Wiele dzisiejszych organizacji, które zmagają się ze zmianami i nie są w stanie zrealizować swojej ostatecznej wizji, spędza niezliczone dni, tygodnie i miesiące – nie wspominając o zasobach – próbując zrozumieć, dlaczego wydaje się, że nie mogą ominąć stojących na ich drodze barier. I często nie potrafią do końca określić, jakie są te bariery.
W 2013 roku napisałem artykuł, w którym mówiłem o mentalność silosu oraz niektóre ze sposobów, w jakie organizacje mogą poczynić kroki w eliminowaniu struktur i barier behawioralnych, które uniemożliwiają komunikację, współpracę i ostatecznie – sukces.
Mentalność silosu można zdefiniować jako nastawienie obecne, gdy pewne działy lub sektory nie chcą dzielić się informacjami z innymi w tej samej organizacji. Ten rodzaj mentalności zmniejszy wydajność całej działalności, zmniejszy zaufanie i morale oraz może przyczynić się do upadku kultury produktywnej firmy.
Silo to termin biznesowy, który był przekazywany i omawiany przy wielu stołach konferencyjnych w ciągu ostatnich 30 lat. W przeciwieństwie do wielu innych modnych terminów dotyczących zarządzania jest to jeden problem, który nie zniknął przez lata. Silosy wydziałowe są postrzegane jako narastający problem dla większości organizacji różnej wielkości. Obowiązkiem liderów wykonawczych i kierownictwa jest przygotowanie i wyposażenie swoich zespołów w odpowiednie nastawienie i wizję, aby przełamać te destrukcyjne bariery organizacyjne.
Lekcja z wojska
W wielu moich pismach porównuję stale zmieniające się globalne środowisko biznesowe z rzeczywistością wojskową po 11 września. Po kilku latach wojny siły amerykańskie i koalicyjne zaczęły zdawać sobie sprawę, że dwudziestowieczny mechanizm militarny nie zadziała przeciwko niebezpiecznemu, dynamicznemu i bardzo zdecentralizowanemu wrogowi. Mieliśmy do dyspozycji najlepszych wojowników, specjalistów wywiadu i organizacje cywilne, ale nie byliśmy na tyle zwinni, by działać z szybkością, jakiej wymagały te wojny.
W zespołach Navy SEAL - oraz na poziomie plutonu, oddziału i zespołu, podchodzimy do przywództwa, współpracy i komunikacji w sposób zdecentralizowany. Ale wyobraźcie sobie, że nakładacie na siebie wszystkie inne siły konwencjonalne, agencje wywiadowcze i siły sojusznicze na całym świecie, które próbują pracować nad jedną misją. I czy ta pojedyncza misja była zrozumiała dla wszystkich? Czy oznaczało to różne rzeczy dla różnych ludzi? Czy to „co” było jasno zdefiniowane, a „jak” luźniej definiowane przez różne jednostki?
Na początku wielu zgodziłoby się, że tak, siły koalicyjne pracujące nad stłumieniem rebelii i pokonaniem Al-Kaidy w Iraku, na przykład, miały chaotyczne wizje, jak osiągnąć ten wzniosły cel. Dlaczego? W dużej mierze z powodu niejasnej wizji, biurokracji i silosów organizacyjnych.
Walczyły z nami tradycyjne struktury hierarchiczne, subkultury międzybranżowe i metody wymiany informacji. Wyżsi przywódcy w końcu zdali sobie sprawę, że wojsko w ogóle i różne grupy zadaniowe na czubku włóczni muszą przekształcić się w nowoczesne organizacje XXI wieku, które były skupione wokół jednej narracji dla wizji.
Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w dużej korporacji, może to brzmieć znajomo. W rzeczywistości może to istnieć również w małych firmach.
Struktury Cię powstrzymują
Nie wyobrażam sobie wielu organizacji, które nie chcą być bardziej współpracujące, mieć spójną wizję, lepiej się komunikować lub poprawić zaufanie i odpowiedzialność. Nie musisz być dyrektorem generalnym ani mieć dyplomu MBA, aby zrozumieć, jak wszystkie te rzeczy, dobrze wykonane i zakorzenione w kulturze, mogą prowadzić do niesamowitych zysków finansowych. Jednak wiele organizacji zmaga się ze swoimi historycznymi systemami i strukturami, nie chcąc się od nich odchodzić. Obawiając się utraty kontroli.
