Większość dobrych liderów biznesu nie powstrzymuje się, jeśli chodzi o ochronę swoich firm przed zagrożeniami zewnętrznymi, takimi jak hakerzy. Ale co, jeśli zagrożenie jest na? wewnątrz , gdy twoi pracownicy kradną ci pieniądze?
Problem zdarza się niepokojąco często. W rzeczywistości, badanie ponad 1200 osób przez Chrome River Technologies, Inc. okazało się, że jedna czwarta respondentów została przyłapana na popełnianiu oszustw związanych z wydatkami. To nieprzyjemne zachowanie zagraża zdolności do wykonywania podstawowych operacji i wprowadzania innowacji, więc musisz je jak najszybciej wyeliminować.
Złodzieje wśród nas
Ankieta Chrome River wykazała, że mężczyźni znacznie częściej sięgają po twoje finanse niż kobiety. Badanie wykazało, że w porównaniu z kobietami mężczyźni są:
gdzie jest teraz Kate Rorke?
- Prawie dwa razy większe prawdopodobieństwo popełnienia oszustwa kosztowego
- Ponad cztery razy większe prawdopodobieństwo, że zmniejszy się raport o wydatkach o 1000 USD
- 60,5 procent wyższa niż w przypadku kobiet, aby pokryć raporty wydatków o 100-499 USD
- 62,2 procent bardziej prawdopodobne, że nie zostanie przyłapany na fałszowaniu wydatków
- Otrzymywanie oficjalnych ostrzeżeń o oszustwach związanych z wydatkami w tempie o 31,6% wyższym niż w przypadku kobiet
Pomijając płeć, badanie Chrome River wykazało również, że oszustwa związane z wydatkami są częstsze wśród pracowników średniego szczebla (58,1 proc.). Najwięcej kradną również młodsi pracownicy (w wieku poniżej 44 lat), stanowiący 82,9 proc. przypadków oszustw związanych z wydatkami.
Co napędza kradzież?
Czy to oznacza, że kobiety są mniej chciwe lub bardziej uczciwe niż mężczyźni? Niekoniecznie. Sugeruje to jednak, że istnieją normy kulturowe i systemowe, które pozwalają im częściej okraść firmy i dać się złapać przy stosunkowo niskich wskaźnikach. Na przykład mężczyźni tradycyjnie sprawowali władzę w biznesie, co może prowadzić do tego, że niektórzy mężczyźni czują się zarówno uprawnieni, jak i chronieni.
Anne Becknell, starszy wiceprezes ds. rozwiązań strategicznych dla Chrome River, mówi, że jednym z powodów, dla których mężczyźni mają większą częstość występowania oszustw i ich wartość w dolarach, jest to, że ich apetyt na ryzyko jest wyższy w porównaniu z kobietami. Mają większe zaufanie do swojej zdolności do obalania systemu i są bardziej skłonni do podniesienia stawki, jeśli kradzież mniejszych kwot okaże się sukcesem.
Niestety, niektórych zachowań można się bezpośrednio nauczyć, a zmowy zdarzają się często.
„[Mężczyźni] na ogół usprawiedliwiają swoje działania, obarczając winą firmę”, mówi Becknell. „[Wygłaszają] oświadczenia typu „gdyby firma zdecydowała się zwolnić 100 pracowników, aby mogli osiągnąć swoje wyniki, nie straciliby snu z powodu rodzin dotkniętych tym problemem”. [...] A „ulubieńcem fanów” jest to, że ich menedżerowie nauczyli ich, jak „ograć system” i kontynuują, gdy uważają, że jest to akceptowalna tradycja”.
