Kiedy otrzymasz prawie 150 e-maili służbowych każdego dnia , Twoja skrzynka odbiorcza może szybko stać się zmorą Twojego istnienia.
To cierpienie rośnie wykładniczo, gdy jesteś liderem firmy.
Jak więc menedżerowie, tacy jak Bill Gates i Tim Cook, zarządzają przytłaczającą ilością skrzynek odbiorczych?
Dyrektor generalny Amazon, Jeff Bezos, przekazuje naglące e-maile z jednym dodanym znakiem.
Kiedy klient wysyła wiadomość e-mail do Bezosa z reklamacją o czymś związanym z Amazonem, co mogą łatwo zrobić, Bezos często przekazuje wiadomość do odpowiedniej osoby w firmie, dodając tylko jeden znak: „?”
„Kiedy pracownicy Amazona otrzymują wiadomość e-mail ze znakiem zapytania Bezos, reagują tak, jakby odkryli tykającą bombę” Businessweek zgłoszony w 2013 r. . „Zwykle mają kilka godzin na rozwiązanie problemu zgłoszonego przez dyrektora generalnego i przygotowanie dokładnego wyjaśnienia, jak to się stało, odpowiedzi, która zostanie przeanalizowana przez kolejnych menedżerów, zanim odpowiedź zostanie przedstawiona samemu Bezosowi”.
Dyrektor generalny LinkedIn, Jeff Weiner, wysyła mniej e-maili.
Według Weinera złotą zasadą zarządzania pocztą e-mail jest to, że jeśli chcesz mniej e-maili, wysyłaj mniej e-maili.On pisze na LinkedIn że reguła przyszło mu do głowy w poprzedniej firmie, gdy po odejściu dwóch zadowolonych z e-maili kolegów, ruch w jego skrzynce odbiorczej zmniejszył się o prawie 30%.
„Okazuje się, że nie tylko ich e-maile generowały całą tę aktywność w skrzynkach odbiorczych – to były moje odpowiedzi na ich e-maile, odpowiedzi osób, które zostały dodane do tych wątków, odpowiedzi osób, które następnie skopiowały i tak dalej”, pisze Weiner.
Kontynuuje: „Po rozpoznaniu tej dynamiki postanowiłem przeprowadzić eksperyment, w którym nie napiszę e-maila, chyba że jest to absolutnie konieczne. Wynik końcowy: znacznie mniej e-maili i znacznie łatwiejsza w nawigacji skrzynka odbiorcza. Od tamtej pory staram się trzymać tej samej zasady.
Współzałożycielka Birchbox, Katia Beauchamp, sprawia, że pracownicy uwzględniają termin odpowiedzi.
CEO usługi subskrypcji próbek urody powiedział Lifehacker że naleganie, by ludzie w zespole wskazywali, kiedy potrzebują odpowiedzi we wszystkich e-mailach, jest jedną z jej najlepszych sztuczek pozwalających zaoszczędzić czas.„Dzięki temu ustalanie priorytetów jest znacznie szybsze” – powiedziała.
Dyrektor generalny Zappos, Tony Hsieh, zatrudnia pełnoetatowy zespół e-mailowych ninja.
W fascynujący wątek Quora o zwyczajach dyrektora ds. poczty elektronicznej Michael Chen, respondent, który kiedyś spotkał Hsieha, napisał, że dyrektor generalny Zappos powiedział mu, że ma zespół czterech lub pięciu pełnoetatowych osób zajmujących się obsługą poczty e-mail.
– Zabawny fakt, myślę, że ich oficjalne tytuły to Email Ninja – powiedział Chen.
Dyrektor Loews, Jonathan M. Tisch, nigdy nie zaczyna e-maila od „ja”.
„Mój szef powiedział mi, że za każdym razem, gdy piszesz list – a teraz dotyczy to dzisiejszych e-maili – nigdy nie zaczynaj akapitu słowem „ja”, ponieważ to natychmiast wysyła wiadomość, że jesteś ważniejszy niż osoba, która z którym się komunikujesz”, Tisch powiedział Adam Bryant z New York Timesa.
Mówi, że myślenie o tym, jak zacząć zdanie bez „ja”, pomaga ci stać się lepszym pisarzem i uczy, jak naprawdę przemyśleć problem.
Tim Cook, dyrektor generalny Apple, czyta większość ze swoich ponad 700 e-maili.