Silosy i ich wpływ na wyrównanie w pionie i poziomie
Mówienie o „więcej” współpracy i tworzeniu zespołów wielofunkcyjnych jest świetne, ale może się to również nie udać bez jasnego wspólnego zrozumienia narracji stojącej za ostateczną misją. Często, przynajmniej z perspektywy zewnętrznej, wewnętrzne pionowe wyrównanie misji może być w porządku, podczas gdy brakuje wyrównania poziomego w poprzek silosów. Subkultury i pomysły na to, jak osiągnąć cel, mogą się różnić, co prowadzi do tego, że te działy, działy lub „międzyfunkcyjne” zespoły faktycznie współpracują ze sobą na wiele sposobów.
ile lat ma Rick Mcvey?
Czasami silosy istnieją jednocześnie w pionie i poziomie. Starsi przywódcy nie mają wystarczającego dostępu do ważnych danych wywiadowczych naziemnych oddziałów z pierwszej linii, podczas gdy dyrektywy i informacje z góry gubią się w tłumaczeniu w drodze w dół.
Zniszczenie silosu - przykład
W mojej ostatniej firmie opracowaliśmy nową wizję, aby być w lepszej pozycji do projektowania i wdrażania prawdziwie zintegrowanych rozwiązań dla naszych klientów. Ale aby to osiągnąć, wykroczył poza lepszą analizę danych, kreatywne myślenie i nałożenie na siebie większej liczby usług. Niestandardowe strategie wymagały nowego podejścia do pozyskiwania talentów, struktur działów i większości istniejących procesów. Połączyliśmy zespoły w celu lepszej współpracy, wdrożyliśmy nowe mechanizmy nagradzania, przerobiliśmy struktury raportowania, przeprojektowaliśmy całe biuro i dosłownie zburzyliśmy ściany – dosłownie i w przenośni.
Nie oznacza to, że rozwiązaniem jest całkowite odejście od tradycyjnych hierarchii i budowanie tylko otwartych sieci i zespołów bez struktur i zasobów, które je wspierają – co również może być katastrofalne w wielu organizacjach. Ale trochę z obu może jednocześnie zapewnić stabilność i współpracę. W takim środowisku komunikacja przebiega szybciej, nauka wzrasta, lekcje mogą być stosowane w różnych działach, a strategie dopasowują się, aby wspierać jedną wizję.
Zachowania i sposób myślenia, które należy zmienić
Nastawienie silosu nie pojawia się przypadkowo i nie jest przypadkiem, że większość organizacji zmaga się z międzywydziałowymi wojnami o terytorium. Musimy zająć się faktem, że silosy organizacyjne mogą być również wynikiem konfliktu w zespole przywódczym i że konflikt spływa w dół, powodując niepokoje, a pracownicy obawiają się nadstawić karku.
Wielu kierowników może patrzeć na swoją organizację i zwalniać z nieefektywności działów oraz brak rozwiązań międzyfunkcyjnych z powodu niedojrzałych pracowników, braku podstawowego szkolenia lub po prostu niezdolności niektórych pracowników do miłej zabawy ze sobą. Niestety, podczas gdy te zachowania mogą być wynikiem mentalności silosu; zwykle nie jest to główna przyczyna. Te założenia w rzeczywistości doprowadzą do długoterminowej szkody dla organizacji jako całości, wywołując urazę i cynizm w zespołach. Obowiązkiem zespołu kierowniczego jest rozpoznanie tego i wzniesienie się ponad to, aby tworzyć skuteczne, długoterminowe rozwiązania, które są skalowalne, wykonalne i realistyczne.
Jak odnieść sukces w złożonych środowiskach
Organizacje, które odniosą sukces w tym bardziej niestabilnym i złożonym środowisku biznesowym, muszą nie tylko opracować i regularnie komunikować zgodną wizję – i konkretną narrację, która ją wspiera – ale także odpowiedzieć na pytania:
„Jakie zachowania i sposób myślenia muszą się zmienić, aby osiągnąć ten cel?”
Rachel Ray i mąż w otwartym związku
„Jakie bariery należy przełamać, aby osiągnąć ten wysiłek na rzecz zmian?”
