Już samo uruchomienie aplikacji poczty e-mail sprawia, że Twoje ramiona się chwytają. A emocje związane z nadchodzącymi wakacjami psuje myśl o powitaniu w domu przez tysiące e-maili bez odpowiedzi.
Jeśli czytanie i odpowiadanie na e-maile sprawia, że jesteś wyczerpany i przygnębiony, nadszedł czas, aby przejmij kontrolę nad skrzynką odbiorczą .
To nie działa
Jeśli jesteś jak większość ludzi, klikasz określone wiadomości, aby zobaczyć, co się dzieje. Czasami odpowiadasz. Czasami oznaczasz coś jako przeczytane. Inne wiadomości, które czytasz, zamykają się, prawdopodobnie „gwiazdują”, z zamiarem powrotu do nich później.
To nie działa, ponieważ prawie nigdy do nich nie wracasz. W międzyczasie pojawiają się nowe e-maile, które spychają te starsze głębiej na listę... i oddalają się od Twojej świadomości.
Gdy twoja skrzynka odbiorcza staje się zaśmiecona i zapychana, twój umysł też. A wszystkie te niechciane e-maile dręczą ci tył głowy jak Miecz Damoklesa.
Nic dziwnego, że nie możesz się skupić. Nic dziwnego, że wiadomości wypadają przez szczeliny. Nic dziwnego, że jesteś zestresowany.
Zmień sposób myślenia o skrzynce odbiorczej
Dwie proste zmiany paradygmatu mogą mieć wpływ tektoniczny na Twoją skrzynkę odbiorczą:
Zmiana paradygmatu nr 1: e-maile nie powinny pozostawać w Twojej skrzynce odbiorczej.
Pomyśl o swojej skrzynce odbiorczej jak o blacie kuchennym, a skrzynka odbiorcza pełna nowych wiadomości jako o wielkiej torbie z zakupami. Nie zostawiłabyś tych zakupów na ladzie, prawda?
Nie, łatwo psujące się produkty wkłada się do lodówki, konserwy do szafy, cukier i mąkę do spiżarni. Masz pomysł.
Dlaczego więc zostawiasz te wszystkie e-maile w swojej skrzynce odbiorczej? Odłóż je!
Zmiana paradygmatu #2. Lepiej szukać niż sortować.
Dawno, dawno temu, musiałeś posortować każdy e-mail w jakąś skomplikowaną strukturę folderów. Ale te czasy już dawno minęły.
Obecnie najlepszym sposobem na „odkładanie” wiadomości e-mail jest zarchiwizowanie ich, gdy tylko się z nimi uporasz.
jakie jest prawdziwe imię jay towers?
Teraz nie martw się, wiadomość nie zniknęła. Możesz go znaleźć w dowolnym momencie, korzystając z funkcji wyszukiwania aplikacji poczty e-mail.
Wprowadź te zmiany paradygmatu do pracy
Jak stosujesz te fundamentalne paradygmaty? Lubię pożyczać ramy, które mój przyjaciel Ari Meisel opisuje w swojej książce, Mniej robienia, więcej życia .
Za każdym razem, gdy zasiadasz, aby sprawdzić swoje e-maile, musisz coś zrobić z każdym e-mailem.
Na marginesie wyłącz powiadomienia e-mail i nie sprawdzaj nowych e-maili co pięć minut. Zablokuj, powiedzmy 30 minut na raz i sprawdzaj pocztę tylko 2-3 razy dziennie.
Teraz, gdy przeglądasz nową wiadomość e-mail, natychmiast wykonaj jedną z następujących czynności:
Sobie z tym poradzić
Jeśli zajmie to tylko 1-3 minuty, odpowiedz na e-mail. Następnie zarchiwizuj go.
Usuń to
Jeśli nie ma żadnych działań, które możesz podjąć na e-mailu, pozbądź się go, archiwizując go. W efekcie „usuwasz” wiadomość e-mail ze swojej skrzynki odbiorczej, ale nadal będziesz mógł ją później znaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Odłóż to
Teraz, jeśli chcesz odpowiedzieć na wiadomość e-mail, ale nie możesz tego zrobić w tej chwili, możesz ją odroczyć na kilka sposobów:
- Przenieś go do folderu rzeczy do zrobienia
- Dodaj wiadomość e-mail do zadań Gmaila (lub podobnej funkcji w aplikacji poczty e-mail)
- Wyślij go e-mailem na swoje konto Asana, aby zmienić go w zadanie
- Skorzystaj z darmowej wtyczki Boomerang, aby wysłać e-mail z powrotem w przyszłości a
Wykonując powyższe kroki, Twoje e-maile przestaną być gromadzone w Twojej skrzynce odbiorczej.
Gdzie iść stąd?
Odtąd działaj na każdym e-mailu, aby usunąć go ze skrzynki odbiorczej: Zajmij się tym, Usuń (zarchiwizuj) go lub Odłóż. Cokolwiek zrobisz z nowymi e-mailami, nie pozwól im siedzieć w Twojej skrzynce odbiorczej!
A co z zaległościami e-maili w Twojej skrzynce odbiorczej?
Wybierz próg lub okres, w którym e-maile w określonym wieku po prostu nie są już ważne. Na przykład weź wszystkie e-maile starsze niż sześć tygodni (lub dowolny wybrany próg), oznacz je jako przeczytane i zarchiwizuj.
Pozostałe e-maile odrzuć raz na zawsze.
Może to potrwać kilka godzin, ale zanim się zorientujesz, osiągnąłeś Inbox Zero.
Twoja skrzynka odbiorcza – podobnie jak umysł – stała się uporządkowana. Teraz możesz spokojnie odetchnąć i znów cieszyć się pocztą e-mail.
