Od redakcji: felietonistka Inc.com, Alison Green, odpowiada na pytania dotyczące kwestii związanych z miejscem pracy i zarządzaniem – wszystko od jak radzić sobie z szefem mikrozarządzania jak rozmawiać z kimś z zespołu o zapachu ciała .
Czytelnik pisze:
Mam pracownika, który jest bardzo szczegółowy pod każdym względem. W niektórych przypadkach może to być świetne, ale za każdym razem, gdy mówi (na spotkaniu lub tylko jeden na jeden), jest bardzo rozwlekła. Generalnie powie to samo na trzy różne sposoby, a następnie podsumuje. Jej e-maile i projekty pisemne to powieści.
Uważam, że jest całkowicie nieświadoma problemu; często przed spotkaniem, kiedy wszyscy zgadzamy się na zwięzłość, zrobię swoją część (mając nadzieję, że będę przykładem), ale ona tego nie rozumie.
kiedy Bill Burr się ożenił?
Moją główną troską jest to, że ludzie naprawdę ją wyłączają, gdy nadal mówi. Chcę, żeby odniosła sukces, dlatego naprawdę chcę dać jej informacje zwrotne i narzędzia, których potrzebuje. Zdaję sobie sprawę, że tak właśnie jest i nie jestem pewien, czy można to zmienić. Czy masz jakieś rady?
Zielone odpowiedzi:
Masz całkowitą rację, że ten nawyk powstrzyma ją zawodowo; im wyżej wspina się po szczeblach drabiny i im bardziej stoi przed menedżerami wyższego szczebla, tym ważniejsze będzie dla niej skondensowanie wiadomości do jej sedna i przekazanie jej szybko i zwięźle.
Zakładając, że reszta jej pracy jest dobra – a zatem warto poświęcić swój czas na krótką metę, aby pomóc jej ulepszyć się w tej dziedzinie – oto co sugeruję:
1. Usiądź z nią i powiedz, że chcesz przeprowadzić z nią poważną rozmowę na temat nawyku pracy. Wyjaśnij, że bardziej zwięzłe przekazywanie informacji to nie tylko preferencja stylu; jest to konieczność biznesowa i jest to coś, nad czym musisz aktywnie pracować. Powiedz jej, że martwisz się, że ma to na nią wpływ zawodowy i że nadal będziesz to robić, oraz że jej praca jest dobra i zasługuje na to, aby ludzie zwracali na nią uwagę, ale nie zrobią tego, jeśli nie znajdzie sposobu na komunikowanie się bardziej zwięźle.
2. Daj jej konkretne wskazówki. Nie wystarczy powiedzieć „utrzymaj rzeczy krótsze”, ponieważ jej miernik kalibracji jest wyłączony. Nie wie, kiedy coś jest za długie. Więc musisz to przeliterować. Na przykład możesz jej powiedzieć, że żadna notatka nie powinna być dłuższa niż jedna strona i że każda powinna być napisana głównie w wypunktowaniach, e-mail nie powinien mieć więcej niż trzy krótkie akapity, a prezentacje nie powinny być dłuższe niż X minut; powinna obserwować, jak długo inni przemawiają na zebraniach i sama nie mówić dłużej.
3. Trenuj ją aktywnie do przodu. Na przykład, kiedy przypisujesz jej projekt pisemny, na początku daj jej maksymalną liczbę stron. Jeśli obawia się, że nie będzie w stanie podać wszystkich informacji, które według niej powinny się znaleźć, porozmawiaj o tym z nią. Kiedy usłyszysz, że to, co się martwi, nie pasuje, wyjaśnij, dlaczego X jest ważne, a Y nie. Wyjaśnij, że decydenci wyższego szczebla w szczególności nie chcieć wszystkie informacje. Chcą wniosków i wniosków na wysokim poziomie, a także ufania, że jest to poparte przemyśleniami i badaniami zanim to do nich przyszło aby nie musieli spędzać czasu na tej części. Niektórzy ludzie naprawdę nie zdają sobie z tego sprawy i czują, że ich praca nie będzie wiarygodna lub wyda się niekompletna, jeśli nie zawierają wszystkich istotnych szczegółów na dany temat.
4. Nie licz na to, że będzie podsłuchiwać podpowiedzi , jak na przykład proszenie na początku spotkania, aby wszyscy byli zwięzłe, lub sam jako przykład. To nie działa, więc musisz być bardziej wyraźny. Zamiast tego możesz powiedzieć na spotkaniu: „Jane, czy możesz dać nam jednominutowy przegląd X?”. Albo kiedy jesteście tylko we dwoje: „To więcej niż potrzebuję; Ufam, że omówisz szczegóły bez mojej potrzeby bycia w pętli. W jakich częściach potrzebujesz mojego wkładu?
5. I na koniec, pamiętaj o przekazywaniu jej opinii po drodze , czy jest to „Rozpoczęcie prezentacji podczas rozmowy telefonicznej było świetne, ale myślę, że zacząłeś tracić ludzi, gdy rozmawiałeś o szczegółach, jak będzie działać nowe oprogramowanie”, czy „Ta notatka jest świetnym przykładem tego, jak wcielasz w życie to, co o których rozmawialiśmy i uwielbiam to, jak przekazałeś wszystkie ważne informacje w łatwy do przejrzenia sposób.
Jeśli chcesz zainwestować w to trochę czasu, powinieneś zobaczyć prawdziwą zmianę w ciągu najbliższych kilku miesięcy lub nie. Jeśli tego nie zrobisz, brak poprawy może oznaczać, że będzie miała mniej lub nie będzie miała żadnych okazji do prezentowania się przed kierownictwem wyższego szczebla, lub że nigdy nie będzie Twoim pierwszym wyborem w przypadku projektów o wyższym profilu, lub że wpłynie to na jej zdolność do postępów w organizacja. Lub może to po prostu oznaczać, że będziesz musiał nadal wysyłać jej projekty z instrukcjami, aby je skrócić.
Niezależnie od prawdopodobnych konsekwencji, porozmawiaj z nią wyraźnie o nich, aby wiedziała, na czym polega kompromis. Ale po kilku miesiącach skoncentrowanego coachingu na tym, myślę, że masz dużą szansę pomóc jej znacząco się poprawić.
Chcesz zadać własne pytanie? Wyślij to do alison@askamanager.org .
ile lat ma Jenna von Oy