Budowanie bardziej znaczących relacji poza silosami, w których istnieją ludzie, będzie stopniowo osłabiać siłę tych barier. Poprawia to również zaufanie i chęć regularnego dzielenia się ważnymi informacjami. Wszyscy pracują nad wspólnym celem i wszyscy rozumieją swoją rolę w kierowaniu statkiem w tym kierunku.
Nie stało się to z dnia na dzień, ale kiedy wyżsi przywódcy w szeregach wojskowych, zwłaszcza w operacjach specjalnych, stanęli za tymi zmianami, sami zaczęli demonstrować nowe zachowania i codziennie rozmawiali o nowej wizji; dopiero wtedy kultura nie zaczęła się zmieniać zgodnie z wizją i strategią.
Oto 5 kroków, aby zachęcić do zjednoczenia frontu i otworzyć linie do komunikowania potężnej wizji zmian.
1. Stwórz ujednoliconą wizję.
Jak napisał Patrick Lencioni w jego książce Silos, Politics and Turf Wars; „Silosy — i wojny o tereny, które umożliwiają — niszczą organizacje. Marnują zasoby, zabijają produktywność i zagrażają osiągnięciu celów”. Następnie doradza liderom, aby zburzyli silosy, przenosząc problemy behawioralne i zajęli się kontekstowymi problemami, które są obecne w sercu organizacji. Dla wielu organizacji oznacza to, że nie tylko wszyscy pracownicy firmy muszą wiosłować w tym samym kierunku, ale także zespoły wykonawcze muszą być zaangażowane i na czele sterować łodzią.
Konieczne jest, aby zespół kierowniczy zgodził się na wspólną i ujednoliconą wizję organizacji. Przed przekazaniem go zespołom musi istnieć wysoki poziom zaangażowania kadry kierowniczej i podstawowego zrozumienia długoterminowych celów firmy, zadań działu i kluczowych inicjatyw w ramach zespołu kierowniczego. Zjednoczony zespół przywódców będzie zachęcał do zaufania, wzmacniał pozycję i przełamywał menedżerów z mentalności „mojego działu” do mentalności „naszej organizacji”. A liderzy muszą najpierw być konsekwentni we wszystkich swoich zachowaniach, zanim inni pójdą za nimi.
2. Pracuj nad osiągnięciem wspólnego celu.
Gdy zespół kierowniczy zgodzi się na nadrzędną, ujednoliconą wizję organizacji, ważne jest, aby ten zespół określił podstawowe problemy, które mogą powodować efekt domina. Wiele razy identyfikuje się wiele celów taktycznych i celów, ale to do zespołu kierowniczego należy pozostanie na zadaniu i zdefiniowanie pojedynczego, jakościowego ukierunkowania, które jest dla nich wspólne, jako najwyższy priorytet. Po zidentyfikowaniu „słonia w pokoju” ważne jest, aby wszyscy dyrektorzy i wszyscy członkowie kierownictwa pracowali razem, aby osiągnąć ten wspólny cel. Ważne jest również, aby wszyscy pracownicy byli świadomi tego celu i rozumieli, w jaki sposób mogą wywierać indywidualny wpływ.
W książce Virginii Anderson i Lauren Johnson Podstawy myślenia systemowego definiują one myślenie systemowe jako całościowe i całościowe spojrzenie na całość. Rozpoznaje połączenia między częściami systemu i syntetyzuje je w jednolity obraz. To myślenie, wraz z jednolitym ukierunkowaniem, powinno być stosowane w zespołach, aby zachęcać do współpracy, pracy zespołowej i ostatecznie do osiągnięcia wspólnego celu.
3. Motywuj i motywuj.
Uznanie dla kierownictwa i zespołów zarządzających, które są w stanie z powodzeniem ustalić jednolity, wspólny cel i zrozumieć, jak różne części całości się splatają. Połowa bitwy jest wygrana. Ostatnie etapy eliminacji silosów obejmują wykonanie i wdrożenie. Motywacja może być różna w różnych zespołach, a co najważniejsze u poszczególnych osób. Tym, co naprawdę definiuje odnoszącego sukcesy menedżera, jest ten, który jest w stanie określić, jakie kluczowe elementy motywują każdego z jego pracowników i jak skutecznie komunikować to szerokiemu gronu odbiorców. Po określeniu wspólnego celu każdy członek zespołu zarządzającego musi odpowiednio motywować swoich pracowników.
