W dobie internetu , może się okazać, że klikniesz „odpowiedz”, wpiszesz szybką odpowiedź i klikniesz „wyślij”, nie zastanawiając się nawet nad tym, co właśnie napisałeś. Eksperci są jednak zgodni, że Twoje zachowanie związane z e-mailami może potencjalnie sabotować Twoją reputację zarówno osobiście, jak i zawodowo. Inc.com skontaktowało się z niektórymi z najbardziej doświadczonych ekspertów w dziedzinie poczty e-mail i poprosiło ich o zastanowienie się, jak udoskonalić etykietę e-mailową.
1. Omawiaj tylko sprawy publiczne. Wszyscy słyszeliśmy historie o „prywatnym” e-mailu, który został rozesłany do całej firmy, aw niektórych przypadkach przez Internet. Jedną z najważniejszych rzeczy do rozważenia, jeśli chodzi o e-mailową etykietę, jest to, czy sprawa, o której dyskutujesz, jest sprawą publiczną, czy czymś, o czym należy rozmawiać za zamkniętymi drzwiami. Zadaj sobie pytanie, czy omawiany temat jest czymś, co napisałbyś na papierze firmowym lub na tablicy ogłoszeń, aby wszyscy mogli ją zobaczyć przed kliknięciem „wyślij”. -- Judith Kallos ,
Autor Łatwa etykieta e-mailowa, e-mail: podręcznik i e-mail: poradnik pisania dobrze
2. Przedstaw się krótko. Nie zakładaj, że osoba otrzymująca Twój e-mail wie, kim jesteś, lub pamięta, że Cię spotkała. Jeśli nie masz pewności, czy odbiorca rozpoznaje Twój adres e-mail lub imię i nazwisko, dołącz proste przypomnienie, kim jesteś w stosunku do osoby, z którą się kontaktujesz; formalna i obszerna biografia siebie nie jest konieczna. -- Peggy Duncan , ekspert ds. produktywności osobistej i autor Pokonaj przeciążenie poczty e-mail dzięki lepszym nawykom, etykiecie i programowi Outlook 2007
Uwaga redaktora: Szukasz usług e-mail marketingu dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
3. Nie denerwuj się e-mailami. Wysyłanie e-maili ze złymi wiadomościami, zwalnianie klienta lub sprzedawcy, wyrażanie złości, nagany, dyskredytowanie innych osób w e-mailach (zwłaszcza jeśli mówisz coś mniej niż miłego o swoim szefie) są głównymi zakazami. Ponieważ e-mail może wydawać się tak nieformalny, wiele osób wpada w tę pułapkę. Zawsze pamiętaj, że korespondencja mailowa trwa wiecznie. -- Lindsey Pollak , ekspert ds. kariery i miejsca pracy, doradca ds. etykiety e-mailowej, autor Przejście z college'u do kariery
4. Oszczędnie używaj wykrzykników. Maksymalna liczba wykrzykników w e-mailu biznesowym? Jeden. W przeciwnym razie ryzykujesz, że będziesz wyglądać dziecinnie i nieprofesjonalnie. -- Pollak
5. Uważaj na informacje poufne. Powstrzymaj się od omawiania informacji poufnych w wiadomościach e-mail, takich jak czyjeś informacje podatkowe lub szczegóły wysoce wrażliwych transakcji biznesowych. Jeśli e-mail dostanie się w ręce niewłaściwej osoby, możesz spotkać się z poważnymi, nawet prawnymi konsekwencjami. -- Piotr Post , dyrektor Emily Post Institute z Burlington w stanie Vermont, który oferuje porady dotyczące etykiety i odpowiedzi na pytania dotyczące manier, takie jak etykieta ślubna, problemy rodzicielskie i maniery przy stole.
