8 największych marnotrawców czasu, które zabijają Twoją produktywność

Wszyscy chcielibyśmy być bardziej produktywni. Ale jak to możliwe, gdy zadania się nawarstwiają, w ostatnim sezonie? Pomarańcz to nowa czerń właśnie pojawił się na Netflix i masz falę e-maili, SMS-ów i powiadomień z mediów społecznościowych, które Cię rozpraszają?

W ciągu ostatniego miesiąca DUŻO za dużo się działo. Upuszczałem piłkę na lewo i prawo. Jest to niedopuszczalne, jeśli jesteś właścicielem firmy. Ludzie na mnie liczą i nie powinienem do tego dopuścić. To spowodowało, że oceniam rzeczy, które zabijają moją produktywność.

Pierwszym krokiem, który musiałem zrobić, było zidentyfikowanie pożeraczy czasu i zduszenie ich w zarodku, abym mógł pozostać produktywny. Oto osiem marnotrawców czasu, których zauważyłem, zabijając moją produktywność i większość ludzi, z którymi pracuję.

1. Ciągłe sprawdzanie wiadomości e-mail.

Nie powinno dziwić, że e-mail jest jednym z największych, jeśli chodzi o marnowanie czasu. W końcu codziennie wysyłanych jest ponad 200 miliardów e-maili i stwierdzono, że przeciętny pracownik sprawdza pocztę 36 razy na godzinę. I wszyscy jesteśmy tego winni. Nie mogę powiedzieć, ile razy pisałem artykuł tylko po to, by rozpraszało mnie powiadomienie e-mailem, czy to na moim laptopie, czy smartfonie.

Całkowicie rozumiem, że nie możesz zostawić klienta lub szefa zawieszonego, nie odpowiadając na wiadomość e-mail, ale często otrzymujemy biuletyny lub kupony, które w końcu klikamy, co prowadzi nas do przeglądania witryny. Aby zachować produktywność, musisz ograniczyć czas, który spędzasz na sprawdzaniu wiadomości e-mail.

Niektóre organizacje faktycznie zainstalowały filtry w programach pocztowych. Powoduje to usunięcie wszystkich przychodzących wiadomości, aby można je było później przeczytać. Chociaż banowanie wiadomości e-mail jest jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu, ograniczenie sprawdzania wiadomości e-mail do określonych godzin może być równie skuteczne. Na przykład możesz przeznaczyć dwadzieścia minut trzy razy dziennie na sprawdzanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail.

Jeśli martwisz się, że te powiadomienia za bardzo zaciekawią Cię, możesz wyłączyć powiadomienia zarówno na laptopie, jak i smartfonie.

2. Brak automatyzacji kont w mediach społecznościowych.

Chociaż media społecznościowe są jednym z najlepszych narzędzi do rozpowszechniania świadomości marki, nawiązywania kontaktów, bycia na bieżąco z najnowszymi wiadomościami branżowymi i nadrabiania zaległości z przyjaciółmi lub rodziną, to kolejna ogromna strata czasu. W rzeczywistości spędzamy średnio 118 minut dziennie w mediach społecznościowych. Jeśli nie jesteś menedżerem mediów społecznościowych, nie muszę spędzać tyle czasu w mediach społecznościowych.

jak wysoki jest Mike Bibby

Podobnie jak w przypadku e-maili, zaplanuj określone godziny w ciągu dnia, aby przeglądać i aktualizować swoje kanały społecznościowe, na przykład podczas dojazdu do pracy i z pracy. Możesz także użyć blokerów, takich jak Cold Turkey i wyłączyć powiadomienia. Sugeruję również, abyś korzystał z narzędzi do zarządzania mediami społecznościowymi, takich jak Hootsuite, dzięki czemu możesz z wyprzedzeniem planować wszystkie aktualizacje mediów społecznościowych z jednego pulpitu nawigacyjnego.

3. Obszerne listy rzeczy do zrobienia.

Niezależnie od tego, czy zapisujesz swoje listy rzeczy do zrobienia w notatniku, czy używasz narzędzia takiego jak Evernote, listy rzeczy do zrobienia mogą być prawdziwym ratunkiem, ponieważ zmniejszają stres związany z próbą zapamiętania takich rzeczy jak spotkanie lub to, co robisz trzeba odebrać w sklepie spożywczym. Listy zadań do wykonania mogą również pomóc w utrzymaniu się na dobrej drodze, podkreślając najważniejsze zadania, które musisz wykonać.

