Przeciętny pracownik w USA wydaje około ćwiartka tygodnia pracy przeczesując setki e-maili wszyscy wysyłamy i odbieramy każdego dnia.
Ale pomimo tego, że jesteśmy przyklejeni do przycisków odpowiedzi, trenerka kariery Barbara Pachter mówi, że wielu profesjonalistów nadal nie wiem, jak właściwie korzystać z poczty e-mail.
W rzeczywistości, z powodu ogromnej ilości wiadomości, które czytamy i piszemy każdego dnia, możemy być bardziej skłonni do popełniania żenujących błędów – a te błędy mogą mieć poważne konsekwencje zawodowe.
Pachter przedstawia w swojej książce podstawy nowoczesnej etykiety e-mailowej Podstawy etykiety biznesowej . Wyciągnęliśmy najważniejsze zasady, które musisz znać.
Vivian Giang i Rachel Sugar przyczyniły się do powstania wcześniejszych wersji tego artykułu.
1. Dołącz jasny, bezpośredni temat.
Przykłady dobrego wiersza tematu to: „Zmieniono datę spotkania”, „Szybkie pytanie dotyczące prezentacji” lub „Sugestie dotyczące propozycji”.
„Ludzie często decydują, czy otworzyć wiadomość e-mail na podstawie tematu”, mówi Pachter. „Wybierz taki, który informuje czytelników, że zajmujesz się ich problemami lub problemami biznesowymi”.
2. Użyj profesjonalnego adresu e-mail.
Jeśli pracujesz dla firmy, powinieneś użyć swojego firmowego adresu e-mail. Ale jeśli korzystasz z osobistego konta e-mail – niezależnie od tego, czy pracujesz na własny rachunek, czy po prostu używasz go od czasu do czasu do korespondencji związanej z pracą – powinieneś zachować ostrożność przy wyborze tego adresu, mówi Pachter.
Zawsze powinieneś mieć adres e-mail, który zawiera Twoje imię i nazwisko, aby odbiorca dokładnie wiedział, kto wysyła wiadomość e-mail. Nigdy nie używaj adresów e-mail (być może pozostałości z czasów szkoły podstawowej), które nie są odpowiednie do użytku w miejscu pracy, takich jak „dziewczynka@...” lub „kochanek piwa@...” – bez względu na to, jak bardzo kochasz zimny napar.
3. Zastanów się dwa razy, zanim klikniesz „Odpowiedz wszystkim”.
Nikt nie chce czytać e-maili od 20 osób, które nie mają z nimi nic wspólnego. Ignorowanie wiadomości e-mail może być trudne, ponieważ wiele osób otrzymuje powiadomienia o nowych wiadomościach na smartfony lub rozprasza wyskakujące komunikaty na ekranach komputerów. Powstrzymaj się od klikania „Odpowiedz wszystkim”, chyba że naprawdę uważasz, że wszyscy na liście muszą otrzymać wiadomość e-mail, mówi Pachter.
4. Dołącz blok podpisu.
Zapewniać Twój czytelnik z pewnymi informacjami o Tobie, sugeruje Pachter. „Zazwyczaj będzie to zawierać Twoje imię i nazwisko, tytuł, nazwę firmy oraz Twoje dane kontaktowe, w tym numer telefonu. Możesz też dodać sobie trochę rozgłosu, ale nie przesadzaj z jakimikolwiek powiedzeniami lub dziełami sztuki”.
Używaj tej samej czcionki, rozmiaru i koloru, co w pozostałej części e-maila, mówi.
5. Używaj profesjonalnych zwrotów grzecznościowych.
Nie używaj wyluzowanych, potocznych wyrażeń, takich jak „Hej, chłopaki”, „Yo” lub „Cześć ludzie”.
„Zrelaksowany charakter naszych pism nie powinien wpływać na pozdrowienie w e-mailu” – mówi. „Hej to bardzo nieformalne pozdrowienie i generalnie nie powinno być używane w miejscu pracy. I z Yo też nie jest w porządku. Użyj Cześć lub Witaj zamiast.'
Odradza też skracanie czyjegoś nazwiska. Powiedz „Cześć Michael”, chyba że jesteś pewien, że woli, by nazywano go „Mike”.
6. Oszczędnie używaj wykrzykników.
Jeśli zdecydujesz się użyć wykrzyknika, użyj tylko jednego, aby przekazać podekscytowanie, mówi Pachter.
„Ludzie czasami dają się ponieść emocjom i umieszczają kilka wykrzykników na końcu swoich zdań. Rezultat może wydawać się zbyt emocjonalny lub niedojrzały” – pisze. „Wykrzykników należy używać oszczędnie na piśmie”.
7. Bądź ostrożny z humorem.
Humor może łatwo zgubić się w tłumaczeniu bez odpowiedniego tonu lub wyrazu twarzy. W profesjonalnej wymianie lepiej pominąć humor w e-mailach, chyba że dobrze znasz odbiorcę. Ponadto coś, co uważasz za zabawne, może nie być zabawne dla kogoś innego.
Pachter mówi: „Coś, co jest postrzegane jako śmieszne, gdy mówimy, może wyglądać zupełnie inaczej, gdy jest pisane. W razie wątpliwości pomiń to.