6. Odpowiadaj w odpowiednim czasie. O ile nie pracujesz w sytuacjach awaryjnych, nie musisz być dostępny natychmiast po otrzymaniu wiadomości e-mail. W zależności od charakteru wiadomości e-mail i nadawcy dopuszczalna jest odpowiedź w ciągu 24 do 48 godzin. -- Duncan
7. Powstrzymaj się od wysyłania jednolinijek. „Dzięki” i „Okej” nie przyspieszają w żaden sposób rozmowy. Jeśli nie przewidujesz odpowiedzi, na górze e-maila możesz wpisać „Brak odpowiedzi”. -- Duncan
8. Unikaj używania skrótów do prawdziwych słów, emotikonów, żargonu lub slangu. Słowa od dorosłych, biznesmenów, używające skrótów takich jak „4 u” (zamiast „dla ciebie”), „Gr8” (dla świetnego) w e-mailach związanych z biznesem są nie do przyjęcia. Jeśli nie umieściłbyś uśmiechniętej buźki lub emotikony w swojej korespondencji biznesowej, nie powinieneś umieszczać tego w wiadomości e-mail. Każde z powyższych może sprawić, że będziesz wyglądać mniej niż profesjonalnie. -- Duncan
9. Utrzymuj to w czystości. Nic nie denerwuje odbiorców bardziej niż wtedy, gdy ludzie odpowiadają i pozostawiają nieuporządkowane wiadomości, na przykład łańcuch e-mail zawierający nadmierne karetki (>>>) lub strony i strony adresów e-mail, które nie były chronione za pomocą UDW. Możesz pozbyć się karetek, zaznaczając tekst, Ctrl + F, aby użyć polecenia Znajdź i zamień, aby znaleźć karetki i zastąpić je niczym. Możesz pozbyć się wszystkich adresów e-mail, po prostu je usuwając. Wyczyść to, a następnie wyślij. -- Duncan
10. Wyraź się w temacie. Ponieważ skrzynki odbiorcze są zapychane setkami e-maili dziennie, ważne jest, aby Twój temat dotarł do sedna. Powinno być dość proste i zawierać opis tego, o czym pisałeś. Spodziewaj się, że każdy e-mail o uroczym, niejasnym lub niejasnym temacie zostanie wyrzucony do kosza. Sprawdź również wiersz tematu tak dokładnie, jak sprawdzasz resztę wiadomości e-mail. -- Poczta
11. Nie daj się pomylić ze spamem. Unikaj wierszy tematu pisanych wielkimi literami, małymi literami oraz zawierających adresy URL i wykrzykniki – które dla odbiorcy zwykle wyglądają jak spam. -- Judith Kallos ,
Autor Łatwa etykieta e-mailowa, e-mail: podręcznik i e-mail: poradnik pisania dobrze
12. Twój wiersz tematu musi pasować do wiadomości. Nigdy nie otwieraj starego e-maila, nie klikaj Odpowiedz i nie wysyłaj wiadomości, która nie ma nic wspólnego z poprzednią. Nie wahaj się zmienić tematu, gdy tylko zmieni się wątek lub treść łańcucha e-maili. -- Peggy Duncan , ekspert ds. produktywności osobistej i autor Pokonaj przeciążenie poczty e-mail dzięki lepszym nawykom, etykiecie i programowi Outlook 2007
13. Ostrzegaj podczas wysyłania dużych załączników. Wysyłanie niezapowiedzianych, dużych załączników może zatkać skrzynkę odbiorczą odbiorcy i spowodować odrzucenie innych ważnych wiadomości e-mail. Jeśli wysyłasz coś, co ma ponad 500 KB, nadawcy powinni zapytać: „Czy mógłbyś wysłać Ci załącznik? Kiedy byłby dla ciebie najlepszy czas? -- Kallos
14. Nie więcej niż dwa załączniki i podaj logiczną nazwę. Nie wysyłaj wiadomości z więcej niż dwoma załącznikami, chyba że zostaniesz o to poproszony. Ponadto nadaj załączonym plikom logiczną nazwę, aby odbiorca od razu znał temat i nadawcę. -- Duncan
15. Wysyłaj lub kopiuj inne osoby tylko w razie potrzeby. Zanim klikniesz Odpowiedz wszystkim lub wpiszesz nazwy w wierszach DW lub UDW, zadaj sobie pytanie, czy wszyscy adresaci potrzebują informacji zawartych w Twojej wiadomości. Jeśli nie, po co go wysyłać? Poświęć trochę czasu na wysłanie wiadomości do właściwych osób. -- Duncan
16. Strzeż się „odpowiedz wszystkim”. Nie klikaj „odpowiedz wszystkim”, chyba że każdy członek łańcucha e-mail musi o tym wiedzieć. Chcesz się upewnić, że nie wysyłasz wszystkim z listy odpowiedzi – czy musieli wiedzieć, czy nie. -- Duncan
17. Odbierz telefon. Gdy temat ma wiele parametrów, które trzeba wyjaśnić lub negocjować i będzie generował zbyt wiele pytań i zamieszania, nie zajmuj się tym przez e-mail. Ponadto e-mail nie powinien być używany do odwoływania w ostatniej chwili spotkań, obiadów, wywiadów i nigdy do druzgocących wiadomości. Jeśli masz pracownika lub przyjaciela, któremu musisz przekazać złe wieści, lepiej jest zadzwonić. Jeśli jest to wiadomość, którą musisz dostarczyć do dużej grupy, e-mail jest bardziej praktyczny. -- Duncan
