Instrukcje dla pracowników , podręczniki zasad i procedur, podręczniki dla pracowników – jakkolwiek chcesz je nazwać – są często uważane za zło konieczne zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Zwykle wywołują konsternację wśród pracowników, zwłaszcza jeśli nie są jasne, dobrze napisane i specyficzne dla firmy i jeśli skupiają się głównie na negatywnościach – innymi słowy wymieniają tylko to, czego nie robić. Tymczasem pracodawcy zazwyczaj patrzą na te podręczniki pod kątem tego, jak pokryć swoje… aktywa… w przypadku jakichkolwiek potencjalnych spraw sądowych.
Jest jednak lepszy sposób.
Eksperci twierdzą, że małe i średnie firmy mogą tworzyć podręczniki dla pracowników, które zarówno chronią ich przed sporami sądowymi, jak i uspokajają pracowników, przedstawiając w pozytywny sposób politykę firmy. Aby mieć skuteczny podręcznik polityki, pracodawca powinien poświęcić czas na określenie, co jest ważne dla firmy, zarówno pod względem informowania i zadowolenia pracowników, jak i realizacji celów biznesowych firmy. „Może służyć jako podręcznik i wyjaśniać pracownikom zasady gry dotyczące tego, czego się od nich oczekuje” – mówi Nancy Cooper, przewodnicząca grupy ds. pracy i zatrudnienia Garvey Schubert Barer , kancelarii prawnej z siedzibą w Portland w stanie Oregon.
„Wartość polega na tym, że pracownicy mogą zrozumieć, czego się od nich oczekuje i czego mogą oczekiwać od firmy” – dodaje Paul Rowson, dyrektor zarządzający Świat w pracy , globalne stowarzyszenie zasobów ludzkich, które koncentruje się na wynagrodzeniach, świadczeniach, życiu zawodowym i zintegrowanych wynagrodzeniach całkowitych. „Obejmuje to sposób, w jaki podejmowane są decyzje dotyczące płac, jak oceniane są ich wyniki, jak firma traktuje takie rzeczy jak zwolnienia chorobowe i inne świadczenia, jak firma postrzega programy życia zawodowego i jak będą traktowani w sporze”. Dodaje, że opisanie wszystkich tych kwestii w podręczniku może uwolnić pracownika od wykonywania jego najlepszej pracy, bez obaw, że pracodawca potraktuje go niesprawiedliwie.
Ale diabeł tkwi w szczegółach, jak mówią. Sukces podręcznika dla pracowników zależy od tego, co zawierasz i jak formułujesz zasady. Pierwszą zasadą pisania zwycięskiego playbooka jest to, że musi być napisany w jasny, zrozumiały sposób i odzwierciedlać kulturę biznesu. Zgodnie z prawem niektóre zasady muszą znajdować się w podręczniku. Oznacza to, że powinieneś poświęcić czas na zapoznanie się z wymogami lokalnymi i stanowymi, a także wymogami federalnymi, mówi Cooper. Inne zasady powinny być w podręczniku, aby chronić pracodawcę. „Bez względu na powód polityki, wszystko powinno być egzekwowane w spójny sposób” – dodaje.
Nota redaktora: Szukasz outsourcingu HR dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Poniższy przewodnik zawiera zarys tego, co musisz uwzględnić zgodnie z prawem, klauzule, które zdaniem ekspertów prawnych powinien zawierać każdy podręcznik dla pracowników, a także inne opcjonalne postanowienia, które możesz chcieć zawrzeć w podręczniku dla pracowników, aby działał on dla Ciebie i Twoich pracowników.
Co zawrzeć w podręczniku dla pracownika: Postanowienia podręcznika wymagane przez prawo
Przed przystąpieniem do pisania podręcznika dla pracowników liderzy biznesu muszą zrozumieć, co muszą zawierać przepisy prawa. Może to również decydować o tym, jak zdecydujesz się założyć podręcznik pracownika.
