Złe spotkania: wszyscy ich doświadczyliśmy. Niezależnie od tego, czy chodzi o złe planowanie, zbyt dużo rozmów, czy brak przygotowania, złe spotkania marnują cenny czas i pieniądze.
Ale założyciel i dyrektor generalny Amazon, Jeff Bezos, mógł złamać kod, dzięki któremu spotkania są bardziej produktywne. W swoim corocznym liście do akcjonariuszy, a także niedawny wywiad, Bezos dał pewien wgląd w to, co Amazonka tak wygląda spotkanie z kulturą.
Wszystko sprowadza się do przestrzegania trzech prostych zasad.
„Dwie drużyny pizzy”.
„Staramy się tworzyć zespoły, które nie są większe niż dwie pizze” – powiedział Bezos. „Nazywamy to zasadą zespołu dwóch pizzy”.
Jeśli kiedykolwiek byłeś na spotkaniu ze zbyt wieloma ludźmi, możesz zrozumieć mądrość w tym. Im większy zespół, tym większa liczba opinii – i tym trudniej jest wyciągać wnioski i podejmować decyzje. A jeśli niektórzy z tych wielu ludzi po prostu lubią słyszeć dźwięk własnego głosu, twoje spotkania z pewnością będą pochłaniać czas.
Ale dzięki zasadzie „dwóch pizzy” uzyskujesz równowagę między zdobywaniem różnych punktów widzenia i pomysłów, pozostając jednocześnie zwinnym i łatwym do zarządzania.
Brak PowerPointa.
„W Amazonie nie są używane żadne programy PowerPoint” – z dumą deklaruje Bezos. „Ktoś na spotkanie przygotował sześciostronicową… ustrukturyzowaną narracyjną notatkę. Zawiera prawdziwe zdania, zdania tematyczne, czasowniki i rzeczowniki — to nie tylko wypunktowanie.
W swoim niedawnym liście do akcjonariuszy Bezos szczegółowo opisuje pracę związaną z tymi notatkami, których napisanie i dopracowanie może potrwać nawet tydzień lub dłużej:
„Wspaniałe notatki są pisane i przepisywane, udostępniane współpracownikom, którzy są proszeni o poprawę pracy, odkładane na kilka dni, a następnie ponownie edytowane ze świeżym umysłem. Po prostu nie da się tego zrobić w dzień lub dwa.
Jako mój Kolega Carmine Gallo zauważył niedawno, notatki takie jak te są świetnym pomysłem, ponieważ nasze mózgi przetwarzają dobre narracje znacznie lepiej niż twarde dane. Takie narracyjne notatki dają autorom szansę pełnego przekazania myśli kryjących się za ich pomysłami, a uczestnikom spotkania szansę lepszego zrozumienia pełnych koncepcji.
Oczywiście nic z tego nie ma znaczenia, jeśli uczestnicy spotkania nie przygotują się, co sprawia, że trzecia zasada jest najlepsza ze wszystkich.
Zacznij od ciszy.
– Te notatki czytamy po cichu podczas spotkania – mówi Bezos. „To jak sala do nauki. Wszyscy siedzą przy stole, a my czytamy po cichu, zwykle przez około pół godziny, niezależnie od tego, ile czasu zajmie nam przeczytanie dokumentu. A potem o tym rozmawiamy.
Możesz sobie wyobrazić, dlaczego jest to tak korzystne. Ile razy udało Ci się dotrzeć na ważne spotkanie, na którym pomimo najlepszych intencji po prostu nie jesteś tak przygotowany, jak byś chciał?
„Podobnie jak licealiści, dyrektorzy będą blefować podczas spotkania, jakby przeczytali notatkę” – mówi Bezos. – Bo jesteśmy zajęci. Musisz więc wyznaczyć czas na przeczytanie notatki — i po to jest pierwsze pół godziny spotkania. A potem wszyscy faktycznie przeczytali notatkę, nie tylko udają, że ją przeczytali.
Bezos wcześniej wychwalał użycie tego metoda ponieważ zapewnia niepodzielną uwagę ze strony wszystkich. Ponadto pomaga lepiej przygotować osoby, które prowadzą takie dyskusje – ze względu na umiejętności i skoncentrowane myśli potrzebne do zestawienia tych notatek. „Cięższe jest napisanie pełnych zdań” – wyjaśnia słynny założyciel. „Nie ma sposobu, aby napisać sześciostronicową notatkę o narracji i nie mieć jasnego myślenia”.
Wcielanie go w życie.
Stosowałem tę metodę na własnych spotkaniach i ręczę za jej skuteczność. Jako moderator spotkania możesz mieć pewność, że wszyscy zaczynają od solidnych podstaw i że wszyscy są na tej samej stronie. (Przepraszam, nie mogłem się oprzeć.)
Ale przede wszystkim dajesz swoim ludziom to, czego potrzebują, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę:
Czas.
jak wysoki jest Zach roloff
Czas na zrozumienie. Czas na dłuższą refleksję. Czas na skoncentrowane myślenie.
Wszystko to prowadzi do głębszych odkryć.
Więc pamiętaj:
Zespoły dwóch pizzy. Brak PowerPointa. Zacznij od ciszy.
Postępuj zgodnie z tymi trzema prostymi zasadami i przekształć swoje spotkania ze straty czasu w źródło genialnych pomysłów.
