Oceny pracowników

Ocena wydajności pracowników to proces — często łączący elementy pisemne i ustne — w którym kierownictwo ocenia i przekazuje informacje zwrotne na temat wydajności pracy pracownika, w tym kroki mające na celu poprawę lub przekierowanie działań w razie potrzeby. Dokumentowanie wyników stanowi podstawę do podwyżek płac i awansów. Oceny są również ważne, aby pomóc członkom personelu poprawić ich wydajność i jako droga, dzięki której mogą zostać nagrodzeni lub docenieni za dobrze wykonaną pracę. Ponadto mogą pełnić wiele innych funkcji, zapewniając punkt wyjścia, z którego firmy mogą wyjaśniać i kształtować obowiązki zgodnie z trendami biznesowymi, jasnymi liniami komunikacji między kierownictwem a pracownikami oraz zachęcać do ponownego zbadania potencjalnie przestarzałych praktyk biznesowych. Jednak Joel Myers zauważa w Dziennik Biznesowy Memphis że „w wielu organizacjach oceny wyników mają miejsce tylko wtedy, gdy kierownictwo buduje sprawę o rozwiązanie kogoś. Nic dziwnego, że rezultatem jest wzajemny strach przed sesją oceny wydajności – coś, czego należy unikać, jeśli to w ogóle możliwe. To nie jest sposób na zarządzanie i motywowanie ludzi. Ocena wyników ma być doświadczeniem rozwojowym dla pracownika i „momentem nauki” dla menedżera”.

OCENA WYNIKÓW I ROZWÓJ

Chociaż termin ocena wyników ma znaczenie dla większości właścicieli małych firm, warto rozważyć cele systemu oceny. Są to:

1. Aby poprawić produktywność firmy
2. Podejmowanie świadomych decyzji personalnych dotyczących awansu, zmiany pracy i rozwiązania stosunku pracy
3. Aby określić, co jest wymagane do wykonywania pracy (cele i obowiązki związane z pracą)
4. Aby ocenić wydajność pracownika w odniesieniu do tych celów

1. Pracować nad poprawą wydajności pracownika poprzez określenie konkretnych obszarów wymagających poprawy, opracowanie planu mającego na celu poprawę tych obszarów, wspieranie wysiłków pracownika na rzecz poprawy poprzez informacje zwrotne i pomoc oraz zapewnienie zaangażowania i zaangażowania pracownika w poprawę jego wydajności.

Wszystkie te cele można łatwiej zrealizować, jeśli pracodawca podejmie wysiłek, aby proces oceny wyników był dialogiem, w którym ostatecznym celem jest poprawa wszystkich stron. Aby stworzyć i utrzymać te ramy, pracodawcy muszą informować pracowników o ich wartości, chwalić ich za ich osiągnięcia, ustalać historię rzetelnych i uczciwych informacji zwrotnych, być konsekwentnym w traktowaniu wszystkich pracowników i pozyskiwać pracowników do ich własnego wglądu w procesy i operacje firmy.

Mała firma zatrudniająca kilku pracowników lub taka, która dopiero zaczyna oceniać swoich pracowników, może zdecydować się na skorzystanie z gotowego systemu oceny, składającego się z drukowanych formularzy lub oprogramowania. Pakiety oprogramowania można dostosować albo za pomocą istniejących w firmie metod oceny, albo wybierając elementy z listy atrybutów opisujących nawyki skutecznej pracy pracownika, takie jak efektywna komunikacja, terminowość i zdolność do wykonania żądanej pracy. Ostatecznie jednak wiele firm decyduje się na opracowanie własnej formy i systemu oceny w celu dokładnego odzwierciedlenia wyników pracownika w świetle własnych, unikalnych celów i kultury biznesowej. . Opracowując system oceny dla małej firmy, przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę następujące kwestie:

1. Wielkość personelu
2. Pracownicy na alternatywnym harmonogramie pracy
3. Cele firmy i pożądane zachowania pracowników pomagające osiągnąć cele
4. Pomiar wydajności/pracy
5. Podwyżki płac i promocje
6. Komunikacja systemu ocen i wyników indywidualnych
7. Planowanie wyników

