Czy zatrudniasz osobistych asystentów, którzy: zapisać Twój czas lub kto Cię kosztował?
Niedawno zaprosiłem trzydziestu pięciu moich najlepszych klientów coachingu biznesowego na prywatne rekolekcje w Jackson Hole w stanie Wyoming, gdzie mieszkam. Omawialiśmy różne aspekty przywództwa – sposoby, w jakie właściciele firm mogą tworzyć strategiczne przewagi i przełomowe wyniki dla siebie i swoich firm – gdy ktoś mnie o to zapytał zarządzanie czasem .
To pytanie wywołało ożywioną rozmowę o najlepszych sposobach, jakie każdy z nas znalazł, aby wykorzystać swój czas. I stało się jasne, że wyjątkowo odnoszący sukcesy przedsiębiorcy, których mieliśmy w tym pokoju, tracili cenny czas, ponieważ ich asystenci nie byli wystarczająco zdolni lub upoważnieni do wykonywania wymaganej od nich pracy. Zacząłem więc mówić o tym, jak ważne jest zatrudnianie asystentów, którzy najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom – i o tym, co możesz zrobić, aby im pomóc.
Przez dwadzieścia pięć lat w różnych firmach iw różnych miastach miałem asystentów, którzy pracowali w moim biurze, asystentów, którzy pracowali zdalnie, ale lokalnie, i asystentów, którzy pracowali dosłownie tysiące mil ode mnie. W trakcie odkryłem, że istnieją naprawdę cztery poziomy asystentów. Zatrudnienie odpowiedniego asystenta ma kluczowe znaczenie dla wykorzystania czasu.
Poziom 1: Gofer
Asystenci na tym pierwszym poziomie wymagają bezpośrednich instrukcji i ścisłego nadzoru. Mogą przenosić przedmioty z punktu A do punktu B. Mogą wysyłać e-maile w Twoim imieniu - gdy dokładnie powiedzą, co napisać. Mogą wziąć transkrypcje i zeskanować dokumenty oraz złożyć te dokumenty w folderach zgodnie z Twoimi instrukcjami. W przypadku goferów dajesz im wskazówki na każdym kroku
Więc oszczędzasz trochę czas - w końcu twój gofer jest tym, który naprawdę robić zadanie - ale tak naprawdę musisz zrobić wszystko za nich. Co nakłada twardą granicę na ilość czasu, którą możesz naprawdę wykorzystać, pracując ze sługą.
To oczywiście nie jest rodzaj osobistego asystenta, którego powinieneś zatrudnić.
Poziom 2: Asystent Administracyjny
Asystent administracyjny lub „administrator” to ktoś, kto dobrze radzi sobie z wieloma zadaniami, o ile istnieje dla niej jasny proces, a te zadania mieszczą się w granicach tego, czego się spodziewają lub do czego są przyzwyczajeni .
Dobrą wiadomością jest to, że administratorzy są znacznie bardziej autonomiczni niż goferzy. Administratorzy mogą naprawdę pomóc wykorzystać Twój czas, o ile postępują zgodnie ze znanymi procesami i procedurami, aby uzyskać znane wyniki. Doskonale radzą sobie z konkretnymi, zdefiniowanymi zadaniami.
Ale wpadają w kłopoty, gdy sprawy stają się niejednoznaczne – gdy są proszeni o wykonanie zadań, w których sukces nie jest gwarantowany. Boją się bałaganu. Boją się popełnić błąd. Ponieważ wiedzą, że zostaną pociągnięci do odpowiedzialności za swoje błędy. Mogą mieć kłopoty. To znaczy, że niechętnie korzystają z własnej dyskrecji.
Tak więc administratorzy mogą pomóc wykorzystać znacznie więcej czasu niż osoby goszczące, ale będą unikać zadań, w których pomoc może być najbardziej wartościowa.
Poziom 3: Asystent wykonawczy
ile zarabia Chris Hayes?
Asystenci wykonawczy nie zrażają się niepewnością. Mogą podjąć się niejasnego zadania i faktycznie wymyślić, w pewnych granicach, jak to zrobić. Poradzą sobie z zadaniami, które są naszkicował zamiast być zaprojektowany.
Zadania inżynierskie – takie, z którymi asystenci administracyjni czują się najbardziej komfortowo – są naprawdę dobrze przetworzone. Niezbędne kroki są jasno określone z góry.
Z drugiej strony, gdy dajesz asystentowi wykonawczemu naszkicowane zadanie, zwykle mówisz coś w stylu: „ Oto, co próbuję osiągnąć. Oto kilka zmienne w grze. Oto kilka rzeczy, które warto wziąć pod uwagę . ty domyśl się reszty '
Asystenci wykonawczy są wysoce autonomiczni; potrzebują tylko pomocy w zrozumieniu kontekstu Twoich próśb. Potrzebują pewnej podstawowej ilości informacji, aby pomóc im podejmować dobre decyzje w Twoim imieniu. Potrzebują, aby przekazać swoje oczekiwania i preferencje.