Pierwszym krokiem jest zapoznanie się z federalnymi, stanowymi i lokalnymi przepisami prawa pracy, których należy przestrzegać – niektóre z nich wymagają nawet umieszczenia w firmowym podręczniku pracownika. Departament Pracy Stanów Zjednoczonych podaje pracodawcom informacje na temat przepisów federalnych, które mają wpływ na problemy w miejscu pracy, na swojej stronie internetowej pod adresem www.dol.gov . Jeśli Twoja firma działa w więcej niż jednym stanie, możesz mieć podstawy prawne do pisania różnych podręczników dla pracowników w każdym stanie. „Każdy stan ma inne przepisy dotyczące zatrudnienia” – mówi Cooper. „Wiele ustaw na poziomie stanowym mówi, że trzeba to uwzględnić w podręczniku”.
wartość netto szefa ciasta
Inne kwestie mogą również mieć wpływ na to, jak podchodzisz do podręcznika pracownika. Na przykład, jeśli masz różne jednostki biznesowe, takie jak zakład produkcyjny i zakład sprzedaży i badań, możesz chcieć, aby podstawowy podręcznik był taki sam dla każdej grupy pracowników, ale możesz chcieć uwzględnić szczegółowe zasady dla określonych jednostek biznesowych , na przykład jeśli jedna jednostka biznesowa ma związek lub pracowników opłacanych godzinowo, mówi Cooper.
Po ustaleniu, w jaki sposób podejdziesz do podręcznika pracownika, musisz określić, jakie polityki musisz uwzględnić w prawie. Niektóre firmy oferują oprogramowanie lub szablony, które mogą być dobrym początkiem procesu. Ale zasady mogą się różnić w zależności od stanu. Jeśli nie masz pewności, jakie zasady są wymagane przez prawo, skontaktuj się z organizacjami ds. zasobów ludzkich lub z prawnikiem ds. zatrudnienia. Wiele stanowych departamentów pracy ma również na swoich stronach internetowych wykazy dla pracodawców dotyczące przepisów, których muszą przestrzegać, prowadząc interesy w stanie, a te mogą być pomocne w ustaleniu, co należy umieścić w podręczniku pracownika.
Zasady, które zgodnie z prawem musisz zawrzeć w podręczniku pracownika, mogą obejmować:
- Polityki rodzinnego urlopu lekarskiego . Ustawa o rodzinnym urlopie medycznym rządu federalnego wymaga, aby pracodawcy o określonej wielkości muszą zapewnić pracownikom do 12 tygodni bezpłatnego urlopu w każdym 12-miesięcznym okresie na narodziny lub opiekę nad dzieckiem, aby zaopiekować się członkiem najbliższej rodziny z poważnym schorzeniem , lub jeśli pracownik ma poważny stan zdrowia. Wiele stanów ma również własną politykę dotyczącą bezpłatnego urlopu rodzinnego.
- Polityka równego zatrudnienia i niedyskryminacji . Departament Pracy Stanów Zjednoczonych wymaga od wielu firm zamieszczania informacji stwierdzających, że firma przestrzega przepisów dotyczących niedyskryminacji i równych szans zatrudnienia w zakresie zatrudniania i awansu.
- Polityki odszkodowań pracowniczych . Wiele stanów wymaga, aby pracownicy byli informowani o polityce wynagrodzeń pracowniczych na piśmie.
Wśród innych przepisów, które mogą wymagać włączenia do podręczników dla pracowników, są zasady dotyczące przystosowania osób niepełnosprawnych, zasady dotyczące urlopów wojskowych, zasady dotyczące zakwaterowania dla karmienia piersią oraz zasady dotyczące urlopów dla ofiar przestępstw.
Kop głębiej: Jak złożyć podręcznik dla pracownika
Co zawrzeć w podręczniku dla pracowników: klauzule, które powinien zawierać każdy podręcznik dla pracowników
Istnieje kilka ogólnych zastrzeżeń, które powinien zawierać każdy podręcznik dla pracowników.
Teri nelson córka Dawida nelsona
- Nie umowa . Należy podkreślić, że podręcznik jest tylko tym — podręcznikiem — i nie zawiera żadnych obietnic dotyczących dalszego zatrudnienia. Cooper zaleca następujące sformułowanie: „Niniejszy podręcznik nie jest umową, wyraźną ani dorozumianą, ani nie gwarantuje zatrudnienia na określony czas. Chociaż mamy nadzieję, że nasz stosunek pracy będzie długoterminowy, zarówno Firma, jak i Ty możesz zakończyć ten stosunek w dowolnym momencie, z wypowiedzeniem lub bez, z podaniem lub bez powodu, w zakresie dozwolonym przez prawo”.
