Termin „systemy sugestii pracowniczych” odnosi się do różnorodnych wysiłków podejmowanych przez firmy, aby uzyskać i wykorzystać wkład swoich pracowników w nadziei na osiągnięcie oszczędności kosztów lub poprawę jakości produktów, wydajności miejsca pracy, obsługi klienta lub warunków pracy. Wysiłki te sięgają od prostego umieszczania skrzynek z propozycjami we wspólnych obszarach po wdrażanie formalnych programów z komisjami w celu przeglądu pomysłów i nagród dla tych, które zostały przyjęte. Generowane pomysły mogą obejmować zarówno proste ulepszenia jakości życia zawodowego, jak umieszczenie lodówki w kawiarni, jak i większe usprawnienia, które mogą zaoszczędzić firmie tysiące dolarów rocznie, takie jak zamiana telefonów komórkowych wszystkich sprzedawców z umów indywidualnych na umowy grupowe ze sprzedawcą rabatu. „Programy sugestii tworzą sytuację, w której wszyscy wygrywają” – napisała Kate Walter Magazyn HR . „Większe zaangażowanie i wkład pracowników oraz poprawa wydajności i oszczędności dla pracodawców”.
„Firmy, które tworzą skuteczne systemy sugestii, odkrywają, że pracownicy mają świetne pomysły, które mogą obniżyć koszty, zwiększyć przychody, poprawić wydajność lub zapewnić wyższą jakość” – powiedział Charles Martin, autor książki Systemy sugestii dla pracowników: zwiększanie produktywności i zysków . „Pracownicy lepiej współpracują ze sobą jako zespół i często zgłaszają pomysły jako zespół. I zaczynają myśleć bardziej jak menedżerowie, wychodząc poza zakres ich własnej pracy”.
Niektóre firmy zakładają, że ponieważ pielęgnują otwartą relację między pracownikami a kierownictwem, pomysły na ulepszenia będą pojawiać się nieformalnie, bez wyraźnej zachęty. Eksperci zauważają jednak, że formalne systemy sugestii zachęcają pracowników do prawdziwego myślenia o swojej pracy i chęci uczestniczenia w funkcjonowaniu firmy. Formalne systemy sugestii informują pracowników, że ich pomysły są cenione. Takie systemy mogą nawet zwiększać motywację oraz sprzyjać lojalności i pracy zespołowej wśród pracowników. A te korzyści są dodatkiem do pozytywnego wpływu, jaki systemy sugestii pracowniczych mogą mieć na wyniki finansowe firmy. „Nie można zaprzeczyć, że prawdziwym ekspertem jest osoba, która wykonuje tę pracę; dlatego jest to najlepsze miejsce, do którego można się udać, gdy poszukuje się ulepszeń” – powiedział Susan Wells konsultant Tomas Jensen, prezes Centrum Rozwoju Systemu Sugestii. Magazyn HR . „Miliony dolarów oszczędza się słuchając największego atutu firmy — jej zasobów ludzkich”. Wells omówił następnie badanie przeprowadzone przez Stowarzyszenie na rzecz Zaangażowania Pracowników (EIA), które ujawniło oszczędności w wysokości ponad 624 mln USD w 2003 r. w 47 firmach, w których w programach uczestniczyło 450 000 osób.
ELEMENTY SUKCESOWEGO SYSTEMU SUGESTII
„Celem skutecznego systemu sugestii jest wykorzystanie zasobów pomysłów i kreatywnego myślenia wszystkich pracowników w celu ulepszenia procesu pracy i produktów” – napisał Robert F. Bell. Rozwiązania IIE . „Aby to zrobić, wymaga odpowiedniego zrozumienia przez wszystkich procesu, wsparcia zarządzania systemem, zachęty i znaczących nagród oraz struktury, która zapewni, że nic nie przebije się przez szczeliny”. Elementy skutecznego systemu sugestii pracowniczych można podzielić na cztery główne obszary: wsparcie kierownictwa, struktura programu, widoczność i promocja programu oraz uznanie i nagrody.
