Niewiele jest rzeczy bardziej irytujących niż słaba gramatyka w służbowych e-mailach! The Wall Street Journal niedawno opublikował artykuł o tyranii wykrzyknika w biurze i, o rany, miałem reakcję! Nienawidzę, gdy ludzie używają zbyt wielu wykrzykników! Potem czuję presję, aby użyć kilku z nich w mojej odpowiedzi i też tego nienawidzę! Wszystko to jest pogwałceniem najlepszych praktyk gramatycznych!
Niezależnie od tego, czy jesteś nadmiernie emocjonalny, czy masz lód w żyłach, gramatyka e-maili roboczych jest ważna. Chcesz brzmieć profesjonalnie i mieć pewność, że przekaz jest jasny. Nastawienie jest szczególnie trudne do wyrażenia i oceny za pośrednictwem poczty elektronicznej. Niestety użycie wykrzykników stało się nową rzeczą, którą należy nadmiernie analizować i martwić się. Zgadza się, wykrzykniki! Brzmi głupio, ale taka jest rzeczywistość. Niuanse sprawią, że zakręci ci się głowa. – W swojej odpowiedzi nie użył wykrzyknika! Czy jest na mnie zły? Czy mój pomysł śmierdzi? Czy jest niezadowolony z czegoś innego i skupia tutaj swoją wściekłość? Czy powinienem kontynuować? Czy może zachowywać się... normalnie?
Podobnie jak wielu innych, ja również chciałbym, aby pomiędzy kropką a wykrzyknikiem istniała pośrednia płaszczyzna. Ale ponieważ bogowie gramatyki prawdopodobnie nie wymyślą nowego znaku interpunkcyjnego, po prostu przestań całkowicie używać wykrzykników. Oto dlaczego i jak uwolnić się z więzienia wykrzykników:
Dlaczego:
1. Jest nieefektywny.
vincenta herberta wartość netto 2016
Interpunkcja na końcu zdania nie musi być skomplikowana. Zdecydowana większość zdań związanych z pracą kończy się prawidłowo kropką. Gdybyś po prostu go użył i poszedł dalej, mógłbyś już odpowiedzieć na dwa kolejne e-maile. Jeśli przytłacza Cię ilość otrzymywanych e-maili, jest to łatwe miejsce, w którym możesz odzyskać trochę czasu. Pomożesz też innym działać wydajniej. Nie używając często wykrzykników, pozwalasz im skupić się na przekazie, zamiast zastanawiać się nad twoim tonem.
2. Muszą wiedzieć, kiedy masz na myśli.
Podobnie jak wiele innych rzeczy, wykrzykniki tracą swoje znaczenie, jeśli są nadużywane. Tak właśnie zaczął się ten problem: więcej wykrzykników stało się nową normą i zniekształciło to, czego oczekują ludzie. Zachowanie „spokoju” w interpunkcji nie oznacza, że jesteś zwięzły – oznacza to po prostu, że piszesz poprawnie. Aby wzmocnić tę ideę, łatwiej jest nigdy nie zaczynać od nadgorliwego używania wykrzykników. Niestety, niektórzy są już zbyt daleko, by można było ich uratować.
3. To uwalnia.
Choć brzmi to głupio, martwienie się o interpunkcję jest obciążeniem emocjonalnym zarówno dla ciebie, jak i dla czytelnika. Nie musi tak być. Jeśli używasz wykrzykników tylko wtedy, gdy faktycznie coś wykrzykujesz, nie musisz się tak bardzo martwić o to, jak trafisz w wiadomości e-mail. Masz mnóstwo prawdziwych rzeczy, o które musisz się martwić, więc uwolnij się od tego niepotrzebnego niepokoju.
Jak:
1. Bądź konsekwentny.
Od samego początku oszczędnie używaj wykrzykników. Zauważalna jest zmiana tempa użytkowania. Więc jeśli od początku nie używasz wielu wykrzykników, ustanowiłeś solidny precedens. Nikt nie będzie się zastanawiał nad twoją zmianą emocji, jeśli zawsze będziesz brzmiał tak samo. Jeśli jesteś już seryjnym napastnikiem wykrzyknika, przestań zimnego indyka. Może być krótki czas niezręczności, ale ludzie szybko się dostosują.
2. Zawsze używaj poprawnej gramatyki.
I tak powinieneś to robić, ale trzeba to powtórzyć: zawsze używaj prawidłowej gramatyki w służbowych wiadomościach e-mail. Jest bardziej profesjonalny i pokazuje szacunek dla czasu innych ludzi. Właściwa gramatyka poprawia również przejrzystość, dzięki czemu każdy otrzymuje wiadomość dokładnie tak, jak zamierzałeś. Używanie poprawnej gramatyki sprawi, że rzadkie użycie wykrzykników będzie wydawało się zgodne z normalnym tonem.
patrick kikut i elisa yao
3. Nie zastępuj jednego problemu innym.
Jeśli musisz przestać używać tak wielu wykrzykników, nie rekompensuj tego, zastępując uśmiechniętą buźkę lub innym emoji. Takie samo oczekiwanie tworzysz tylko za pomocą innego mechanizmu. Oprzyj się pokusie „zmiękczenia” okresu za pomocą mrugającej twarzy. Po prostu powiedz, co masz na myśli i skończ z tym.
4. Okazuj wdzięczność głosem.
W większości przypadków e-mail nie jest jedyną formą komunikacji między partnerami biznesowymi. Skorzystaj z okazji telefonicznych i osobistych, aby wyrazić wdzięczność za ich pracę. Jest to szczególnie skuteczne, jeśli robisz to przed innymi ludźmi. Upewni ich, że płaski wpływ e-maila nie przekłada się na gniew.