18. Oceń znaczenie swojego e-maila. Nie nadużywaj opcji o wysokim priorytecie. Jeśli nadużywasz tej funkcji, niewiele osób potraktuje ją poważnie. Lepszym rozwiązaniem jest użycie opisowych wierszy tematu, które dokładnie wyjaśniają, o czym jest wiadomość. -- Duncan
19. Zachowaj prywatność. Jeśli wysyłasz wiadomość do grupy osób i chcesz chronić prywatność swojej listy, zawsze używaj „UDW”. Ponadto unikaj przekazywania adresów e-mail stronom trzecim (takim jak Evite, biuletyn itp.). Upewnij się, że adresy, które chętnie przekazujesz osobom trzecim, pozostają z nimi, zwłaszcza gdy oferowana przez nich usługa jest bezpłatna. -- Duncan
20. Zwięźle i przejdź do sedna. Długie e-maile to już przeszłość. Pisz zwięźle, z dużą ilością spacji, aby nie przytłoczyć odbiorcy. Upewnij się, że gdy patrzysz na to, co wysyłasz, nie wygląda to na uciążliwe do czytania – możesz używać wypunktowań. Osoba czytająca Twój e-mail nie powinna przekopywać się przez kilka akapitów, aby dowiedzieć się, o co pytasz. W pierwszych dwóch zdaniach należy podać cel wiadomości e-mail. Wyraź się i bądź z przodu. -- Lindsey Pollak , ekspert ds. kariery i miejsca pracy, doradca ds. etykiety e-mailowej, autor Przejście z college'u do kariery
21. Poznaj swoich odbiorców. Powitanie i potwierdzenie wiadomości e-mail powinny być zgodne z poziomem szacunku i formalności osoby, z którą się komunikujesz. Napisz także do osoby, która będzie ją czytać - jeśli jest bardzo uprzejma i formalna, napisz w tym języku. To samo dotyczy odbiorcy, który jest bardziej nieformalny i zrelaksowany. -- Lindsey Pollak , ekspert ds. kariery i miejsca pracy, doradca ds. etykiety e-mailowej, autor Przejście z college'u do kariery
22. Zawsze dołączaj podpis. Nigdy nie chcesz, aby ktoś musiał sprawdzić, jak się z tobą skontaktować. Jeśli znasz się na mediach społecznościowych, dołącz również wszystkie informacje z mediów społecznościowych do podpisu. Twój podpis w wiadomości e-mail to świetny sposób na poinformowanie innych o Tobie, zwłaszcza gdy Twój adres e-mail nie zawiera Twojego imienia i nazwiska ani firmy. -- Pollak
23. Używaj automatycznej odpowiedzi tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Automatyczna odpowiedź, która mówi: „Dziękuję za wiadomość e-mail. Odpowiem tak szybko, jak będę mógł” jest bezużyteczne. Jednak jedną z zalet tych wiadomości jest ostrzeganie spamerów, że Twój e-mail jest prawdziwy i że mogą dodać Cię do swojej listy spamu. -- Peggy Duncan , ekspert ds. produktywności osobistej i autor Pokonaj przeciążenie poczty e-mail dzięki lepszym nawykom, etykiecie i programowi Outlook 2007
24. Szkol swój personel. Właściciele firm powinni upewnić się, że ich personel jest przeszkolony w zakresie komunikacji e-mailowej – nie zakładaj, że wiedzą, co robią i co jest uważane za profesjonalne. Ustal standardy poczty e-mail, których powinni przestrzegać wszyscy w firmie. -- Pollak
25. Twój e-mail jest odzwierciedleniem Ciebie. Każda wiadomość e-mail, którą wysyłasz, dodaje lub pomniejsza Twoją reputację. Jeśli Twój e-mail jest rozproszony, zdezorganizowany i wypełniony błędami, odbiorca będzie skłonny myśleć o Tobie jako o rozproszonym, nieostrożnym i niezorganizowanym biznesmenie. Opinie innych ludzi mają znaczenie, aw świecie zawodowym ich postrzeganie Ciebie będzie miało kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu. -- Piotr Post , dyrektor Emily Post Institute z Burlington w stanie Vermont, który oferuje porady dotyczące etykiety i odpowiedzi na pytania dotyczące manier, takie jak etykieta ślubna, problemy rodzicielskie i maniery przy stole.
Uwaga redaktora: Szukasz usług e-mail marketingu dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu lub sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu jest całkowicie w gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do tych produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Ten model reklamy, podobnie jak inne, które widzisz na Inc, wspiera niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.