Wsparcie zarządzania
Pierwszym elementem skutecznego systemu sugestii pracowniczych jest wykazanie poparcia najwyższego kierownictwa. Menedżerowie muszą wykazywać entuzjazm i zaangażowanie w program, jeśli ma on przynieść pożądane rezultaty. Właściciel małej firmy może zacząć od podzielenia się swoją wizją firmy z pracownikami. Pracownicy, którzy rozumieją ogólną misję firmy, są bardziej skłonni do zgłaszania wartościowych pomysłów, które pomogą firmie osiągnąć jej cele. Następnym krokiem może być upewnienie się, że menedżerowie liniowi wspierają system sugestii i nie czują się przez niego zagrożeni. Ważne jest również, aby menedżerowie często poruszali ten temat na spotkaniach i uwzględniali pozytywne wyniki sugestii pracowników w okresowych raportach z postępów. Menedżerów należy również zachęcać do samodzielnego zgłaszania sugestii, chociaż generalnie nie należy ich nagradzać za pomysły, które wchodzą w zakres ich normalnych obowiązków w zakresie planowania strategicznego.
Struktura programu
Kolejnym elementem skutecznego systemu sugestii pracowniczych jest struktura. Eksperci zalecają powierzenie odpowiedzialności za rozwój i wdrażanie programu jednemu administratorowi. Osoba ta powinna zacząć od wybrania komitetu pracowników — ze wszystkich części organizacji i reprezentujących różne grupy demograficzne — w celu pomocy w administrowaniu różnymi fazami. Administrator i komisja pracownicza powinny następnie opracować jasne zasady kierujące wysiłkami pracowników w zakresie przedstawiania sugestii. Programy sugestii są zwykle bardziej skuteczne, gdy pracownicy są zachęcani do przedstawiania rozsądnych sugestii w ramach ich własnego doświadczenia zawodowego. „Prawdziwym celem jest wygenerowanie jak największej liczby pomysłów, az czasem podniesienie jakości sugestii dzięki informacjom zwrotnym i zachętom” – zauważył Bell. Ważne jest, aby opracować jasne oświadczenie dotyczące polityki, które obejmuje wszystkie aspekty programu sugestii i upewnić się, że rozumieją go zarówno menedżerowie, jak i pracownicy. Jeśli pracownicy postrzegają ten proces jako otwarty i ponadplanowy, pomoże to wyeliminować wszelkie podejrzenia co do tego, jak pomysły są oceniane i nagradzane.
jak wysoka jest uprząż Jamesa
Widoczność programu
Innym ważnym elementem skutecznych programów sugestii pracowniczych jest widoczność. W końcu nie można oczekiwać od pracowników udziału w programie, jeśli nie zostaną o tym poinformowani. Eksperci zalecają uruchamianie programów sugestii w sposób wysoce publiczny, z ogłoszeniami, biuletynami, imprezami itp. Pracownicy powinni wyjść z pomysłem, że kierownictwo zamierza w pełni rozważyć wszystkie sugestie i plany, aby w odpowiednim czasie działać na podstawie najlepszych. Sam system sugestii również powinien być szeroko nagłośniony i promowany. Przykłady możliwych systemów obejmują znajomą skrzynkę sugestii z pisemnymi formami; staromodna tablica ogłoszeń do publikowania pomysłów i wyników; specjalna bezpłatna linia telefoniczna umożliwiająca pracownikom zgłaszanie sugestii; lub bardziej wyrafinowane systemy oparte na wiadomościach e-mail lub postach na dedykowanej witrynie sieci Web. Po wdrożeniu systemu ważne jest prowadzenie bieżących działań promocyjnych w celu utrzymania zainteresowania pracowników.
Uznanie i nagrody
Kolejnym istotnym elementem skutecznych systemów sugestii pracowniczych jest rozpoznawanie uczestników i nagradzanie za dobre pomysły. Pracownicy są znacznie bardziej skłonni do udziału w programie sugestii, jeśli zgłaszane przez nich pomysły otrzymają szybkie i przemyślane odpowiedzi od kierownictwa. Eksperci zalecają ustalenie harmonogramu potwierdzania otrzymania pomysłu (od 24 godzin z systemami elektronicznymi do jednego tygodnia z bardziej tradycyjnymi systemami). Następnie pracownicy powinni zostać powiadomieni w ciągu 30 dni, czy ich pomysły zostaną przyjęte. Nawet w przypadku niewykorzystania pomysłu należy podziękować pracownikowi, który go zgłosił, za udział w programie. Pomocne może być zapewnienie niewielkiej, namacalnej nagrody pracownikom, którzy po raz pierwszy zgłaszają pomysł do systemu sugestii, np. koszulki, długopisu lub parasola.
