Dla niektórych przedsiębiorców spotkania są równoznaczne z ćwiczeniami, nie są zabawne, ale wiesz, że są konieczne. Czasami spotkania są szybkie i rzeczowe, a innym razem zajmują znaczną część dnia. Ale bez względu na to, jak długo trwa spotkanie, najważniejsze jest to, co z niego wyjdzie.
Masz terminy do dotrzymania, mnóstwo zadań do wykonania i cały zespół do zarządzania. Czas to pieniądz, a jeśli nie zostaną odpowiednio potraktowane, spotkania mogą pochłonąć wiele cennych godzin. Aby pomóc Ci w pełni wykorzystać spotkania zespołu, Ty i Twoi pracownicy możecie skorzystać z tego pięcioetapowego przewodnika. Szybko zauważysz, że Ty i Twój zespół będzie częściej prowadzić bardziej produktywne spotkania.
ile lat ma Alex Holley?
1. Opracuj i rozpowszechniaj program.
Wcześniejsze przygotowanie agendy spotkania pozwala na ustalenie solidnego planu gry. Na koniec spotkania możesz wymienić wszystkie ważne kwestie, które chcesz omówić, oraz cele, które chcesz osiągnąć. Bądź zwięzły, a nawet wstawiaj puste miejsca na rzeczy, które chcesz wiedzieć.
Na odwrocie agendy możesz zrobić listę ponumerowanych pustych miejsc na elementy akcji. Pozwala to uczestnikom spotkania na zapisywanie wszystkiego, nad czym muszą działać w wyniku spotkania, i utrzymuje wszystko w jednym miejscu.
Po sfinalizowaniu programu wyślij go do swojego zespołu. Będą mogli dokładnie zobaczyć, o czym chcesz porozmawiać, jakie pytania możesz mieć i jakie pomysły lub obawy mogą chcieć poruszyć. Agenda pomaga wszystkim poczuć się zorganizowanym w kwestii tego, czego się spodziewać i czego będzie się od nich oczekiwać podczas spotkania.
2. Planuj wokół agendy.
Agenda to po prostu lista punktów do dyskusji. Niezbędne jest, aby wszyscy przejrzeli program przed spotkaniem, aby przygotować listę pytań, odpowiedzi lub porad obok każdego punktu. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco, omawiając wszystko, co należy omówić przed przejściem do następnego punktu porządku obrad.
Na końcu każdego tematu zapytaj wszystkich: „Czy ktoś ma jakieś pytania, zanim przejdziemy dalej?”. Jest to szansa na poruszenie wszelkich innych pytań, gdy informacje są wciąż aktualne w umysłach wszystkich.
3. Idź „ciemno” przed każdym spotkaniem.
Zachęć swój zespół, aby zabrał ze sobą swój program i poszedł „ciemny” lub odsunął się od rozpraszania uwagi, aby skupić się na wprowadzaniu aktualizacji i nowych pomysłów do stołu. Na przykład, jeśli zdecydujesz się na burzę mózgów, poproś wszystkich o poświęcenie 10-15 minut na burzę mózgów na krótko przed spotkaniem, aby przygotować listę pomysłów do omówienia. Mogą nawet dodawać swoje pomysły i notatki do kopii agendy jako szybki przewodnik.
To pozwoli Tobie i Twojemu zespołowi wskoczyć od razu do spotkania i obejść stół, aby omówić pomysły, gdy są na szczycie głowy. Zamiast czekać przez długi czas, aż kolejna osoba się odezwie, wszyscy będą gotowi do omówienia pomysłów, a Ty będziesz mieć znacznie większą szansę na podjęcie decyzji o najlepszym sposobie działania jeszcze tego samego dnia. Energia w pomieszczeniu będzie zaraźliwa i będziesz szczęśliwy, widząc, o ile bardziej produktywne mogą być te spotkania.
4. Wyeliminuj zewnętrzne czynniki rozpraszające.
Spotkania są tworzone po to, aby poświęcić określoną ilość czasu na omówienie ważnych spraw. Szanuj ten czas, nie zabierając ze sobą żadnych zewnętrznych elementów rozpraszających, takich jak telefon czy laptop. W przeciwnym razie koledzy mogą uznać, że to niegrzeczne lub lekceważące, gdy widzisz, jak piszesz na klawiaturze lub stale sprawdzasz telefon.
Ponieważ jednak niektóre osoby mogą potrzebować urządzenia elektronicznego do robienia notatek lub oglądania wiadomości e-mail, należy ustawić je w trybie cichym, aby nie wyłączały się głośne powiadomienia. Ponadto, jeśli przyniesiesz urządzenia elektroniczne, powiedz wszystkim na początku spotkania, że będziesz ich używać do robienia notatek. Nieprzynoszenie urządzeń lub ostrzeganie ludzi z wyprzedzeniem o tym, dlaczego przynosisz urządzenie, sprawi, że współpracownicy nie będą się zastanawiać, czy zwracasz na to uwagę.
5. Zakończ spotkania, powtarzając kluczowe wnioski.
Jako lider spotkania, wykorzystaj ostatnie pięć minut każdego spotkania, aby szybko podsumować najważniejsze wnioski. Dzięki temu najważniejsze informacje są krystalicznie czyste. Powtarzanie tego, co każdy powinien zrobić lub przedstawić przed następnym spotkaniem, to świetny sposób na zakończenie spotkania i utrzymanie wszystkich przy zadaniu.
Wydobywanie wartości ze spotkań powinno być głównym priorytetem, nie organizuj spotkań na tematy, które możesz szybko omówić przez telefon lub e-mail. Upewnij się, że spotkania są ustawione na ważne tematy do dyskusji i wysoką produktywność. Niech Twój zespół pomoże Ci mądrze wykorzystać ten czas, aby współpracować i płynnie przechodzić przez projekty.
