To nie jest takie proste, jak się wydaje.
Każdy chce wykonywać wspaniałą pracę, ale niewielu rozumie, czego potrzeba, aby wykonać świetną pracę. To tylko jeden z powodów, dla których, chociaż dobrych pomysłów jest bez liku, ludzie i firmy, które potrafią realizować dobre pomysły, są bardzo nieliczne.
Amazon jest jedną z tych firm: przez dziesięciolecia „Sklep ze wszystkim” zbudował wspaniałe osiągnięcia w realizacji świetnych pomysłów.
Jeden powód, dla którego:
Jennifer Reyna Miss Rock Wear
Bezos nauczył pracowników „określać zakres”.
Zakres ma znaczenie
W terminologii zarządzania projektami „zakres” jest używany do opisania szczegółów tego, co jest związane z zadaniem, wraz z ilością czasu i wysiłku, jaki jest potrzebny do jego wykonania.
Niezależnie od tego, czy pracujesz nad złożonym projektem, czy nawet niewielkim zestawem zadań, niezwykle ważne jest określenie zakresu.
Robiąc tak, jak wyjaśnił Bezos w poprzednim liście do akcjonariuszy, wymaga najpierw rozpoznania, jak wygląda „dobry” wynik. Następnie musisz zrozumieć i mieć realistyczne oczekiwania dotyczące tego, ile pracy zajmie osiągnięcie tego rezultatu.
Jest to ważne, ponieważ wiele prac jest trudniejszych, bardziej zaangażowanych lub zajmuje więcej czasu, niż większość ludzi sobie wyobraża.
Aby to zilustrować, Bezos opowiada historię przyjaciela, który nauczył się porządnie stanąć na rękach. W końcu zatrudniła trenera, który powiedział jej, że większość ludzi uważa, że potrafią opanować stanie na rękach w około dwa tygodnie, podczas gdy w rzeczywistości zajmuje to około sześciu miesięcy.
„Nierealistyczne przekonania dotyczące zakresu – często ukryte i nieomawiane – zabijają wysokie standardy” – mówi Bezos. 'Aby osiągnąć wysokie standardy samodzielnie lub jako członek zespołu, musisz tworzyć i proaktywnie komunikować realistyczne przekonania o tym, jak trudne będzie coś'.
Bezos następnie podaje przykład tego, jak to działa w Amazon.
Jeśli chodzi o prezentowanie nowych pomysłów, pracownicy Amazona nie korzystają z programu PowerPoint. Zamiast tego piszą notatki ustrukturyzowane narracją, które mogą sięgać nawet sześciu stron.
„Nic dziwnego, że jakość te notatki jest bardzo zróżnicowana”, pisze Bezos. „Niektórzy mają wyrazistość śpiewu aniołów. Są błyskotliwi i troskliwi, a spotkania przygotowują na wysokiej jakości dyskusję. Czasami pojawiają się na drugim końcu spektrum.
Kiedy notatka nie jest świetna, mówi Bezos, zwykle nie jest to niezdolność pisarza do rozpoznania wysokiego standardu. Raczej jest to złe oczekiwanie zakres : Pisarz wierzy, że potrafią napisać dobrze przygotowaną notatkę w jeden lub dwa dni, a nawet kilka godzin.
W rzeczywistości, mówi Bezos, zajmuje to tydzień lub dłużej.
Wartość netto dr Conrada Murraya
„Próbują doskonalić stanie na rękach w zaledwie dwa tygodnie”, mówi Bezos. „Wspaniałe notatki są pisane i przepisywane, udostępniane współpracownikom, którzy są proszeni o poprawę pracy, odkładane na kilka dni, a następnie ponownie edytowane ze świeżym umysłem. Po prostu nie da się tego zrobić w dzień lub dwa.
Kontynuuje: „Kluczową kwestią jest tutaj to, że możesz poprawić wyniki poprzez prostą czynność nauczania zakresu – że świetna notatka prawdopodobnie powinna zająć tydzień lub dłużej”.
Istnieją inne powody, dla których ważne jest określenie zakresu pracy:
Motywacja
Nowość pracy nad czymś nowym dość szybko znika. Tak wielu wkroczyło na ścieżkę sukcesu tylko po to, by poddać się przed zebraniem tego, co zasiali – ponieważ po prostu nie rozumieją, co jest konieczne, aby osiągnąć rezultat, na który liczą.
Definiując zakres, możesz dać sobie motywację, której potrzebujesz, aby iść dalej — ponieważ możesz łatwo śledzić to, co zrobiłeś, i zobaczyć, jak daleko musisz się posunąć.
Wykonanie
Każda firma i każdy projekt ma zestaw niepisanych zadań, które wszyscy zakładają, że zostaną po prostu wykonane, nawet jeśli nikt nie wie, kto je wykona.
Zgadnij co? Te zadania zwykle nie są wykonywane.
Zdefiniowanie zakresu pomaga wyjaśnić te zadania, dzięki czemu ktoś upewni się, że zostały ukończone.
Jedność
Jak wyjaśnia Bezos, wiele prac jest trudniejszych, bardziej zaangażowanych lub zajmuje więcej czasu, niż większość ludzi sobie wyobraża.
Bardziej prawdopodobne jest, że zespół rzeczywiście osiąga świetne wyniki, jeśli wszyscy zaangażowani rozumieją, ile czasu i wysiłku potrzeba.
Postęp do przodu
„Rozszerzanie zakresu” to kolejny termin związany z zarządzaniem projektami, który opisuje, w jaki sposób wymagania dotyczące stanowiska mają tendencję do zwiększania się w czasie.
Na przykład, jeśli jesteś odpowiedzialny za tworzenie nowego produktu, wiesz, jak szybko może rosnąć lista wymaganych funkcji tego nowego produktu.
Oczywiście możesz dodać te funkcje do listy, ale jeśli jest to poza pierwotnie zdefiniowanym zakresem produktu, będzie to kosztować: albo zajmie to więcej czasu, albo zwiększy budżet projektu.
Zdefiniowanie zakresu pomaga osobom odpowiedzialnym nie ugrzęznąć w dodatkowych żądaniach i iść naprzód.
Zredukowany stres
Tak łatwo jest wziąć na siebie za dużo, myśląc, że jest sposób, aby wszystko zmieścić. Myślisz, że czas pojawi się magicznie lub że praca jakoś sama się wykona…
Nie będzie.
Więc albo praca nie? zrobić ...
Albo nie da się tego zrobić tak jak powinno...
ile lat ma Matt King?
Albo to się robi, ale w zbyt duży koszt dla siebie lub innych.
W przeciwieństwie do tego, gdy odpowiednio określisz zakres, zmniejszysz stres i sprawisz, że życie pójdzie gładko.
Tak więc następnym razem, gdy poczujesz się sfrustrowany sposobem, w jaki idzie praca, cofnij się o krok — i wyjmij stronę z podręcznika Jeffa Bezosa:
Zdefiniuj zakres.
Bo choć nie jest to takie proste, na jakie wygląda, to zdecydowanie osiągalne.
Musisz tylko wiedzieć, dokąd zmierzasz i w co się pakujesz.
(Jeśli podobała Ci się „prosta zasada zakresu”, koniecznie zapisz się na mój bezpłatny kurs inteligencji emocjonalnej, gdzie co tydzień dzielę się podobną zasadą, która pomoże Ci sprawić, że emocje będą działać dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie.)