- Podręcznik przebija poprzednie dokumenty dotyczące polityki . Podręcznik powinien wyjaśniać, że jest to najważniejsze słowo na temat polityki firmy. Cooper sugeruje użycie następującego języka: „Niniejszy Podręcznik Pracownika zastępuje i zastępuje wszystkie poprzednie zasady i procedury, w tym, ale nie ograniczając się do wszystkich memorandów lub pisemnych zasad, które mogły zostać wydane na tematy poruszane w tym podręczniku”.
- Zasady zawarte w podręczniku mogą ulec zmianie . Ważne jest, aby zostawić trochę miejsca na poruszanie się, ponieważ czasy się zmieniają, pojawiają się nowe problemy i może być konieczne wprowadzenie poprawek. W ten sposób Cooper sugeruje sformułowanie tego postanowienia: „Zasady zawarte w tym podręczniku są jedynie wytycznymi i mogą ulec zmianie, jeśli firma uzna to za stosowne i konieczne. Od czasu do czasu możesz otrzymywać powiadomienia o nowych lub zmodyfikowanych zasadach, procedurach, korzyściach lub programach”.
- Strona z potwierdzeniem dla pracownika . Aby chronić swoją firmę i zweryfikować, czy pracownicy są świadomi, że firma przestrzega tych przepisów, ważne jest, aby dołączyć stronę z potwierdzeniem, którą podpisuje i zwraca pracownik. Potwierdzenie powinno zawierać stwierdzenie, że pracownik rozumie, iż jego obowiązkiem jest przeczytanie i przestrzeganie zasad. „Chcesz, aby stronę z potwierdzeniem można było odłączyć od podręcznika” – mówi Cooper. „Po podpisaniu musi znaleźć się w aktach osobowych pracownika”.
Kop głębiej: Narzędzia: Potwierdzenie otrzymania podręcznika pracownika
Co zawrzeć w podręczniku pracownika
Zanim napiszesz swój podręcznik dla pracowników, powinieneś również poświęcić czas na określenie, co jest ważne dla Ciebie jako firmy. Zależy Ci na tym, jak Twoi pracownicy prezentują się, gdy są w pracy? Czy chcesz, aby powstrzymali się od wysyłania wiadomości tekstowych podczas pracy? Czy zależy Ci na tym, czy będą blogować o firmie? Jeśli sprawa jest dla Ciebie ważna i masz oczekiwania co do zachowania pracowników, powinieneś omówić ją w polityce.
„Ważnymi kwestiami mogą być takie rzeczy, jak zdolność pracownika do korzystania z telefonów komórkowych w pracy lub podczas jazdy; radzenie sobie z odpowiednim (lub niewłaściwym) sposobem, w jaki pracownicy rozmawiają o pracodawcy na czacie lub na blogach po godzinach; a nawet zdolność pracodawcy do rozwiązywania problemów wynikających ze sposobu, w jaki pracownicy korzystają ze swoich komputerów, poczty elektronicznej i poczty głosowej” – mówi Cooper. „Jedną z najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać, jest to, że podręcznik musi odzwierciedlać sposób, w jaki prowadzisz działalność. Jeśli piszesz politykę, bądź przygotowany na jej egzekwowanie – niezależnie od tego, czy jest to polityka wyznaczająca granice, czy polityka wspierająca cele. Podręcznik powinien być prawdziwym odzwierciedleniem Twojej działalności”.
Musisz także zdecydować, jaki ton chcesz przyjąć w swoim podręczniku. Wiele podręczników napisano z negatywnej perspektywy „nie będzie”. Jednak niektóre z najskuteczniejszych podręczników to te napisane z pozytywnej perspektywy. „Oczywiście, pracownicy muszą wiedzieć, jakie zachowanie spowoduje problemy, takie jak nadmierne nieobecności, ale polityka nie musi być pisana z naciskiem na karę”, mówi Cooper.
