Jeff Bezos niedawno zabronił PowerPointowi uczestnictwa w spotkaniach w Amazon, nalegając, aby zamiast tego spotkania rozpoczynały się od cichego przeczytania przez uczestników papierowego dokumentu zawierającego informacje potrzebne do omówienia problemu.
Nie jest to zaskakujące, biorąc pod uwagę, że istnieją znaczące badania naukowe, że użycie programu PowerPoint zmniejsza inteligencję organizacyjną. Jednak zastąpienie PowerPointa „dokumentami podsumowującymi” (jak zrobił Bezos) nie jest tylko dobrą nauką; jest to również niezwykle sprytny ruch finansowy z trzech następujących powodów:
- Oszczędza czas. PowerPoint komunikuje się z szybkością, z jaką mówi prezenter; dokument instruktażowy komunikuje się z szybkością, z jaką czyta publiczność. Prezentacja, która zajęłaby godzinę (bez przerw i dyskusji) skondensowana jest do zaledwie pięciu minut.
- Oszczędza czas. Ponieważ dokument informacyjny zawiera ważne informacje na początku spotkania, wszyscy są dosłownie „na tej samej stronie”, a dyskusja jest krótsza i bardziej rzeczowa. Ponadto, ponieważ prezentacja wymaga prezentera, należy musieć wziął udział w spotkaniu, aby uzyskać informacje. Dzięki dokumentowi informacyjnemu osoby, które potrzebują tylko informacji (ale nie muszą uczestniczyć) mogą po prostu przeczytać dokument i pominąć spotkanie.
- Oszczędza czas. Dokument briefingowy eliminuje trzy najgorsze czasomierze PowerPoint: a) prezentacje typu „Nie mogą przypiąć tego galaretki do ściany”, b) „Nie przygotowałem się taki jestem”. -korzystanie z prezentacji-moja-standardowa-slajdowa-taras'; i, co najgorsze, c) „Za-miłość-boga-czy-proszę-dojść-do-cholera?” prezentacje.
Czy wspominałem, że to oszczędza czas? Dobrze, bo jak już wcześniej wspomniałem, przeciętny dyrektor spędza około 50 procent swojego czasu na spotkaniach (z czego jedna trzecia jest całkowicie bezużyteczna). Jest to ogromny spadek produktywności, wykraczający poza niesławną zdolność programu PowerPoint do ograniczania inteligencji organizacyjnej.
Więc zróbmy liczby. Ponieważ dokumenty informacyjne są (co najmniej) dwa razy bardziej efektywne czasowo niż PowerPoint i mają tendencję do eliminowania najbardziej bezużytecznych spotkań, zastępując PowerPoint dokumentami informacyjnymi, Bezos skutecznie zwiększył wydajność zarządzania w całej firmie poprzez przynajmniej 25 proc.
Od ponad 20 lat badam i piszę o technologii biurowej i technice zarządzania. Niewiele, jeśli w ogóle, technologii lub technik, które po wdrożeniu, mają niemal tak dramatycznie pozytywny wpływ na produktywność.
Ale to nie wszystko. Zakaz korzystania z PowerPointa na rzecz dokumentów informacyjnych kosztuje Bezosa i Amazon dokładnie 0,00 USD. Z praktycznego punktu widzenia jest to zwrot z inwestycji w nieskończoność.
Całkiem sprytny, co?