Aby listy rzeczy do zrobienia były skuteczne i nie przytłaczały Cię, musisz mieć krótkie listy, zwykle około trzech najważniejszych rzeczy dziennie. Powinieneś również spisać swoje listy poprzedniego wieczoru, aby obudzić się rano i zacząć zajmować się swoją listą.

4. Wielozadaniowość.

Wielozadaniowość nie działa. „Jeśli chodzi o uwagę i produktywność, nasze mózgi mają skończoną ilość” – mówi dr Guy Winch, autor książki Pierwsza pomoc emocjonalna: praktyczne strategie leczenia porażki, odrzucenia, poczucia winy i innych codziennych urazów psychicznych .

„To jak wykres kołowy, a wszystko, nad czym pracujemy, zajmie większość tego tortu. Niewiele zostało na inne rzeczy, z wyjątkiem automatycznych zachowań, takich jak chodzenie czy żucie gumy.

ile lat ma maureen maher

Wielozadaniowość marnuje produktywność, ponieważ kiedy przełączasz się między zadaniami, twoja „uwaga jest poświęcana samej zmianie biegów”.

Rób jedną rzecz na raz. Po wykonaniu jednego zadania możesz przejść do następnego.

5. Bycie perfekcjonistą.

Kiedy masz nierealistycznie wysokie standardy, poświęcisz na zadanie więcej czasu niż powinieneś. Nawet po zakończeniu nadal wprowadzasz poprawki, aby było „doskonałe”. W innych przypadkach bycie perfekcjonistą może cię zniechęcić, ponieważ sprawy nie poszły po twojej myśli. Oznacza to, że możesz zrezygnować z projektu, nad którym już zacząłeś pracować.

To jest ta rzecz. Doskonałość jest niemożliwym celem, który nie tylko zabija twoją produktywność, ale także szkodzi zdrowiu.

Przezwyciężenie tej mentalności nie jest łatwym zadaniem. Ale możesz zacząć od skupienia się na zdobyciu pracy. Na przykład, najpierw wykonaj podstawowe elementy projektu. Zawsze możesz wrócić i sprawić, by było „doskonałe” później.

Możesz zauważyć, że nie jest tak źle, jak myślałeś. Musisz także zaakceptować porażkę. To się przydarza każdemu z nas. Zamiast pozwolić, aby to cię pochłonęło, ucz się na swoich błędach, aby ich nie powtarzać.

6. Niepotrzebne spotkania.

Czy wiesz, że w samych Stanach Zjednoczonych codziennie odbywa się 25 milionów spotkań? Problem w tym, że dyrektorzy przyznali, że te spotkania to porażki, co oznacza, że ​​organizacje marnują czas i pieniądze na niepotrzebne spotkania.

Jeśli chcesz, aby spotkania były produktywne, nie przekraczaj 30 minut, określ jasne oczekiwania, wyślij materiały z wyprzedzeniem, rozpocznij i kończ o czasie i pozostań skoncentrowany. Polecam również zapytać, czy spotkanie jest naprawdę konieczne. W większości przypadków wystarczy szybki e-mail lub telefon.

7. Mówienie „Tak”.

To zrozumiałe, że nie chcesz zawieść innych, ale nie jest możliwe, aby wszyscy byli szczęśliwi. Wyrządzasz sobie wielką krzywdę, mówiąc wszystkim „tak”, ponieważ kończysz na tym, że jesteś zbyt chudy.

Bądź szczery wobec innych i poinformuj, że po prostu nie masz czasu na prowadzenie spotkania, napisanie posta na blogu lub na cokolwiek innego, o co proszą. Następnie możesz zaproponować, że powrócisz do ich prośby, gdy będziesz mieć dostępność.

8. Odkładanie trudniejszych zadań.

Wszyscy mamy zadania, których albo po prostu nie chcemy wykonywać, albo uważamy za zbyt trudne. Ostatecznie odkładamy te zadania na inny czas i zamiast tego pracujemy nad łatwiejszymi zadaniami. To nie zmienia faktu, że to zadanie znika. Zamiast pozwolić, by ten kac nad głową, po prostu ugryzł kulę i załatwił sprawę.

Unikanie tego rodzaju prokrastynacji zapewnia produktywność każdego dnia.