Odkąd Ray Kroc udostępnił McDonald's masom, przedsiębiorcy dążyli do uproszczenia i usprawnienia powtarzalnych procesów, sprowadzając złożone operacje biznesowe do łatwych do przeszkolenia zadań.
Ale istnieje niebezpieczeństwo posunięcia się za daleko. Jeśli Twoim celem jest uodpornienie firmy na manekiny, pomyśl jeszcze raz.
Według Reeda Hastingsa, założyciela Netflix , nieoczekiwaną konsekwencją uproszczenia modelu biznesowego jest to, że przychodzące talenty nie będą tak dobrze osiągać. Udostępnił na ' Mistrzowie skali ' podcast, 'To, czego nie udało nam się zrozumieć, polega na fikcyjnym sprawdzaniu wszystkich systemów, że mielibyśmy system, w którym tylko atrapy chciałyby tam pracować.'
Tamiko Wilson syn Charliego Wilsona
Pomyśl o tym przez chwilę.
Jeśli w Twojej firmie każda decyzja jest kierowana przez politykę, a nie przez ludzi, nie będzie miejsca dla autonomicznych, kreatywnych, utalentowanych osób, które będą myśleć samodzielnie i napędzać Twój biznes.
Historia Netflixa nie jest wyjątkiem – zawsze dzieje się tak samo. Organizacja zaczyna się jako zwinny startup, naiwny w stosunku do wszystkich problemów, z jakimi się spotka.
Z biegiem czasu, gdy pojawiają się te problemy, opracowywane są zasady i procedury, takie jak kamizelka kuloodporna, aby chronić firmę przed ponownym popełnianiem tych samych błędów. Powoli wkrada się biurokracja i jeśli nie będziesz ostrożny, możesz skończyć pod górą biurokracji.
Jak więc zrównoważyć korzyści płynące z opracowywania standardowych procedur operacyjnych bez zabijania fajnej atmosfery startowej?
Jako dyrektor generalny Trainual widziałem tysiące firm, które robią to dobrze. Oto jak:
Zacznij od mniej szczegółów, niż myślisz.
Mówią, że najlepszy aparat to ten, który masz przy sobie. Podobnie najlepiej napisany proces to ten, który jest faktycznie napisany. Nie potrzebujesz dużo szczegółów poza bramami.
Być może postanowiłeś stworzyć obszerny zestaw standardowych procedur operacyjnych (SOP) i utknąłeś. Oto sekret: prawdopodobnie przesadzasz.
Na początku im mniej szczegółów, tym lepiej. Nawet jeśli jesteś z natury perfekcjonistą, twoje SOP nie powinny być twoją Kaplicą Sykstyńską. Wyczerpie cię i prawdopodobnie znudzi do łez twoich pracowników.
Jeśli Twój zespół potrzebuje więcej szczegółów, poprosi o to! Takie oddolne podejście do dokumentacji jest o wiele mniej uciążliwe io wiele łatwiejsze w utrzymaniu. Dodaj szczegóły w miarę upływu czasu, zgodnie z żądaniem.
ile ważył James Arness?
Dokumentuj swoje najlepsze praktyki, a nie najgorsze.
Historia Netflixa jest zbyt powszechna. Większość zasad i procedur powstaje w odpowiedzi na problem.
Jeśli ciągle zatykasz dziury w statku, nie będziesz miał czasu na zbudowanie lepszego statku.
Zamiast tego Twoja dokumentacja powinna być prowadzona przez Twój zespół pozytywny występ. W każdym obszarze Twojej firmy ktoś robi coś dobrze. Na wszystko jest najlepsza praktyka.
Dlatego pozyskuj swoją dokumentację z crowdsourcingu, umożliwiając najlepszym wykonawcom zapisywanie tego, co działa, i udostępnianie tego reszcie zespołu.
Twoje zasady są stworzone do złamania.
Kiedy zasady są wyryte w kamieniu, oznacza to jedną z dwóch rzeczy. Albo jesteś dyktatorem i nie jesteś otwarty na opinie, albo Twoja organizacja działa zbyt wolno, aby dostosować się do nowych najlepszych praktyk.
Brendan Penny i jego żona
Pomyśl o swoich zasadach i procedurach, takich jak tabela liderów w grze zręcznościowej. Gdy tylko ktoś wymyśli lepszy sposób na zrobienie czegoś, powinien wspiąć się na szczyt jako wyraźny i oczywisty zwycięzca i wszyscy powinni to rozpoznać.
Na Facebooku w dowolnym momencie działa około 10 000 różnych wersji platformy, ponieważ jej twórcy nieustannie konkurują o poprawę własnych wskaźników. Gdy nowa funkcja lub projekt przewyższa normę, norma jest pisana od nowa. Twoja firma powinna działać w ten sam sposób.
Musisz być kuratorem podczas tworzenia.
Przez lata dokumentowania Twoja firma będzie się rozwijać. Niektóre procesy ulegną zmianie, a inne będą zupełnie nieistotne, więc Twoim zadaniem jest aktualizowanie kolekcji.
Zaplanuj przynajmniej trochę czasu każdego roku – być może podczas rocznego planowania – aby przejrzeć SOP i przyciąć listę. Większe organizacje powinny robić to co 90 dni lub częściej, aby bałagan nie zmylił niezliczonych nowych pracowników.
Daj wszystkim w Twojej organizacji uprawnienia do edytowania Twoich procesów lub przynajmniej do sugerowania zmian podczas ich przeglądania, ale wybierz jedną osobę w firmie, która przejmie pełną kontrolę nad systemem.
Opracowanie standardowych procedur operacyjnych nie powinno oznaczać fikcyjnego zabezpieczania Twojej firmy. Jeśli umożliwisz swojemu zespołowi uchwycenie najlepszych praktyk, rzucisz wyzwanie ciągłemu doskonaleniu i utrzymasz porządek i przejrzystość treści, pozbędziesz się głupich błędów w firmie bez zabijania kultury.