Pracownicy niższego szczebla mogą unikać kradzieży, ponieważ nie chcą ryzykować załamania pracy i podstaw kariery, które muszą zbudować. unikającym kradzieży. Prawdopodobnie zakładają, że pracodawcy będą starali się weryfikować nie tylko umiejętności, ale także uczciwość w pierwszych miesiącach lub latach zatrudnienia. Natomiast pracownicy średniego szczebla mogą ryzykować kradzież, gdy poczują, że zdobyli zaufanie firmy, a także dlatego, że mogą czuć się niesprawiedliwie wynagradzani, biorąc pod uwagę pracę, którą wykonali i to, co mają ich szefowie. W tym sensie kradzież można postrzegać jako pasywno-agresywną próbę radzenia sobie z zazdrością oraz domagania się autorytetu i dominacji. Podobnie młodsi pracownicy mogą próbować się bronić, biorąc pod uwagę, że mają do czynienia z trudniejszym rynkiem pracy i trudniejszymi warunkami ekonomicznymi niż poprzednie pokolenia.
Utrzymanie nieautoryzowanych rąk z dala od pieniędzy
Becknell mówi, że firmy niechętnie rozmawiają i przyznają się do błędów związanych z oszustwami wydatkowymi. I chociaż kary mogą być surowe (np. rozwiązanie umowy, wymagane publiczne ujawnienie lub nawet więzienie), wiele firm robi tylko to, co konieczne. Według sondażu, na przykład, wśród osób przyłapanych na oszustwach związanych z wydatkami ponad 75 procent stwierdziło, że ostrzeżenie było najpoważniejszą konsekwencją, jaką otrzymali. Becknell wskazuje jednak na kilka kluczowych proaktywnych kroków, które można podjąć, aby zapobiec przypadkom oszustw związanych z wydatkami i zmniejszyć potrzebę działań dyscyplinarnych.
1. Ustal przejrzystą i uczciwą politykę wydatków expense to, choć nie jest surowe do punktu urazy pracownika, jest wolne od niejasności. Polityka powinna wykazywać wrażliwość wobec pracowników, którzy regularnie podróżują.
2. Daj pracownikom świetne narzędzia. Smutną rzeczywistością, jak twierdzi Becknell, jest to, że większość menedżerów po prostu otrzymuje raporty, uważając recenzje za zbyt uciążliwe. Jednak dzięki nowoczesnym systemom rozliczeń często można znaleźć sposoby na automatyczne egzekwowanie zasad, dzięki czemu przypadki oszustw nie wymykają się audytorom, zmniejszają obciążenie pracą i oszczędzają czas. . Poszukaj narzędzi, które ułatwiają proces zgłaszania ogólnych wydatków, a jednocześnie utrudniają składanie przesadnie zawyżonych lub oszukańczych oświadczeń. .
3. Audytuj selektywnie. Zautomatyzowane narzędzia mogą identyfikować pojedyncze transakcje o wyższym potencjale oszustwa. Ogólnie rzecz biorąc, skontroluj pierwsze 10 raportów wszystkich nowych pracowników, aby sprawdzić zrozumienie i zgodność z polityką. Następnie kontroluj co dziesiąty złożony raport. Ponieważ opłaty czasami muszą być uiszczane z góry, przygotuj się również na spojrzenie wstecz na swoje raporty. W ten sposób możesz skorelować rachunki wydatków z datami konkretnych wydarzeń (np. seminariów, targów), które możesz zweryfikować.
wiek ogrodnika o świcie
4. Wprowadź HR. Ponieważ oszustwa związane z wydatkami mogą wynikać z wyuczonego zachowania, gdy menedżerowie wykryją oszustwo wśród swoich pracowników, dział HR powinien zapewnić tym menedżerom doradztwo. Doradztwo może przypomnieć wszystkim stronom o potencjalnych karach, co często odstrasza większość przyszłych oszustw. Może również rozliczać menedżerów z przeglądu raportów i pomagać menedżerom w rozpoznaniu roli, jaką mogli odegrać w danej sytuacji. Wreszcie dział HR może zapewnić, że urzędnicy przyjrzą się innym raportom tych menedżerów.
Na każdym kroku przejrzystość w komunikacji z pracownikami jest koniecznością.
„Jedną z wielkich rzeczy do zapamiętania” – konkluduje Becknell – „jest to, że większość ludzi jest z natury uczciwa, a każde oszustwo, które popełniają, jest spowodowane a) łatwym wykonaniem i b) tym, że nie sądzą, że dostaną złapany. Jeśli zdołasz usunąć te dwa elementy, wskaźnik drastycznie spadnie”.