Oto wytyczne dotyczące tego, jakie sekcje możesz chcieć umieścić w podręczniku dla pracowników:
1. Historia firmy . Chociaż nie jest to wymagane, krótka sekcja omawiająca historię firmy i jej misję może pomóc nadać ton podręcznikowi dla pracowników. Rowson mówi, że w tej sekcji można omówić misję firmy, powód jej istnienia, kim są jej klienci, jaka jest jej pozycja na rynku itp. „Możesz porozmawiać o założycielu, aby poznać historię firmy czy kultury” – mówi Rowson. „Możesz dodać dyskusję na temat zespołu kierowniczego, aby ludzie czuli się tak, jakby wiedzieli, dla kogo ostatecznie pracują”. Cooper ostrzega, aby nie składać żadnych obietnic w tej sekcji, takich jak obietnica wypłaty pracownikom najwyższego dolara w twojej dziedzinie, co może być trudne do utrzymania, jeśli firma wpadnie w trudne ekonomicznie czasy.
2. Polityka płatnego czasu wolnego . W tej sekcji omówiono politykę urlopową firmy, np. sposób zarabiania urlopu i planowanie czasu wolnego. Należy również określić, jakie święta firma przestrzega, w tym na które dni świąteczne firma zamyka, a jeśli firma jest restauracją lub inną firmą otwartą w dni świąteczne, w jaki sposób pracownicy będą wynagradzani za pracę w te dni świąteczne. Możesz również odnieść się do zwolnienia chorobowego, rodzinnego urlopu medycznego i innych rodzajów urlopów, takich jak urlop wojskowy dla współmałżonka.
3. Zachowanie pracowników . Pod tym nagłówkiem możesz omówić politykę obecności, przerwy na posiłki i okresy odpoczynku oraz ogólne oczekiwania dotyczące postępowania pracowników. Może to obejmować określenie polityki przeciwko dyskryminacji pracowników, zakazu palenia, polityki dotyczącej nadużywania substancji, sposobu, w jaki pracownicy mogą korzystać z Internetu lub poczty e-mail oraz ubioru – jeśli masz ten drugi. Możesz omówić sposób, w jaki pracownicy powinni postępować w przypadku rozwiązywania konfliktów. Spraw, aby ta sekcja była bardzo ogólna. „Nie wdawaj się w szczegóły” – mówi Cooper. „W ludzkiej naturze leży chcieć spisu rzeczy, które można zaakceptować, ale w ludzkiej naturze też o czymś zapomnisz”.
4. Płać i promocje . Określ swoje metody płatności i poinformuj pracowników, czy będą wypłacane co tydzień, co dwa tygodnie lub cokolwiek innego. To tutaj określasz swoją politykę dotyczącą nadgodzin, definiujesz godziny pracy i omawiasz strukturę stopni płac, aby ludzie wiedzieli, gdzie mieszczą się w hierarchii, mówi Rowson. „Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, gdy kogoś zatrudniasz, jest zaskoczenie, kiedy nadejdzie wypłata”, mówi Rowson. „Chcesz, aby ludzie wiedzieli, jak często będą otrzymywać wypłatę iw jaki sposób otrzymają wypłatę, czy oferujesz bezpośrednią wpłatę i ile jest okresów wypłaty w ciągu roku”. Możesz również porozmawiać o tym, jakie rodzaje pakietów wynagrodzeń oferujesz, w tym o tym, czy pracownicy są uprawnieni do premii lub opcji na akcje oraz o tym, jak działa proces oceny wyników. Cooper ostrzega, że jeśli określisz politykę firmy dotyczącą rozwoju, musisz pamiętać, że firma i jej menedżerowie muszą zaakceptować tę politykę. „W tym miejscu większość firm popełnia błędy” – mówi. „Oni obiecują za dużo i nie kierują się własną polityką”.
5. Korzyści . W tej sekcji podaj pracownikom ogólny przegląd oferowanych przez Ciebie świadczeń w zakresie opieki zdrowotnej, dentystycznej, wzrokowej, ubezpieczenia na życie itp., ale nie omawiaj konkretnych polis z konkretnymi firmami. „Zasiłki mogą się często zmieniać – prawdopodobnie częściej niż w podręczniku” – zauważa Cooper. Porozmawiaj o tym, kto jest uprawniony, czy tylko pracownicy pełnoetatowi, czy pracownicy niepełnoetatowi otrzymują proporcjonalny pakiet świadczeń, zajmij się również tym. Wymień kryteria kwalifikowalności, kiedy możesz zapisać się na świadczenia i jakie są krytyczne wydarzenia życiowe, podczas których możesz zmienić świadczenia - takie jak małżeństwo lub narodziny dziecka.