Jeśli Twoim wspólnym celem jest poprawa reputacji Twojej firmy, jednym z Twoich celów może być poprawa jakości Twojego produktu. Jeśli celem jest poprawa jakości produktu, należy stworzyć zachęty dla pracowników, aby zmaksymalizować ten pożądany rezultat. Na przykład ktoś zajmujący się rozwojem produktu może otrzymać zachętę do redukcji błędów w terminie; podczas gdy przedstawiciel obsługi klienta może otrzymać zachętę do zwiększenia zadowolenia klienta. Zachęty będą miały duży wpływ na motywowanie pracowników; jednak to nie wszystko, co jest potrzebne. Menedżerowie muszą pamiętać, że motywacja obejmuje szeroką gamę taktyk, w tym wspólne zainteresowania, indywidualne inwestycje w rozwój, wspólny głos i pozytywne słowa zachęty. Wszystkie taktyki opisane w Motywacji mają na celu uniknięcie postawy „to nie moja praca” i zachęcanie do wkładu, pracy zespołowej i, co najważniejsze, produktywności.
4. Wykonaj i zmierz! .
Podobnie jak w przypadku każdego ustalonego celu, ważne jest, aby po zdefiniowaniu tego celu był on również dokładnie mierzony. Zespół kierowniczy musi ustalić ramy czasowe na realizację wspólnego celu, punkty odniesienia dla sukcesu oraz delegować określone zadania i cele innym członkom zespołu zarządzającego oraz żołnierzom z pierwszej linii. Kluczowe znaczenie mają uprawnienia i odpowiedzialność.
Często zdarza się, że do utrzymania pędu potrzebna jest duża bezwładność. Nie zapominajmy, że zespoły rozwijają się dzięki rutynie i ciągłemu wzmacnianiu. Praca zespołowa i stała współpraca muszą być obecne, aby powyższe 3 kroki działały poprawnie.
5. Współpracuj i twórz.
Lori pali allen wartość netto
Słynny cytat Francisa Bacona „wiedza to potęga” odgrywa kluczową rolę we współczesnych organizacjach. Istnieje kilka kluczowych czynników w tworzeniu dobrze prosperującego i produktywnego zespołu; wiedza, współpraca, kreatywność i pewność siebie. Bez tych czterech podstawowych czynników każdy zespół jest skazany na porażkę.
Aby zachęcić zespoły do wykazywania wszystkich 4 z tych cech, zaleca się, aby kierownictwo umożliwiało i wspierało interakcję między działami. Wymiana wiedzy i współpraca, która nieuchronnie nastąpi między zespołami, jest absolutnie bezcenna. Aby zmaksymalizować współpracę, wiedzę, kreatywność i pewność siebie, sugeruje się, aby kierownictwo pracowało nad skróceniem niepotrzebnie długich i częstych spotkań, tworzyło dostępne i małe sale konferencyjne, wdrażało międzywydziałowy system szkoleń oraz zachęcało do konstruktywnej informacji zwrotnej z działów zewnętrznych.
Rozbicie silosów nie jest łatwym zadaniem dla każdej organizacji, czy to wojskowej, biznesowej czy innej; jednak unikanie tych problemów będzie bardziej szkodliwe dla pracowników i ostatecznie dla ogólnej zdolności do jednoczenia się poprzez wszelkie wysiłki związane z transformacją. Pięć kroków ma na celu ułatwienie ujednoliconej wizji i ustalenie realistycznych kroków w celu zapewnienia członkom zespołu jasnego celu i środków do osiągnięcia ostatecznego wspólnego celu. Nie ma nic potężniejszego w żadnej organizacji niż to, by wszyscy pracownicy wiosłowali zaciekle w tym samym kierunku.
I znowu, te wizje nie muszą być nadmiernie złożone ani być dzikimi skokami na wielkość. Muszą być czymś, z czym zespół może się połączyć, gdzie każdy rozumie, jak nie tylko rozmawiać o zwycięstwie, ale także zachowywać się po swojemu. Jasno przekazana wizja, niewielka restrukturyzacja i zmiana sposobu myślenia w połączeniu z konsekwencją i dyscypliną to sposób, w jaki najlepsze organizacje będą prosperować w XXI wieku.
