„Zbyt wiele spotkań” i „Zbyt dużo czasu zmarnowanego na bezproduktywne spotkania”. Gdy firma zmaga się z niskim zaangażowaniem pracowników , zawsze znajdziesz jedną z tych skarg u góry listy.
Wygląda to na skargi na spotkania, ale tak naprawdę są to stwierdzenia dotyczące poczucia braku szacunku .
Tomek Selleck data urodzenia
Kiedy ktoś mówi, że jest na zbyt wielu spotkaniach, mówi, że ludzie zwołujący te spotkania nie zwracają uwagi na wszystkie inne ważne prace na ich talerzu. Pracownik idzie na więcej spotkań, niż pozwala na to jego obciążenie pracą, zmuszając go do kradzieży czasu z przerw, wakacji i rodzin, aby mogli wykonać pracę, którą musi wykonać, aby otrzymać wypłatę.
Kiedy ktoś narzeka na marnowanie czasu na *bezproduktywnych* spotkaniach, mówi, że lider spotkania nie szanował zespołu na tyle, by zaplanować produktywne spotkanie. Pospieszny lider może twierdzić, że po prostu nie miał czasu na ułożenie planu spotkania, co jeszcze gorzej, ponieważ teraz jest bardzo jasne, że czas lidera jest cenny, ale dopuszczalne jest marnowanie czasu wszystkich innych.
Organizacje o wysokich wynikach organizują właściwe spotkania z właściwymi osobami we właściwym czasie. Szanują czas, który pracownicy inwestują w spotkania i dbają o to, by był on produktywnie wykorzystywany.
Terminowe rozpoczęcie i zakończenie spotkania ma znaczenie, podobnie jak sprawiedliwy podział czasu w ramach spotkania. Co być może ważniejsze, rozważni przywódcy pracują nad planowaniem spotkań, które minimalizują zakłócenia w innej pracy i unikają uciążliwych niepotrzebnych uczestników.
Oto pięć sposobów budowania szacunku w planowaniu spotkań.
1. Planuj spotkania w naturalnym czasie przejścia, aby zminimalizować czas przełączania zadań.
Efektywne planowanie poprawia koncentrację podczas spotkań, zmniejsza koszty przełączania zadań i zwiększa produktywny czas skupienia się na innych pracach. Przełączanie zadań to czas potrzebny na przeniesienie uwagi z jednego zadania na drugie i ponowne skupienie się. Kary za czas przełączania zadań mogą wyczerpywać się z dodatkowych 10 do 50 minut z dnia.
Spotkania odbywają się z samego rana, tuż przed przerwą południową, a na koniec dnia zbiegają się z porami, w których praca jest już naturalnie zakłócona. W ten sposób na każde spotkanie powstaje tylko jedno, a nie dwa przerwania związane z przełączaniem zadań.
2. Zaplanuj spotkania z odpowiednim czasem na przygotowanie.
Aby czas na spotkaniu był produktywny i skoncentrowany, wszyscy będą musieli być przygotowani . Będą potrzebować czasu na przejrzenie agendy, przeczytanie wszelkich raportów i rozważenie zadawanych pytań.
Spotkania zaplanowane z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem dają ludziom czas na przygotowanie się.
jak wysoki jest buju banton
3. Zostaw czas między spotkaniami na zmiany.
Produktywne spotkania zaczynają się na czas, co staje się niemożliwe, gdy ludziom brakuje czasu potrzebnego na opuszczenie jednego spotkania i przejście do następnego.
W dni, w których odbywa się wiele spotkań, zaplanowanie spotkań tak, aby kończyły się co najmniej 10 minut przed rozpoczęciem następnego spotkania, zapewnia ludziom czas na łagodne przejście. To wystarczająco dużo czasu, aby szybko udać się do toalety i odesłać kilka pilnych wiadomości, co ma ogromny wpływ na zdolność wszystkich osób do skupienia się.
4. Zablokuj pełne lub pół dnia jako czas „Brak spotkań”.
Osoby osiągające wysokie wyniki regularnie blokują czas na pracę, którą chcą wykonać. Znane jako blokowanie czasu , możesz pomnożyć tę korzyść w całej grupie dzięki wyznaczonemu czasowi skupienia się bez spotkania.
Dzięki temu każdy wie, że może liczyć na kilka kolejnych godzin na wykonanie indywidualnej pracy każdego tygodnia, co ułatwia planowanie, zmniejsza niepokój i zwiększa produktywność. Jest to szczególnie ważne dla pracowników wiedzy, którzy potrzebują dużych bloków nieprzerwanego czasu, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę i „wpływać”.
Na przykład nasz zespół wyjeżdża we wtorek i piątek wolne od spotkań.
5. Spraw, aby spotkania były opcjonalne.
Wreszcie, najprostszym sposobem szanowania czasu wszystkich jest szanowanie ich osądu, jak najlepiej wykorzystać ten czas. Jeśli Twój zespół uważa, że jest zbyt wiele spotkań, poinformuj go, że może zrezygnować z każdego spotkania, które uzna za niepotrzebne w swojej pracy.
A jeśli czują, że spotkanie nie jest produktywne, przyjmij „prawo dwóch stóp”. To sprawia, że możesz po cichu opuścić spotkanie, gdy zdasz sobie sprawę, że nie jest to dobre wykorzystanie twojego czasu.
Jeśli Twoja organizacja ma trudności z utrzymaniem bezproduktywnych spotkań w kalendarzu, wdrożenie tylko kilku z tych wskazówek jako zasad wyśle potężny komunikat szacunku. Kiedy pracujesz nad planowaniem spotkań, które szanują czas wszystkich, zyskasz dzięki większej liczbie zaangażowanych i lojalnych pracowników, którzy poświęcą ten czas na pracę dla Ciebie.