Po zebraniu wszystkich informacji w podręczniku pracownika, upewnij się, że dokument został sprawdzony przed przekazaniem go pracownikom. O ile to możliwe, w przygotowanie podręcznika powinien być zaangażowany prawnik. „Jeżeli pracodawca próbuje zaoszczędzić pieniądze”, mówi Cooper, „minimalnie, co powinien zrobić, to zlecić sprawdzenie prawnikowi, gdy wszystko zostanie złożone”. Ta recenzja, dodaje, może pomóc Twojej firmie uniknąć przyszłych procesów sądowych dotyczących zachowania pracowników, które jest – lub nie jest – zdefiniowane w podręczniku dla pracowników.
Kop głębiej: Potrzebujesz polityki dotyczącej mediów społecznościowych?
kolinda grabar-kitarović wiek
Co zawrzeć w podręczniku dla pracowników: polecane linki
Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi
http://www.shrm.org
SHRM to największe na świecie stowarzyszenie zajmujące się zarządzaniem zasobami ludzkimi, reprezentujące ponad 250 000 członków w ponad 140 krajach.
Departament Pracy Stanów Zjednoczonych
http://www.dol.gov
Przewodniki po federalnych przepisach prawa pracy na stronie internetowej departamentu pracy mogą pomóc w upewnieniu się, że zapoznałeś się z podstawami w podręczniku dla pracowników.
Podręcznik dla małych firm
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Podręcznik administracji ds. bezpieczeństwa i higieny pracy wydawany przez Departament Pracy dla małych firm może pomóc pracodawcom w zapewnieniu pracownikom bezpiecznego i zdrowego miejsca pracy.
Bezpłatny podręcznik modelu
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com oferuje bezpłatny podręcznik modelu. Kompletny podręcznik zasad Instytutu Aleksandra Hamiltona (100 USD) to płyta CD-ROM z edytowalnymi zasadami z wytycznymi dla poszczególnych stanów. And Policies Now to luksusowy program (hrtools.com; 199 USD), który korzysta z kreatora pytań i odpowiedzi, który pomaga dostosować instrukcję
Świat w pracy
http://www.worldatwork.org
To globalne stowarzyszenie zasobów ludzkich koncentruje się na wynagrodzeniach, świadczeniach, życiu zawodowym i zintegrowanych nagrodach całkowitych, aby pomóc organizacjom przyciągać, motywować i zatrzymywać utalentowanych pracowników.
Nota redaktora: Szukasz outsourcingu HR dla swojej firmy? Jeśli chcesz uzyskać informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednią dla siebie, skorzystaj z poniższego kwestionariusza, aby nasz partner, BuyerZone, udzielił Ci informacji za darmo:
Oświadczenie redakcyjne: Inc. pisze o produktach i usługach w tym i innych artykułach. Artykuły te są niezależne redakcyjnie, co oznacza, że redaktorzy i reporterzy badają i piszą o tych produktach bez wpływu jakichkolwiek działów marketingu lub sprzedaży. Innymi słowy, nikt nie mówi naszym reporterom ani redaktorom, co mają pisać, ani nie zawierają żadnych konkretnych pozytywnych lub negatywnych informacji o tych produktach lub usługach w artykule. Treść artykułu pozostaje w wyłącznej gestii reportera i redaktora. Zauważysz jednak, że czasami w artykułach zamieszczamy linki do tych produktów i usług. Gdy czytelnicy klikną te linki i kupią te produkty lub usługi, firma Inc może otrzymać wynagrodzenie. Ten model reklamowy oparty na e-commerce – jak każda inna reklama na naszych stronach z artykułami – nie ma wpływu na zasięg redakcyjny. Reporterzy i redaktorzy nie dodają tych linków ani nie będą nimi zarządzać. Ten model reklamy, podobnie jak inne, które widzisz na Inc, wspiera niezależne dziennikarstwo, które znajdziesz na tej stronie.