Wielkość personelu

Mała firma z kilkoma pracownikami może zdecydować się na nieformalne podejście do pracowników. Wiąże się to ze spotkaniami z każdym pracownikiem co sześć miesięcy lub raz w roku i omówieniem wyników pracy i postępów danej osoby od ostatniej rozmowy. Informacje zwrotne można przekazywać ustnie, bez opracowywania lub używania standardowego formularza oceny, ale w wielu przypadkach eksperci prawni doradzają pracodawcom prowadzenie pisemnych zapisów w celu zapewnienia sobie większej ochrony prawnej. W miarę zwiększania liczby pracowników w firmie należy zawsze stosować bardziej sformalizowany system wykorzystujący pisemny formularz oceny opracowany wewnętrznie lub zewnętrznie, z wynikami oceny powiązanymi z podwyżkami wynagrodzeń lub premiami. Niezależnie od tego, czy ocena jest przekazywana ustnie, czy pisemnie, właściciel małej firmy musi regularnie dostarczać spójne informacje zwrotne, aby pracownicy mogli poprawić swoją wydajność pracy.

Alternatywne harmonogramy pracy

Pracownicy pracujący w alternatywnych harmonogramach pracy — praca w domu, praca w niepełnym wymiarze godzin, dzielenie pracy itp. — najprawdopodobniej będą musieli oceniać swoje wyniki inaczej niż zwykli pracownicy pełnoetatowi, aby mogli być uczciwie oceniani. Alternatywny harmonogram pracy może wymagać innych obowiązków do wykonywania pracy i te nowe obowiązki powinny być uwzględnione w ocenie. Właściciel małej firmy powinien również zadbać o to, aby pracownicy ci byli traktowani sprawiedliwie zarówno w odniesieniu do oceny, jak i wynikających z niej awansów.

Cele firmy i pożądane wyniki

Wydajność pracowników, zwłaszcza w mniejszych firmach, jest istotnym czynnikiem w zdolności każdej firmy do osiągnięcia swoich celów. W jednoosobowej firmie wyznaczanie i osiąganie celów jest kwestią przekształcenia słów w czyn, ale dążenie firmy do jej celów w większej firmie oznacza, że ​​pracodawca musi określić rolę każdej osoby w tym sukcesie, przekazać tę rolę do niego i nagradzać lub poprawiać ich działanie. Oznacza to również, że ocena powinna uwzględniać takie czynniki, jak zdolność do współpracy i poczucie pracy zespołowej, a nie tylko indywidualne wyniki.

Pomiar/ocena wydajności

Po opracowaniu listy zadań i atrybutów właściciel lub kierownik małej firmy musi określić, w jaki sposób mierzyć wydajność pracownika w zakresie tych zadań. Pomiar stanowi kolejny obiektywny element oceny. Najlepiej byłoby, gdyby pomiar był dokonywany w stosunku do poprzednich wyników, czy to pojedynczego pracownika, grupy, czy całej firmy. Jeśli firma dopiero opracowuje swój system oceny lub nie ma bazowych wyników, z którymi można by się zmierzyć, powinna opracować realistyczne cele oparte na potrzebach biznesowych lub podobnych wynikach konkurentów.

Podwyżki płac i promocje

Opracowując system oceny, właściciel małej firmy musi wziąć pod uwagę związek między oceną a podwyżkami płac lub awansami. Chociaż informacje zwrotne na temat wydajności w celach rozwoju/poprawy mogą być przekazywane ustnie, podwyżce wynagrodzenia lub awansowi (lub degradacji lub rozwiązaniu umowy) musi towarzyszyć pisemne podsumowanie wyników pracy danej osoby. Dlatego ważne jest, aby menedżer lub właściciel małej firmy regularnie dokumentował wyniki pracy pracownika.