8. Wiedz, że ludzie z różnych kultur mówią i piszą inaczej.
Błędy w komunikacji mogą łatwo wystąpić z powodu różnice kulturowe , zwłaszcza w formie pisemnej, gdy nie widzimy nawzajem mowy ciała. Dostosuj swój przekaz do tła kulturowego odbiorcy lub tego, jak dobrze go znasz.
Dobrą zasadą, o której należy pamiętać, mówi Pachter, jest to, że kultury wysokiego kontekstu (japońska, arabska lub chińska) chcą cię poznać, zanim zrobią z tobą interesy. Dlatego często zdarza się, że partnerzy biznesowi z tych krajów są bardziej osobiści w swoich pismach. Z drugiej strony osoby z kultur niskokontekstowych (niemieckiej, amerykańskiej lub skandynawskiej) wolą bardzo szybko przejść do sedna.
9. Odpowiadaj na e-maile — nawet jeśli e-mail nie był przeznaczony dla Ciebie.
Trudno jest odpowiedzieć na każdą wysłaną wiadomość e-mail, ale powinieneś spróbować, mówi Pachter. Obejmuje to przypadki, gdy wiadomość e-mail została do Ciebie przypadkowo wysłana, zwłaszcza jeśli nadawca oczekuje odpowiedzi. Odpowiedź nie jest konieczna, ale stanowi dobrą etykietę e-mail, zwłaszcza jeśli ta osoba pracuje w tej samej firmie lub branży co Ty.
Oto przykładowa odpowiedź: „Wiem, że jesteś bardzo zajęty, ale nie sądzę, że chciałeś wysłać do mnie tego e-maila. I chciałem ci dać znać, żebyś mógł wysłać go do właściwej osoby.
10. Sprawdź każdą wiadomość.
Twoje błędy nie pozostaną niezauważone przez odbiorców Twojego e-maila. „I, w zależności od odbiorcy, możesz zostać osądzony za ich zrobienie” – mówi Pachter.
Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni. Przeczytaj i przeczytaj e-mail kilka razy, najlepiej na głos, zanim go wyślesz.
„Jeden przełożony zamierzał napisać: „Przepraszam za niedogodności”, mówi Pachter. „Ale polegał na sprawdzaniu pisowni i skończył na tym, że napisał: „Przepraszam za nietrzymanie moczu”.
11. Dodaj adres e-mail jako ostatni.
„Nie chcesz przypadkowo wysłać e-maila, zanim skończysz pisać i sprawdzać wiadomość” – mówi Pachter. „Nawet jeśli odpowiadasz na wiadomość, dobrym środkiem ostrożności jest usunięcie adresu odbiorcy i wstawienie go tylko wtedy, gdy masz pewność, że wiadomość jest gotowa do wysłania”.
12. Dokładnie sprawdź, czy wybrałeś właściwego odbiorcę.
Pachter radzi, aby zwracać szczególną uwagę podczas wpisywania nazwiska z książki adresowej w wierszu „do” e-maila. „Łatwo jest wybrać niewłaściwą nazwę, co może być kłopotliwe zarówno dla Ciebie, jak i dla osoby, która przez pomyłkę otrzymała wiadomość e-mail”.
13. Zachowaj klasyczne czcionki.
Purple Comic Sans ma czas i miejsce (może?). Ale w przypadku korespondencji biznesowej zachowaj klasyczne czcionki, kolory i rozmiary.
Podstawowa zasada: Twoje e-maile powinny być łatwe do odczytania dla innych osób.
„Zasadniczo najlepiej jest używać czcionki 10- lub 12-punktowej i łatwej do odczytania czcionki, takiej jak Arial, Calibri lub Times New Roman”, radzi Pachter. Jeśli chodzi o kolor, najbezpieczniejszym wyborem jest czerń.
14. Miej oko na swój ton.
Podobnie jak dowcipy gubią się w tłumaczeniu, tak samo łatwo jest źle zinterpretować ton bez kontekstu, który można uzyskać ze wskazówek głosowych i mimiki. W związku z tym łatwo jest odejść jako bardziej nagłe, niż mogłeś mieć na myśli: miałeś na myśli „prosty”, czytano „zły i zwięzły”.
Aby uniknąć nieporozumień, Pachter zaleca przeczytanie wiadomości na głos przed wysłaniem. „Jeśli brzmi to dla ciebie szorstko, to zabrzmi szorstko dla czytelnika” – mówi.
Aby uzyskać najlepsze wyniki, unikaj używania jednoznacznie negatywnych słów („porażka”, „źle”, „zaniedbanie”) i zawsze mów „proszę” i „dziękuję”.
15. Nic nie jest poufne – więc napisz odpowiednio.
Zawsze pamiętaj, o czym były szef CIA, generał David Petraeus, najwyraźniej zapomniał, ostrzega Pachter: Każdy wiadomość elektroniczna pozostawia ślad.
ile lat ma Elle Duncan
„Podstawową wytyczną jest założenie, że inni zobaczą to, co piszesz”, mówi, „więc nie pisz niczego, czego nie chciałbyś, aby wszyscy widzieli”. Bardziej liberalna interpretacja: nie pisz niczego, co mogłoby ci rujnować lub szkodzić innym. W końcu e-maile są niebezpiecznie łatwe do przekazania i lepiej być bezpiecznym niż żałować.
To fabuła po raz pierwszy pojawił się na Insider biznesowy .