Prezes, który wstaje codziennie o 3:45 nad ranem powiedział podczas wywiadu z ABC że otrzymuje od 700 do 800 e-maili dziennie:A większość z nich czytam... Codziennie, każdego dnia. Jestem pracoholikiem.
CEO Microsoftu, Bill Gates, jest obdarzony zbyt małą liczbą e-maili, aby podkreślić, że skrzynka odbiorcza zero.
Gates powiedział „Dzisiaj” w 2013 roku że codziennie otrzymywał od 40 do 50 e-maili.
— Więc przerabiasz niektóre i wracasz do innych w nocy. Upewniasz się, że jeśli coś odłożysz, wrócisz do tego później – wyjaśnił.
Współzałożycielka Huffington Post, Arianna Huffington, ma trzy e-maile „nie-nos”.
Arianna Huffington (w środku) z córkami Isabellą i Christiną Huffington.Huffington ma trzy proste zasady dotyczące poczty e-mail :
1. Brak e-maili na pół godziny przed snem.
2. Bez pośpiechu na e-maile, gdy tylko się obudzi.
3. Żadnych e-maili, gdy jest z dziećmi.
„Ostatnim razem, gdy moja matka była na mnie zła przed śmiercią, widziała, jak czytam e-maile i rozmawiam z dziećmi w tym samym czasie”, napisała Huffington w swojej książce „ Prosperować . „Płytkie połączenie z całym światem może uchronić nas przed głębokim połączeniem z najbliższymi – w tym z nami samymi”.
CEO Etsy, Chad Dickerson, ma system zapamiętywania kontaktów.
Prezes rynku internetowego powiedział Fast Company że musisz mieć system na wszystko, bez względu na to, jaki jest.
emma greenwell i jeremy allen white
Na przykład za każdym razem, gdy spotyka kogoś nowego i dodaje jego dane kontaktowe do swojej książki adresowej, dołącza notatkę o tym, kiedy się spotkali i o czym rozmawiali. W ten sposób za każdym razem, gdy wysyła do kogoś wiadomość e-mail, może bezpośrednio odnieść się do spotkania, zanim przejdzie.
Założycielka i dyrektor generalna Hint Water, Kara Goldin, budzi się wcześnie, aby sprawdzić pocztę.
Goldin uważa poranek za krytyczną część dnia i poświęca małe godziny poranka do sprawdzania jej poczty e-mail i harmonogramu.Mówi, że idzie prosto do swojej skrzynki odbiorczej o 5:30, ponieważ „dzięki temu rozumiem, jak będą wyglądać następne 12 godzin i jakie są moje priorytety, gdy dotrę do biura”.
Dyrektor generalny i założyciel Hootsuite, Ryan Holmes, zbankrutował.
Kiedy jest przytłoczony swoją skrzynką odbiorczą, Holmes lubi „ogłaszać upadłość skrzynki odbiorczej” i usuwać wszystko aby mógł zacząć od nowa.
Zaleca robienie tego tylko raz na kilka lat, a praktycy powinni dodać wiadomość z zastrzeżeniem do podpisu e-mail po usunięciu nieprzeczytanych wiadomości e-mail. Coś w stylu „Przepraszam, jeśli nie wróciłem do twojego ostatniego e-maila. Aby stać się lepszym komunikatorem w 2015 roku, niedawno ogłosiłem bankructwo e-mailowe – radzi.
Prezes wykonawczy Google, Eric Schmidt, szybko odpowiada na każdy e-mail.
W swojej książce ' Jak działa Google ”, napisał były dyrektor generalny Google, „Większość najlepszych – i najbardziej zajętych – ludzi, których znamy, reaguje szybko na swoje e-maile, nie tylko do nas lub do kilku wybranych nadawców, ale do wszystkich”.
Nawet jeśli odpowiedź brzmi po prostu „mam to”, Schmidt mówi, że reagowanie tworzy pozytywną pętlę komunikacji i kulturę skupioną na zasługach.
Założyciel i dyrektor generalny Zuckerberg Media, Randi Zuckerberg, zawiesza pocztę e-mail.
Zuckerberg mówi Marie Claire że ma dwie ważne zasady, jeśli chodzi o e-mail:
1. Czeka co najmniej 20 minut po przebudzeniu, zanim to sprawdzi.
2. Wstrzymuje się z wysyłaniem e-maili, gdy wie, że czuje się nadmiernie emocjonalnie.
„Prawdopodobnie odetchniesz z ulgą, że nie wysłałeś go po ponownym przeczytaniu” – mówi.
To fabuła po raz pierwszy pojawił się na Insider biznesowy .