Na wycenę ma również wpływ sposób wynagrodzenia. Jeśli mała firma korzysta z podwyżek opartych na zasługach, formularz oceny zawierałby ocenę pracownika w zakresie określonych zadań. Jeżeli stosuje się wynagrodzenie oparte na umiejętnościach, ocena zawierałaby wykaz nabytych umiejętności i poziomu kompetencji. Oceny i wynikające z nich podwyżki wynagrodzeń, które uwzględniają wyniki grupy lub firmy, powinny obejmować wkład danej osoby w realizację tych celów.

Komunikacja systemu

System oceny wyników jest skuteczny tylko wtedy, gdy jest właściwie komunikowany i rozumiany przez pracowników. Opracowując system oceny swojej firmy, przedsiębiorca może chcieć rozważyć zaangażowanie pracowników w jej rozwój. Zwolennicy twierdzą, że promuje to akceptację i zrozumienie planu, a także zapewnia, że ​​ocena uwzględnia wszystkie zadania w firmie. Jeśli właściciel małej firmy nie jest w stanie zaangażować swoich pracowników, powinien przejść przez system z każdym pracownikiem lub kierownikiem i poprosić kierownika, aby zrobił to samo, prosząc o informacje zwrotne i wprowadzając niezbędne poprawki.

Informowanie o wydajności i planowaniu

Częścią systemu oceny jest faktyczne przekazywanie oceny wyników. Chociaż ta ocena może być pisemna, zawsze powinna być również przekazana ustnie. Daje to możliwość udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania, jakie pracownik może mieć w związku z oceną, a także przedstawienia kontekstu lub dalszych szczegółów dotyczących krótkich ocen. Wreszcie, pracownik i przedsiębiorca lub menedżer powinni zaplanować ponowne spotkanie, aby opracować plan mający na celu poprawę wyników i osiągnięcie uzgodnionych celów na kolejny okres przeglądu. Ta sesja planowania powinna powiązać cele firmy i/lub grupy z zadaniami i celami jednostki na okres przeglądu oraz stanowić podstawę do następnego zaplanowanego przeglądu.

RODZAJE OCEN I WARUNKI OCENY

Tradycyjny

W tradycyjnej ocenie kierownik siada z pracownikiem i omawia wyniki za poprzedni okres wydajności, zwykle jeden rok. Dyskusja opiera się na obserwacjach kierownika dotyczących umiejętności pracownika i wykonywania zadań, zgodnie z opisem stanowiska. Wyniki są oceniane, a oceny są powiązane z procentowymi podwyżkami wynagrodzeń. Jednak, jak zauważa David Antonioni w Odszkodowanie i świadczenia , „Tradycyjny proces podnoszenia zasług zapewnia nawet słabym pracownikom automatyczny wzrost kosztów utrzymania, tworząc w ten sposób postrzeganą nierówność”¦. Ponadto w większości tradycyjnych formularzy oceny wyników stosuje się zbyt wiele kategorii ocen i rozpowszechnia się oceny w formacie wymuszonej dystrybucji”. Antonioni sugeruje, że formularz oceny wykorzystuje tylko trzy kategorie ocen — wybitne, w pełni kompetentne i niezadowalające — ponieważ większość menedżerów może ocenić swoich najlepszych i najgorszych pracowników, a reszta mieści się pomiędzy.

Samoocena

Nieco oczywiste, samoocena jest wykorzystywana w procesie oceny wyników, aby zachęcić pracowników do wzięcia odpowiedzialności za własne wyniki poprzez ocenę własnych osiągnięć lub niepowodzeń i promowanie samodzielnego zarządzania celami rozwojowymi. Przygotowuje również pracowników do omówienia tych punktów z przełożonym. Może być stosowany w połączeniu z lub jako część innych procesów oceny, ale nie zastępuje oceny pracy pracownika przez kierownika.