Aby zapewnić sukces systemu sugestii, ważne jest również nagłośnienie zastosowanych sugestii i ich pozytywnego wpływu na firmę. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, może być zorganizowanie corocznej kolacji na cześć osób, które zgłosiły sugestie w ciągu roku. Wiele firm tworzy również systemy nagradzania pomysłów pracowników, które prowadzą do oszczędności kosztów lub usprawnienia procesów. Na przykład niektóre firmy rozdzielają ułamek wszystkich oszczędności zapewnianych przez system sugestii pracowniczych w ramach rocznych programów podziału zysków. Eksperci przyznają, że opracowanie odpowiedniego systemu wynagradzania, który rozpoznaje cenny wkład pracowników bez wzbudzania zazdrości i urazy wśród współpracowników, może być skomplikowane. Niektórzy sugerują, że najlepiej byłoby powierzyć to zadanie komitetowi doradczemu pracowników. Kluczem jest ocena pomysłów na podstawie takich czynników, jak innowacyjność i pomysłowość, a także wartość pieniężna przy ustalaniu nagród.
CZĘSTE PRZYCZYNY AWARIA SYSTEMÓW SUGESTII
„W niektórych firmach pracownicy wysyłają do wyższej kadry kierowniczej powódź przydatnych pomysłów. W innych dna skrzynek z sugestiami są pokryte kurzem” – napisał jeden z autorów: Kobieta wykonawczy . 'Co za różnica? Nie chodzi o jakość pracowników, ale o jakość przywództwa, które otrzymują”. Istnieje wiele powodów, dla których systemy sugestii mogą nie generować pozytywnej reakcji wśród pracowników. W swoim artykule dla Rozwiązania IIE Bell przedstawił kilka typowych problemów, z jakimi spotykają się firmy podczas wdrażania i administrowania systemami sugestii.
Na przykład pracownicy mogą czuć się niechętni do przedstawiania sugestii, jeśli uważają, że kierownictwo nie jest naprawdę zainteresowane ich pomysłami. Jeśli firma wydaje tylko letnie zaproszenie na sugestie lub tworzy atmosferę, która może być odbierana jako onieśmielająca, sugestie pracowników raczej nie będą nadsyłane. Firma prawdopodobnie miałaby podobne problemy z pozyskiwaniem sugestii, gdyby kierownictwo nie było jasne, kto został zaproszony do udziału w programie lub wprowadziłby zbyt wiele surowych zasad uczestnictwa.
Inne powszechne problemy z systemami sugestii pracowniczych dotyczą reakcji kierownictwa na sugestie. Pracownicy raczej nie wezmą udziału w programie, jeśli zareagują na swoje sugestie zbyt wolno lub nie zareagują. System sugestii zawiedzie również, jeśli nie ma jasnego wyjaśnienia akceptacji lub odrzucenia sugestii lub jeśli pracownicy zauważą, że kierownictwo dokonuje stronniczych ocen, które sugestie należy zatwierdzić. Wreszcie, systemy sugestii mają tendencję do tworzenia problemów dla organizacji, gdy nagrody oferowane za dobre pomysły są niespójne lub nieprzewidywalne.
BIBLIOGRAFIA
Bell, Robert F. „Konstruowanie skutecznego systemu sugestii”. Rozwiązania IIE . Luty 1997.
Chanesky, Wayne S. „Syndrom skrzynki sugestii”. Nowoczesny warsztat maszynowy . Luty 2006.
Dempsey, Mary. „Moc sugestii”. Crain's Detroit Business . 6 marca 1995 r.
Marcinie, Karolu. Systemy sugestii dla pracowników: zwiększanie produktywności i zysków . Ostre publikacje, 1997.
„Zwrot skrzynki z sugestiami”. Przemysłowy Tydzień . 19 stycznia 1998 r.
jak wysoki jest travis bocian
„Sześć sposobów na uzyskanie wspaniałych pomysłów od pracowników”. Kobieta wykonawczy . marzec-kwiecień 1996.
Ulfeldera, Steve'a. „Beyond the Suggestion Box: Jak menedżerowie w firmach Best Places zachęcają do swobodnego przepływu pomysłów, sugestii i innowacji”. Komputerowy świat . 27 czerwca 2005 r.
Walter, Kate. „Pomysły pracowników zarabiają pieniądze”. Magazyn HR . Kwiecień 1996.
Wells, Susan J. „Od pomysłów do wyników”. Magazyn HR . Luty 2005.
