesteś pewien siebie. Zawsze, gdy się komunikujesz — w wiadomościach e-mail lub w prawdziwym życiu — musisz wyglądać na pewny siebie w swojej wiadomości. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz, że odbiorca zlekceważy Twoją opinię i pójdzie dalej z innym pomysłem. Przedstawianie zaufania w miejscu pracy jest kluczem do sukcesu.
5. „W załączeniu proszę znaleźć…” lub „W załączeniu proszę znaleźć…”
Może się to wydawać drobne, ale tak naprawdę nic nie może być zawarte w wiadomości e-mail. Pliki można załączać, ale niczego nie można umieścić w wiadomości e-mail. Używając któregokolwiek z tych wyrażeń, autor unika używania zaimka „ja”, ale sprawia, że zdanie brzmi archaicznie. Po prostu poinformuj czytelnika: „Załączam...”
6. „Mam nadzieję, że masz się dobrze…”
To zdanie jest zwykle pisane dwukrotnie. W jednym przypadku pojawia się tuż przed uderzeniem odbiorcy czymś, co jest niepożądane. Drugi to sytuacja, w której chcesz udawać bliski związek lub szczere zainteresowanie kimś, gdy go nie ma. Jeśli naprawdę interesuje Cię czyjeś dobre samopoczucie, porozmawiaj o tym bezpośrednio, zamiast używać tego wyrażenia wypełniającego.
7. „Myślałem, że sięgnę…”
Nie wiem jak ty, ale to zdanie sprawia, że wyobrażam sobie malucha chwytającego się czegoś poza zasięgiem fotelika samochodowego. Wydaje się również bardzo nieśmiały i przedstawia niepewność. Zamiast tego po prostu napisz swoją wiadomość lub pytanie i bądź bezpośredni. Zamiast mówić „Myślałem, że skontaktuję się z Tobą”, powiedz „Chciałbym zaprosić Cię na lunch, aby omówić mój pomysł na biznes”. Bicie po buszu nikomu nie sprzyja. Zamiast tego wyjaśnij swoją intencję odbiorcy.
8. „Czy mogę wybrać twój mózg?”
To w zasadzie mówi każdemu, do kogo wysyłasz wiadomość, że chcesz zająć jego czas bez oferowania niczego wartościowego w zamian. Zamiast tego postaraj się podzielić interesującymi lub pomocnymi spostrzeżeniami z odbiorcą, informując tę osobę, że pragniesz dwukierunkowej współpracy między wami w przyszłości.
jak wysoka jest Natasha Henstridge
Kiedy ustalałem kolejność wystąpień, stwierdziłem, że to szczere podejście działa najlepiej – daje 52-procentowy wskaźnik sukcesu w otrzymaniu wiadomości uzupełniającej, w porównaniu z 20-27-procentowym wskaźnikiem odpowiedzi przy innych metodach, których próbowałem.
9. „Do kogo to może dotyczyć…”
Jest kilka scenariuszy, w których ta fraza jest odpowiednia, ale jest ich niewiele. Jeśli wiesz, kogo dotyczy Twoja wiadomość, zwróć się bezpośrednio do tej osoby, zamiast chować się za tym wprowadzeniem. Użycie powyższej frazy zamiast nazywania osoby sprawia, że wydajesz się niepewny i niepotrzebnie formalny. Naciśnij przycisk usuwania, zanim wyślesz wiadomość e-mail zawierającą te słowa.
10. „Z poważaniem…”
W przeszłości ta fraza była popularnym skrótem bardziej dotkniętych zamknięć, ale w dzisiejszej komunikacji e-mailowej brzmi bardzo formalnie i nieszczerze. Ogólnie rzecz biorąc, możesz zamknąć wiadomość e-mail prostym „Dziękuję” lub po prostu swoim imieniem i nazwiskiem. „Cheers” to kolejna fajna opcja, która przekazuje życzenia, nie sprawiając przy tym uczucia duszności lub zapychania się. W dzisiejszych czasach wszyscy rozumiemy, kiedy wiadomość się skończyła. Nie ma potrzeby przesadzania z formalnym zamknięciem.
Podejdź do tablicy i napisz lepszy e-mail. Twoi koledzy docenią zwięzłość twoich wiadomości, a otrzymasz lepszą odpowiedź, gdy twoje prośby będą jaśniejsze. Nie ma potrzeby używania puchu i wypełniacza w wiadomości e-mail. Po prostu powiedz, co masz na myśli. Wyniki będą mówić same za siebie.
Jakie frazy denerwują Cię najbardziej w e-mailach? Podziel się swoim największym e-mailowym zwierzakiem w komentarzach poniżej.