Recenzje inicjowane przez pracowników

W systemie ocen inicjowanych przez pracowników pracownicy są informowani, że mogą poprosić o ocenę swojego przełożonego. Ten rodzaj oceny na żądanie nie ma na celu zastąpienia konwencjonalnego procesu przeglądu. Można go raczej wykorzystać do promowania postawy samozarządzania wśród pracowników. Zwolennicy tego rodzaju procesu przeglądu twierdzą, że promuje on regularną komunikację między pracownikami a menedżerami. Krytycy zauważają jednak, że jest to zależne od inicjatywy pracowników, co czyni ją mniej niż idealną alternatywą dla niektórych pracowników z cichymi, odchodzącymi na emeryturę osobowościami lub problemami z pewnością siebie.

Opinia o 360 stopniach

Informacja zwrotna 360 stopni w procesie oceny pracy odnosi się do informacji zwrotnej na temat pracy pracownika udzielanej przez kierownika, różne osoby lub działy, z którymi pracownik ma kontakt (ocena koleżeńska), klientów zewnętrznych i samego pracownika. Ten rodzaj informacji zwrotnej obejmuje generowane przez pracowników informacje zwrotne na temat wydajności kierownictwa (znane również jako oceny w górę). W miarę wzrostu firmy właściciel małej firmy powinien rozważyć wykorzystanie informacji zwrotnych 360 stopni do oceny pracowników. Komunikacja w firmie liczącej dziesięć osób różni się znacznie od tej w firmie liczącej 100 osób, a 360-stopniowa informacja zwrotna zapewnia, że ​​wydajność pracownika jest obserwowana przez tych, którzy najściślej z nim współpracują. Właściciele lub menedżerowie małych firm mogą albo uwzględnić informacje zwrotne w przeglądzie wyników, albo zdecydować się na dostarczenie ich nieformalnie do celów programistycznych.

ZAGADNIENIA PRAWNE

Biorąc pod uwagę, że wyniki oceny pracy są często wykorzystywane do wsparcia awansu, rozwiązania stosunku pracy, podwyżki wynagrodzenia lub zmiany pracy, są one bardzo uważnie analizowane w procesach o dyskryminację pracowników. Oprócz dostarczenia pracownikowi pisemnego podsumowania oceny, właściciel małej firmy powinien zadbać o następujące kwestie w odniesieniu do całego systemu:

kto jest żoną Lori Petty?

• Oczekiwania zawodowe oraz system ocen i jego wpływ na status pracy pracownika są odpowiednio komunikowane wszystkim pracownikom
• Mierniki wydajności są związane z wykonywaną pracą
• Menedżerowie lub współpracownicy wnoszący wkład w ocenę muszą być odpowiednio przeszkoleni, aby móc wnieść obiektywny wkład
• Pracownicy otrzymują na czas informację zwrotną na temat wydajności oraz rozsądną ilość czasu i wsparcie w poprawie ich wydajności

Pomoc w tworzeniu systemu jest dostępna za pośrednictwem różnych źródeł, w tym konsultantów, czasopism i książek oraz oprogramowania. Ponadto, biorąc pod uwagę prawne implikacje ocen, właściciele małych firm powinni zlecić wykwalifikowanemu prawnikowi sprawdzenie procesów oceny wyników swoich firm, w tym szkoleń menedżerów i pracowników.

BIBLIOGRAFIA

Antonioniego, Dawida. „Popraw proces zarządzania wydajnością przed zaprzestaniem oceny wydajności”. Odszkodowania i świadczenia, tom. 26 .

Grote, Dick. „Ocena wydajności: rozwiązywanie trudnych wyzwań”. Magazyn HR . Lipiec 2000.

„Jak przeprowadzić przegląd wyników”. Personel dzisiaj . 14 lutego 2006 r.

Koziel, Mark J. „Wydawanie i odbieranie ocen wyników”. Dziennik CPA . Grudzień 2000.

Myers, Joel. „Jak ocenić swój system oceny”. Dziennik Biznesowy Memphis . 9 lutego 2001 r.

Olsztyński, Jim. „Jak krytykować, krytykować ważne dla przełożonych”. Nożyce . grudzień 2005.

Thomson, Sally. „Pokarm do przemyślenia: Udzielanie informacji zwrotnych pracownikom to świetny test umiejętności menedżera”. Standard pielęgniarski . 23 listopada 2005 r.