Na przykład, jeśli chodzi o podróżowanie, poinformuj ich, na jakich warunkach chcesz przejść na wyższą klasę usług lotniczych, jakie hotele lubisz i w jakich dzielnicach wolisz się zatrzymać.
Ten kontekst może również sięgać znacznie głębiej. Ze swojej strony lubię mieć mojego asystenta wykonawczego w mojej skrzynce odbiorczej. Częściowo jest to pomocne, ponieważ zmniejsza liczbę e-maili, które muszę obsłużyć: jeśli otrzymuję sto e-maili dziennie, powiedziałbym, że mój asystent wykonawczy obsługuje, redystrybuuje lub usuwa około pięćdziesięciu do siedemdziesięciu z nich.
Ale jej obecność jest również pomocna, ponieważ widzi kontekst mojej działalności. Ponieważ wie, nad czym i z kim pracuję, może podejmować lepsze decyzje o tym, kto powinien umawiać się ze mną na spotkania. Na przykład, jeśli widzi, że wymieniam z Joe dużo e-maili na temat konkretnego projektu, a potem Joe prosi o spotkanie i mówi, że musi się ono odbyć przed określonym terminem, może stwierdzić, że projekt jest naprawdę ważny dla ja i że spotkanie chyba też jest. Przejmie więc inicjatywę, by zorganizować dla mnie to spotkanie i po prostu wyśle mi notatkę z takim skutkiem, że: Joe powiedział, że naprawdę musi się z tobą spotkać przed wyznaczonym terminem, więc wpasowałem go na pół godziny, od 2:45 do 3:15 '
Asystenci wykonawczy mogą naprawdę pomóc w wykorzystaniu czasu , o ile zapewnisz im dobry kontekst.
Poziom 4: Szef Sztabu lub Dyrektor Wykonawczy
Wreszcie mamy szefa sztabu, aw wojsku oficera wykonawczego. Ten asystent jest jak osobisty COO dla Twojej działalności biznesowej. Rozumieją Twoje cele. Wiedzą, kim są wszyscy kluczowi gracze. I są w stanie samodzielnie osiągnąć wyniki, jednocześnie zdejmując z Twoich barków większość – lub nawet większość – administracyjnego obciążenia.
Szef sztabu przejmie inicjatywę i faktycznie sprawdzi i skontaktuje się z Twoimi bezpośrednimi podwładnymi w Twoim imieniu. Podczas gdy asystent administracyjny lub wykonawczy może robić notatki na spotkaniu, szef personelu zauważy elementy, które wymagają dalszych działań, i sam to zrobi. Twój szef sztabu weźmie na siebie, aby po spotkaniu wrócić do Cindy, aby upewnić się, że naprawdę przekazała te cztery rzeczy, a następnie sprawdzić dwa dni później, jak sobie z nimi radzi.
Niestety większość ludzi zatrudnia goferów i asystentów administracyjnych - ludzi, którzy mogą pomóc tylko w jasno określonych zadaniach. Ale jako właściciele firm większość z nas nie jest zbyt zorientowana na proces; żyjemy w bardziej rozmytym świecie. Tak więc naprawdę potrzebujemy przynajmniej asystenta wykonawczego, który poradzi sobie z bardziej niejednoznacznymi sytuacjami.
I chociaż szefowie personelu są świetni, zwykle znajdziesz ich tylko w firmach o średniej i większej kapitalizacji. Jeśli masz mniejszą firmę, prawdopodobnie będziesz mieć w swoim zespole osobę typu szef personelu, ale nie będzie ona przypisana wyłącznie do Ciebie. Mogą zamiast tego prowadzić Twoje operacje lub, jeśli Twoja firma jest trochę większa, mogą być Twoim COO.
I to jest ważne, aby pamiętać, że te tytuły są arbitralne. Wiele osób, które nosi tytuł „Asystentów wykonawczych”, to tak naprawdę tylko gońcy. I wiele osób zatrudnionych jako gospodynie naprawdę działa na poziomie asystenta wykonawczego. (To ostatnie jest szczególnie powszechne w świecie rozrywki.)
Tak więc, gdy myślisz o zatrudnieniu kolejnego asystenta, zastanów się, jakiego rodzaju asystenta potrzebujesz. I cokolwiek zdecydujesz, pamiętaj, aby szukać tych cech podczas rozmów kwalifikacyjnych.
Na koniec dodatkowa wskazówka: zatrudnij kogoś z nieco większymi umiejętnościami, niż myślisz, że będziesz potrzebować. W końcu chcesz, żeby Twoja firma się rozwijała, prawda?
Jeśli podobały Ci się pomysły, którymi się podzieliłem, zachęcam do pobrania darmowej kopii mojej najnowszej książki, Zbuduj biznes, a nie pracę . Kliknij tutaj aby uzyskać szczegółowe informacje i otrzymać bezpłatną kopię.
